Bảo mật thông tin khi thực hiện dịch vụ kế toán thuế

Bảo mật thông tin khi thực hiện dịch vụ kế toán thuế là một vấn đề vô cùng quan trọng trong thời đại số hiện nay. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào các dịch vụ kế toán thuế trực tuyến. Tuy nhiên, đi kèm với đó là những rủi ro về an ninh mạng, đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, Luật Việt An sẽ làm rõ các loại thông tin cần bảo mật cũng như các biện pháp bảo mật thông tin trong dịch vụ kế toán thuế theo pháp luật hiện hành.

Khái quát về bảo mật thông tin khi thực hiện dịch vụ kế toán thuế

Kế toán thuế là bộ phận tập trung vào việc quản lý, tính toán và khai báo các khoản thuế của doanh nghiệp. Nói cách khác, kế toán thuế đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thuế, đồng thời tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

Bảo mật thông tin kế toán thuế là việc đảm bảo rằng thông tin tài chính, số liệu kế toán, và các dữ liệu liên quan đến thuế của một doanh nghiệp được bảo vệ an toàn, tránh bị truy cập, sử dụng trái phép hoặc tiết lộ cho những người không có thẩm quyền.

Do đó, các rủi ro bảo mật thường gặp trong dịch vụ kế toán thuế bao gồm:

Rủi ro từ con người

Một số nhân viên có thể lợi dụng vị trí của mình để chiếm đoạt tài sản hoặc bán thông tin cho bên thứ ba, có sai sót trong quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu, hoặc chia sẻ thông tin không đúng người có thể dẫn đến rò rỉ thông tin.

Rủi ro từ công nghệ

Các lỗ hổng trong phần mềm, hệ điều hành hoặc các ứng dụng kế toán có thể bị xâm nhập hệ thống. Hoặc có thể mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật như: Sự cố về phần cứng, mất điện, hoặc lỗi hệ thống có thể dẫn đến mất mát dữ liệu.

Rủi ro về pháp lý

Các doanh nghiệp vi phạm quy định về bảo mật bảo mật dữ liệu, do đó doanh nghiệp có thể bị phạt nếu không tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu cá nhân và thông tin doanh nghiệp.

Tranh chấp về sở hữu trí tuệ của các doanh nghiệp, sử dụng trái phép phần mềm hoặc các tài liệu có bản quyền có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý.

Bảo mật thông tin khi thực hiện dịch vụ kế toán thuế

Các loại thông tin cần bảo mật trong dịch vụ kế toán thuế

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

• Chứng từ kế toán.
• Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
• Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:

• Tài liệu kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
• Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán”
• Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài – liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.

Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

Căn cứ Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử như sau:

• Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
• Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Các biện pháp bảo mật thông tin trong dịch vụ kế toán thuế

Xây dựng chính sách bảo mật thông tin rõ ràng

Quy định rõ ràng về việc truy cập dữ liệu, quy định rõ chỉ những người có quyền hạn mới được truy cập vào hệ thống và dữ liệu kế toán. Hạn chế việc chia sẻ thông tin ra bên ngoài, chỉ khi có sự cho phép của người có thẩm quyền.

Đào tạo nâng cao nhận thức cho nhân viên

Tổ chức các buổi tập huấn để tăng cường nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của bảo mật thông tin và các rủi ro tiềm ẩn. Huấn luyện kỹ năng nhận diện và phòng tránh các cuộc tấn công, giúp nhân viên nhận biết các dấu hiệu của tấn công mạng và cách xử lý khi gặp sự cố.

Quản lý truy cập và sao lưu dữ liệu thường xuyên

Cấp quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng dựa trên vai trò và trách nhiệm công việc. Yêu cầu nhân viên sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi mật khẩu định kỳ.

Thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên để phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố và lưu trữ dữ liệu sao lưu ở một vị trí khác để tránh bị mất khi truy cập.

Đại lý thuế Việt An đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng khi thực hiện dịch vụ

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thuế, Đại lý thuế Việt An tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ chất lượng cao, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Ngoài những lợi ích chung khi sử dụng dịch vụ đại lý thuế, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ đại lý thuế Việt An còn được hưởng nhiều lợi ích khác như:

• Được ưu đãi khi sử dụng các dịch vụ tư vấn pháp luật uy tín của Luật Việt An như: Dịch vụ đăng ký doanh nghiệp, xin cấp giấy phép, sở hữu trí tuệ…;
• Đội ngũ nhân viên đại lý thuế, Luật sư am hiểu pháp luật, thủ tục pháp lý luôn luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh;
• Luật Việt An luôn cam kết chịu trách nhiệm tối đa về dịch vụ đã cung cấp.
• Đảm bảo hoạt động và kê khai báo cáo thuế của doanh nghiệp luôn đáp ứng đầy đủ các chuẩn mực kế toán, tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
• Hỗ trợ tối đa các phát sinh liên quan đến hoạt động kế toán, thuế của doanh nghiệp;
• Cập nhật thường xuyên cho doanh nghiệp các chính sách, quy định mới về thuế cho doanh nghiệp.
• Cử nhân sự phụ trách hoạt động của doanh nghiệp, khi cần thiết bộ phận quản lý sẽ cùng phối hợp để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng với chi phí hợp lý nhất.

Trên đây là phần cung cấp về bảo mật thông tin khi thực hiện dịch vụ kế toán thuế của Luật Việt An. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ nhanh nhất!