Các bước đăng ký mã số mã vạch cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng mã số mã vạch đã trở thành một yếu tố không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Mã số mã vạch không chỉ giúp nhận diện sản phẩm một cách chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát tồn kho, giảm thiểu sai sót và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Để có thể sử dụng mã số mã vạch một cách hợp pháp và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình đăng ký đúng cách. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy trình này. Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ hướng dẫn quý khách các bước đăng ký mã số mã vạch cho doanh nghiệp và những vấn đề pháp lý liên quan.

Mã số mã vạch là gì? Tại sao phải đăng ký mã số mã vạch

Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu sản phẩm một cách tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho sản phẩm một dãy số hoặc dãy chữ, sau đó dãy số sẽ được mã hoá dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được.

Mã số mã vạch là gì?

Căn cứ theo khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN quy định về mã số mã vạch như sau

• Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân.
• Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác

Các loại mã số mã vạch 

Có 2 loại chính là mã số 1 chiều (1D) và mã số hai chiều (2D), nhưng phân ra nhiều hệ thống mã vạch như EAN 13, CODE 39, QR CODE,…

Lý do doanh nghiệp cần đăng ký mã số mã vạch

• Các doanh nghiệp, các nhà cung cấp sẽ thuận lợi khi quản lý, phân phối; biết được xuất xứ, nguồn gốc của mỗi loại sản phẩm.
• Các nhà sản xuất, các nhà cung cấp tránh được các hiện tượng gian lận thương mại, bảo vệ quyền lợi cho người tiêu dùng; sản phẩm hàng hoá có thể lưu thông toàn cầu mà vẫn biết được lai lịch của nó cũng như đảm bảo độ chính xác về giá cả và thời gian giao dịch rất nhanh.
• Kiểm soát được tên hàng, mẫu mã, quy cách, giá cả, nhập kho hàng không bị nhầm lẫn và nhanh chóng, thuận tiện.

Cơ quan có thẩm quyền cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp

Chính phủ đã giao cho Bộ Khoa học và Công nghệ (cụ thể là Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia – thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng  – Bộ Khoa học và Công nghệ) là cơ quan quản lý nhà nước về Mã số mã vạch là  đại diện của Việt Nam tham gia tổ chức Mã số mã vạch quốc tế GS1.

Đối tượng được quyền xin cấp giấy chứng nhận

Căn cứ theo Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN quy định thực hiện cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch cho các đối tượng sau:

• Tổ chức, cá nhân chưa đăng ký sử dụng mã số, mã vạch;
• Tổ chức, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch có nhu cầu đăng ký cấp mới trong các trường hợp sau:

• Đã sử dụng hết quỹ mã số được cấp;
• Đăng ký bổ sung mã GLN;
• Bị thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch nhưng đã đủ điều kiện cấp lại theo quy định pháp luật;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch hết thời hạn hiệu lực.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch của doanh nghiệp

Căn cứ theo điểm a, khoản 1, Điều 7 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN quy định về hồ sơ đăng ký cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch gồm

• Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP).
• Bản đăng ký danh mục các sản phẩm sử dụng mã GTIN.
• Bản sao Quyết định thành lập công ty hoặc Giấy phép kinh doanh.
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An.

Các bước đăng ký mã số mã vạch cho doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị 02 bộ hồ sơ như Luật Việt An đã đề cập

Lưu ý: Trước khi chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp cần xác định gói mã vạch mà mình lựa chọn. Cụ thể lựa chọn 1 trong 4 gói như sau:

• Gói mã vạch 10 số dùng cho tối đa 100 sản phẩm.
• Gói mã vạch 9 số dùng cho tối đa 1000 sản phẩm.
• Gói mã vạch 8 số dùng cho tối đa 10.000 sản phẩm.
• Gói mã vạch 7 số dùng cho tối đa 100.000 sản phẩm.

Bước 2: Đăng ký tài khoản mã số mã vạch

Doanh nghiệp phải kê khai thông tin của doanh nghiệp, người được ủy quyền làm hồ sơ (nếu có) trên website của GS1 theo đường link https://vnpc.gs1.gov.vn/.

Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký mã số mã vạch

Sau khi kê khai thông tin tại bước 2, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Bộ phận một cửa – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng theo địa chỉ số 8 – Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp kèm theo phí đăng ký mã số mã vạch và phí duy trì cho năm đầu tiên. Hình thức nộp lệ phí đăng ký mã số mã vạch: chuyển khoản/tiền mặt.

Bước 4: Thẩm định hồ sơ và cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời

Trong vòng 5 – 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ và thông báo kết quả:

• Hồ sơ hợp lệ, Tổng cục Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị để đơn vị có thông tin mã số mã vạch để thể hiện trên sản phẩm. 
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, Tổng cục Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thông báo cho tổ chức, doanh nghiệp chỉnh sửa hồ sơ và nộp lại trong thời hạn 5 ngày làm việc.

Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

Căn cứ theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN khi sử dụng mã số, mã vạch có tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” phải khai báo, cập nhật và cung cấp thông tin liên quan về tổ chức, cá nhân sử dụng mã số, mã vạch vào cơ sở dữ liệu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quản lý.

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Nội dung tối thiểu gồm:

• GTIN (Mã số sản phẩm toàn cầu)
• Tên sản phẩm, nhãn hiệu.
• Mô tả sản phẩm.
• Tên doanh nghiệp.
• Thị trường mục tiêu.
• Hình ảnh sản phẩm.
• Nhóm sản phẩm (các loại sản phẩm có tính chất giống nhau).

Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi thực hiện đầy đủ bước 5, Doanh nghiệp đến Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN quy định về hiệu lực của giấy chứng nhận. Cụ thể

• Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong trường hợp cấp mới không quá 03 năm kể từ ngày cấp theo quy định
• Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong trường hợp cấp lại ghi theo thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch đã được cấp.

Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC quy định về mức thu phí như sau:

Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch 

Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

Trên đây là những thông tin chia sẻ mà Luật Việt An gửi đến quý khách về các bước đăng ký mã số mã vạch cho doanh nghiệp. Qúy khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.