Lệ phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm

Mã số mã vạch là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm và tạo dựng uy tín trên thị trường. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về việc đóng lệ phí duy trì mã số mã vạch hàng năm. Bài viết dưới đây Luật Việt An sẽ làm rõ những quy định về lệ phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm cũng như thủ tục đăng ký mã vạch theo pháp luật hiện hành. 

Quy định của pháp luật về mã số mã vạch

Theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN quy định như sau: 

“Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác”.

Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân.

Mã vạch và mã số trên bao bì sản phẩm được biểu hiện như sau:

• Mã vạch là một tập hợp các vạch đen trắng có độ dày và khoảng cách khác nhau, được sắp xếp theo một trật tự nhất định.
• Mã số là một chuỗi các chữ số hoặc chữ cái nằm bên dưới mã vạch giúp phân biệt các loại hàng hóa khác nhau.

Lệ phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm

Căn cứ Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC quy định về mức thu phí như sau: 

Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

Thời hạn nộp phí, lệ phí

Khi tổ chức hoặc cá nhân đã hoàn tất các thủ tục đăng ký và chính thức nhận được Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch. Việc đóng phí duy trì là yếu tố bắt buộc, đảm bảo mã số mã vạch của doanh nghiệp tiếp tục hợp lệ và được sử dụng hợp pháp trong hệ thống quản lý.

Theo quy định tạo Thông tư 232/2016/TT-BTC, thời hạn cuối cùng để thực hiện nghĩa vụ nộp phí, lệ phí là ngày 30 tháng 6 hàng năm. 

Lưu ý: Trường hợp tổ chức, cá nhân được nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30 tháng 6 thì chỉ phải nộp 50% (năm mươi phần trăm) mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch theo quy định nêu trên.

Trong trường hợp không nộp phí duy trì đúng thời hạn quy định, mã số mã vạch của doanh nghiệp có thể bị tạm ngưng hiệu lực. Điều này đồng nghĩa với việc tổ chức, cá nhân sẽ không thể tiếp tục sử dụng mã số mã vạch trong các hoạt động thương mại, sản xuất, gây gián đoạn và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. 

Cách thức thu phí

• Nộp trực tiếp: Tổ chức có nhu cầu duy trì sử dụng mã số, mã vạch nộp trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (có bản chính để đối chiếu). 
• Dịch vụ bưu chính: Tổ chức có nhu cầu duy trì sử dụng mã số, mã vạch nộp gửi qua bưu điện tới Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu).

Chuyển khoản qua Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn (Agribank):

• Chi nhánh: Cầu Giấy
• Số tài khoản: 1507201067907 
• Đơn vị hưởng: Trung tâm Mã số, mã vạch Quốc Gia
• Cú pháp: <mã> <duy trì năm…>

Có thể nộp phí bằng USD không?

Hiện nay, việc nộp phí duy trì mã số mã vạch hàng năm thường được thực hiện bằng đồng Việt Nam (VND), theo đúng quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về tài chính trong nước và thuận tiện cho cơ quan quản lý trong việc theo dõi và kiểm soát.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp là công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) hoặc có nhu cầu thanh toán bằng ngoại tệ, trong một số trường hợp, cơ quan quản lý có thể xem xét các phương thức thanh toán quốc tế. Để biết chính xác về khả năng thanh toán bằng USD hoặc loại tiền tệ khác, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc cơ quan chức năng để nhận được hướng dẫn cụ thể về quy trình và các yêu cầu pháp lý cần thiết.

Nhìn chung, đa số các doanh nghiệp trong nước sẽ thực hiện thanh toán bằng VND để đảm bảo tính hợp pháp và giảm bớt các thủ tục phức tạp.

Phạt vi phạm không duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm

Theo Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;

• Sử dụng mã số mã vạch khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực.

Như vậy, theo quy định trên, nếu doanh nghiệp không gia hạn mã số mã vạch khi nhận được thông báo đóng phí duy trì, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt hành chính ngay lập tức. 

Tuy nhiên, nếu sau 03 năm kể từ ngày đăng ký ban đầu, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng mã số mã vạch đã hết hạn này, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng do vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch.

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:

• Bản đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu);
• Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cá thể.

Cơ quan nộp: Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp

Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời: Trong vòng 5-7 ngày làm việc.

Kê khai thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về Lệ phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm. Quý khách hay có nhu cầu tư vấn vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!