Hạch toán chi phí thành lập công ty

Hạch toán chi phí thành lập công ty là một quá trình quan trọng đối với những doanh nghiệp mới ra đời. Trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ, việc thành lập doanh nghiệp không chỉ là sự kiện lớn đối với những người sáng lập mà còn đóng góp tích cực vào sự đa dạng và phong phú hóa cộng đồng kinh doanh. Dưới đây Luật Việt An sẽ đưa ra một số thông tin về quy trình hạch toán chi phí thành lập công ty, những khía cạnh quan trọng cần chú ý, và những lợi ích mà việc hạch toán chi phí mang lại cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 22/2020/NĐ-CP, Nghị định 126/2020/NĐ-CP
• Thông tư 47/2019/TT-BTC quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, được sửa đổi bổ sung tại từng thời điểm.
• Thông tư 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 147/2016/TT-BTC và Thông tư 28/2017/TT-BTC;
• Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/TT-BTC, sửa đổi bổ sung tại từng thời điểm.

Chi phí thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp

Ngoài các khoản chi phí để thuê địa điểm, thực hiện các thủ tục ban đầu để có địa điểm đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị các khoản thuế phí theo quy định của nhà nước để thực hiện các thủ tục thành lập doanh nghiệp. Các khoản chi phí này bao gồm:

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

• Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ thành lập công ty. Theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần.
• Hình thức: Người thành lập doanh nghiệp nộp lệ phí trực tiếp bằng dịch vụ thanh toán điện tử.
• Lưu ý: Trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến, doanh nghiệp đăng ký thành lập công ty sẽ được miễn lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp, theo đó doanh nghiệp chỉ cần nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định dưới đây.
• Ngoài ra, trong quá trình trình chuẩn bị hồ sơ, thủ tục để thành lập chi nhánh công ty, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm một số chi phí khác như: Chi phí sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh do Luật Việt An cung cấp (nếu quý khách hàng có nhu cầu), chi phí in ấn, chi phí công chứng.

Phí Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020, trong thời hạn 30 ngày, doanh nghiệp phải tiến hành công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Mức phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC là 100.000 đồng.

Chi phí trước khi công ty có mã số thuế có được khấu trừ không?

Mã số thuế được cấp đồng thời với mã số doanh nghiệp được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Có nghĩa là việc phát hành hóa đơn và kê khai khấu trừ thuế cũng phát sinh từ thời điểm hoàn thành thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Vậy phí, lệ phí để thực hiện đăng ký doanh nghiệp trước đó có được khấu trừ vào chi phí doanh nghiệp không?

Khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, trừ các khoàn chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thì khoản chi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định đều được khấu trừ. Các điều kiện bao gồm:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối với chi phí thành lập doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện trên thì còn phải không thuộc một trong các trường hợp không được trừ, trong đó cụ thể là chi khấu hao tài sản cố định mới được khấu trừ vào chi phí doanh nghiệp.

Quy định về vấn đề này, tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 45/2013/TT-BTC, chi phí doanh nghiệp không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động. Quy định phân bổ chi phí này cũng được áp dụng đối với một số khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp như chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm, chi phí mua để có và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại.

Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

Tại Khoản 12, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định đối với các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư được thực hiện bởi các tổ chức cá nhân do các sáng lập viên ủy quyền, có văn bản ủy quyền hợp lệ thì được quy định như sau:

“12. Cơ sở kinh doanh được kê khai, khấu trừ thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác mà hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền bao gồm các trường hợp sau đây:

1. b) Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư thì doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.”

Theo đó, nếu các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập công ty, doanh nghiệp, mua sáng hàng hóa, vật tư thì doanh nghiệp được kê khai khấu từ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Như vậy, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo các hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền. Với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng và có giấy tờ hợp pháp (hóa đơn, chứng từ hợp pháp). Nếu không có giấy tờ hợp pháp doanh nghiệp không được kê khai những chi phí đó vào chi phí được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được hạch toán vào chi phí được trừ khác khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Các chi phí thực hiện thủ tục sau thành lập

Chi phí khắc con dấu doanh nghiệp

Hiện nay, tùy vào từng đơn vị mà có mức giá khác nhau. Chi phí phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu, loại con dấu theo yêu cầu của doanh nghiệp. Mức giá cho dấu tròn công ty dao động từ 200.000 đồng đến 300.000 đồng. Dấu chức danh của Giám đốc, chủ tịch…. từ 70.000 đồng đến 150.000 đồng.

Chi phí làm biển công ty

Tùy vào từ đơn vị làm biển mà có mức giá khác nhau. Trên thị trường mức giá giao động khác nhau từ 300.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy vào chất liệu, kích thước biển hiệu.

Phí mua chữ ký số (Token)

Chữ ký số là dạng USB được mã hóa dùng thay cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật để ký tên lên tờ khai hoặc thao tác khác trên mạng nhằm xác định mọi thao tác là của doanh nghiệp. Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số như Viettel, Vina, Vinca…. để mua thiết bị Chữ ký số.

Chi phí phụ thuộc vào nhà cung cấp và số năm sử dụng dịch vụ. Chữ ký số 03 năm sử dụng giao động từ 1.500.000 đồng đến 2.000.000 đồng.

Mở tài khoản ngân hàng và nộp thông báo tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng để giao dịch và dùng để nộp thuế theo quy định bắt buộc hiện nay. Thủ tục mở tài khoản không mất phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo số dư trong tài khoản tối thiểu là 1.000.000 đồng.

Kê khai và nộp lệ phí môn bài

Theo quy định của Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 22/2020/NĐ-CP, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, lệ phí môn bài căn cứ vào số vốn điều lệ công ty và chia thành hai mức sau:

• Vốn điều lệ từ dưới 10 tỷ, lệ phí môn bài là 2.000.000 đồng/năm.
• Vốn điều lệ trên 10 tỷ, lệ phí môn bài là 3.000.000 đồng/năm.
• Công ty được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập nhưng vẫn phải thực hiện kê khai thuế môn bài.
• Công ty thuộc đối tượng hỗ trợ theo Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn thuế môn bài trong thời hạn 3 năm kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu.

Dịch vụ thành lập công ty của Luật Việt An

• Tư vấn, soạn thảo, đại diện khách hàng thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp tại cơ quan có thẩm quyền;
• Tư vấn, đại diện khách hàng xin giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp;
• Cung cấp các dịch vụ sau thành lập;
• Dịch vụ kế toán – thuế trọn gói cho doanh nghiệp;
• Tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp sau thành lập.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về hạch toán chi phí thành lập công ty, vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.