Hồ sơ pháp lý quan hệ lao động không thể thiếu của doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc tuân thủ các quy định pháp luật về lao động không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo điều này chính là hồ sơ pháp lý quan hệ lao động. Đây không chỉ là nền tảng để xây dựng mối quan hệ lao động minh bạch, bền vững mà còn là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp khi cần thiết. Vậy hồ sơ pháp lý quan hệ lao động bao gồm những gì? Doanh nghiệp cần lưu ý gì để đảm bảo tuân thủ đúng quy định? Hãy cùng Luật Việt An tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ pháp lý quan hệ lao động là gì?

Theo khoản 5 Điều 3 Bộ luật lao động 2019 quy định: 

“Quan hệ lao động là quan hệ xã hội phát sinh trong việc thuê mướn, sử dụng lao động, trả lương giữa người lao động, người sử dụng lao động, các tổ chức đại diện của các bên, cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Quan hệ lao động bao gồm quan hệ lao động cá nhân và quan hệ lao động tập thể.”

Do đó, hồ sơ pháp lý quan hệ lao động là tập hợp các tài liệu, văn bản liên quan đến quyền, nghĩa vụ, và trách nhiệm giữa doanh nghiệp và người lao động theo quy định của pháp luật. Đây là cơ sở quan trọng để đảm bảo quan hệ lao động minh bạch, đúng pháp luật, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý khi xảy ra tranh chấp. 

Hồ sơ pháp lý quan hệ lao động không thể thiếu của doanh nghiệp

Nội quy lao động 

Văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động, bao gồm các điều khoản về công việc, lương, thời gian làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm,…Nội quy lao động phải được ký kết theo đúng mẫu và lưu trữ bản gốc hoặc bản sao có xác nhận.

Hồ sơ cá nhân của người lao động

• Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe, chứng minh nhân dân/căn cước công dân, bằng cấp liên quan.
• Các giấy tờ này thường được yêu cầu khi tuyển dụng và cần được lưu trữ trong suốt thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp.

Thỏa ước lao động 

Thỏa ước lao động tập thể là văn bản thỏa thuận giữa tập thể người lao động (thường thông qua công đoàn) và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động, quyền lợi, nghĩa vụ của hai bên. Đây là quy định tại Điều 75 Bộ luật Lao động 2019, nhằm cải thiện điều kiện làm việc so với mức tối thiểu của pháp luật.

• Sau khi ký, thỏa ước phải được đăng ký tại cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Sau khi được đăng ký, doanh nghiệp phải công bố thỏa ước tới toàn thể người lao động, kèm biên bản xác nhận.
• Trong trường hợp thỏa ước cần điều chỉnh trong thời hạn hiệu lực (thường từ 1-3 năm), cần lập phụ lục và đăng ký lại.

Thang bảng lương

Tiền lương là yếu tố cốt lõi trong quan hệ lao động, phải tuân thủ mức lương tối thiểu, thỏa thuận hợp đồng và các quy định về phụ cấp, thưởng.

Doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và đăng ký với cơ quan quản lý lao động địa phương theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Ghi nhận giờ làm việc, làm thêm giờ, nghỉ phép để tính lương chính xác và cung cấp cho người lao động hàng tháng, thể hiện rõ lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ (bảo hiểm, thuế TNCN).

Quy chế trả lương, thưởng: Văn bản nội bộ quy định thời điểm chi trả, cách tính thưởng, tăng lương định kỳ.

Dân chủ sơ sở 

Dân chủ cơ sở là việc doanh nghiệp tạo điều kiện để người lao động tham gia ý kiến, giám sát và đóng góp vào các quyết định liên quan đến quyền lợi của họ theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Doanh nghiệp phải tổ chức đối thoại ít nhất 1 lần/năm (hoặc 3 tháng/lần nếu có công đoàn), ghi nhận ý kiến của người lao động về điều kiện làm việc, lương, phúc lợi…

Nếu doanh nghiệp có từ 50 lao động trở lên, cần tổ chức hội nghị hàng năm, kèm biên bản và nghị quyết hội nghị. Văn bản quy định cách thức thực hiện dân chủ trong doanh nghiệp, phải được thông qua và phổ biến đến người lao động.

Đào tạo 

Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho người lao động theo Điều 59 Bộ luật Lao động 2019. 

• Kế hoạch đào tạo: Lập kế hoạch hàng năm hoặc theo nhu cầu, ghi rõ nội dung, thời gian, đối tượng tham gia.
• Hợp đồng đào tạo: Nếu doanh nghiệp chi trả chi phí đào tạo và yêu cầu người lao động cam kết làm việc sau đào tạo, cần có hợp đồng riêng (theo Điều 61 Bộ luật Lao động).
• Chứng từ đào tạo: Chứng chỉ, giấy chứng nhận hoàn thành khóa học, danh sách tham gia.
• Chi phí đào tạo: Biên lai, hóa đơn nếu đào tạo thuê ngoài, hoặc bảng lương bổ sung nếu đào tạo nội bộ.

Tuyển dụng 

Tuyển dụng là quá trình lựa chọn và tiếp nhận người lao động, phải tuân thủ các quy định về công khai, không phân biệt đối xử (Điều 16 Bộ luật Lao động).

Thông qua đó, tuyển dụng trong doanh nghiệp cần có: 

• Thông báo tuyển dụng: Công khai vị trí, yêu cầu công việc, mức lương, thời hạn nộp hồ sơ.
• Hồ sơ ứng viên: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD, bằng cấp, giấy khám sức khỏe).
• Quyết định tuyển dụng: Văn bản xác nhận trúng tuyển, kèm điều kiện thử việc (nếu có).
• Hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động: Được ký kết ngay sau khi tuyển dụng, lưu trữ bản gốc.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xây dựng hồ sơ pháp lý quan hệ lao động?

• Tuân thủ quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ theo Bộ luật Lao động 2019, đăng ký nội quy, thang lương, thỏa ước đúng hạn tại cơ quan quản lý, và cập nhật các thay đổi như mức lương tối thiểu hay bảo hiểm.
• Đảm bảo chính xác và minh bạch: Hồ sơ phải đầy đủ, chính xác (hợp đồng, lương, bảo hiểm), công khai nội quy, phiếu lương cho người lao động, đồng thời tổ chức đối thoại định kỳ để duy trì dân chủ cơ sở.
• Quản lý và lưu trữ hợp lý: Lưu trữ hồ sơ theo thời gian quy định (5-10 năm cho hợp đồng, bảng lương), đảm bảo bảo mật thông tin, sắp xếp khoa học để dễ xuất trình, có thể số hóa nhưng giữ bản gốc hợp lệ.
• Chú ý các yếu tố đặc thù: Hợp đồng lao động đúng mẫu, không giữ giấy tờ gốc người lao động, đóng bảo hiểm trong 30 ngày, thỏa ước lao động cần thương lượng thực chất, và lập hợp đồng đào tạo nếu có chi phí.
• Dự phòng rủi ro, bảo vệ quyền lợi: Tham khảo tư vấn pháp chế, chuẩn bị cho thanh tra, lưu bằng chứng giải quyết tranh chấp, đồng thời trả lương đúng hạn, tránh phân biệt đối xử và đảm bảo an toàn lao động.

Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến hồ sơ pháp lý quan hệ lao động

Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập nội quy lao động không?

Theo Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

Nếu doanh nghiệp có dưới 10 lao động, vẫn nên lập nội quy để quy định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của người lao động.

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có cần lập hồ sơ gì không?

Khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
• Biên bản bàn giao công việc (nếu có).
• Xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN để người lao động làm thủ tục hưởng chế độ sau này.
• Thanh toán đầy đủ các khoản lương, trợ cấp (nếu có) trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.

Cơ sở pháp lý: Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.

Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký thang lương, bảng lương?

Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Cơ sở pháp lý: Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến Hồ sơ pháp lý quan hệ lao động không thể thiếu của doanh nghiệp. quý khách hàng có nhu cầu tư vấn pháp lý vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ kịp thời!