Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Nội quy lao động là quy tắc xử sử của doanh nghiệp trên cơ sở tinh thần của pháp luật lao động. Nhằm hỗ trợ khách hàng trong việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền một cách nhanh chóng và thuận lợi, Công ty Luật Việt An xin hướng dẫn thủ tục đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam cập nhật quy định mới nhất.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động năm 2019.
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP, Nghị định 129/2025/NĐ-CP;
• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.
• Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH hướng dẫn Bộ luật Lao động về nội dung của hợp đồng lao động, Hội đồng thương lượng tập thể và nghề, công việc có ảnh hưởng xấu tới chức năng sinh sản, nuôi co;

Trường hợp phải đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nếu công ty sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động dưới dạng văn bản và đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp công ty sử dụng dưới 10 lao động thì người sử dụng lao động có quyền không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản và không phải đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên, người sử dụng lao động phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động với người lao động (theo Khoản 1 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).

Ban hành nội quy lao động

Trước khi ban hành

Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định về Tổ chức đối thoại khi có vụ việc. Cụ thể:

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động (đại diện công đoàn công ty);
• Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;
• Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;
• Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;
• Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại;
• Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

Sau khi ban hành

• Người sử dụng lao động phải gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
• Người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thông báo cho người lao động khi nội quy lao động có hiệu lực. Bên cạnh đó, những nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết tại nơi làm việc.

Nội dung chủ yếu của nội quy lao động

Nội quy lao động hông được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau theo Khoản 2 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

Trật tự tại nơi làm việc

Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc

Trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;

Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động

Quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động

Quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

Trách nhiệm vật chất

Quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Thủ tục đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam

Theo Mục II Phụ lục đính kèm theo Quyết định 628/QĐ-BNV năm 2025 quy định về thủ tục đăng ký nội quy lao động như sau:

Thành phần hồ sơ

Căn cứ theo quy đinh tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 về hồ sơ đăng ký nội quy lao động như sau:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ

Quy trình/ trình tự

• Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
• Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Lưu ý cách thức nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);
• Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

Các chi phí phát sinh

Khi đăng ký nội quy lao động không mất phí, lệ phí nhà nước.

Tuy nhiên, trên thực tế, người sử dụng lao động vẫn có thể phát sinh một số chi phí gián tiếp, bao gồm:

• Chi phí xây dựng, rà soát nội dung nội quy lao động;
• Chi phí tổ chức lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Chi phí in ấn, sao lưu hồ sơ trong trường hợp nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện;
• Chi phí điều chỉnh, đăng ký lại nội quy lao động;
• Chi phí thuê dịch vụ soạn thảo nội quy lao động;…

Xử phạt khi công ty không đăng ký nội quy lao động

Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

• Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
• Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

Bên cạnh một số hành vi vi phạm hành chính nhà nước khác liên quan đến quản lý ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thủ tục đăng ký. Đây là cơ sở để đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo thực hiện nghĩa vụ và uy tín của người sử dụng lao động.

Một số câu hỏi thường gặp về đăng ký nội quy lao động

Khi nào cần đăng ký nội quy lao động?

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nếu công ty sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động dưới dạng văn bản và đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thời gian xử lý hồ sơ bao lâu?

Thời hạn giải quyết hồ sơ là 07 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký).

Có thể đăng ký online không?

Có. Có thể nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

Sửa đổi nội quy lao động thì có phải đăng ký lại hay không?

Theo khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi sửa đổi nội quy lao động, người sử dụng lao động phải đăng ký lại nội quy lao động với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp không đăng ký lại nội quy lao động theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Dịch vụ của Công ty Luật Việt An về tư vấn soạn thảo nội quy lao động và đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam

• Tư vấn hỗ trợ khách hàng soạn thảo nội quy lao động hoặc trực tiếp soạn thảo nội quy lao động;
• Tư vấn, đại diện khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Đại diện cho khách hàng làm việc với cơ quan có thẩm quyền các vấn đề phát sinh liên quan.
• Tư vấn pháp luật lao động trong hoạt động của doanh nghiệp;
• Tư vấn, xử lý các mâu thuẫn, tranh chấp lao động phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp.

Mọi khó khăn, vướng mắc liên quan đến thủ tục đăng ký nội quy lao động, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty Luật Việt An để được tư vấn chi tiết!