Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Nội quy lao động là quy tắc xử sử của doanh nghiệp trên cơ sở tinh thần của pháp luật lao động. Nhằm hỗ trợ khách hàng trong việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền một cách nhanh chóng và thuận lợi, Công ty Luật Việt An xin hướng dẫn thủ tục đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam như sau.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động năm 2019.
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.

• Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH hướng dẫn Bộ luật Lao động về nội dung của hợp đồng lao động, Hội đồng thương lượng tập thể và nghề, công việc có ảnh hưởng xấu tới chức năng sinh sản, nuôi co;

Khái niệm nội quy lao động theo pháp luật Việt Nam

• Nội quy lao động là một văn bản do người sử dụng lao động ban hành ra nhằm tạo ra và duy trì kỷ luật trong lao động của đơn vị và nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của quá trình sản xuất, kinh doanh.
• Nội quy lao động cũng là cơ sở để xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm.
• Ban hành nội quy lao động là một nghĩa vụ theo luật định của người sử dụng lao động.

Trường hợp phải đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam

• Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nếu công ty sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động dưới dạng văn bản và đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp công ty sử dụng dưới 10 lao động thì người sử dụng lao động có quyền không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản và không phải đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên, người sử dụng lao động phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động với người lao động (được hướng dẫn bởi Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH).

Ban hành nội quy lao động

Trước khi ban hành

Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định về Tổ chức đối thoại khi có vụ việc. Cụ thể:

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động (đại diện công đoàn công ty);
• Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;
• Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;
• Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;
• Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại;
• Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

Sau khi ban hành

• Người sử dụng lao động phải gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
• Người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thông báo cho người lao động khi nội quy lao động có hiệu lực. Bên cạnh đó, những nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết tại nơi làm việc.

Thủ tục đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam

Nội quy lao động sau khi được ban hành hợp lệ sẽ thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan nhà nước theo các bước sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có). Nội quy lao động doanh nghiệp đã soạn thảo;

Trình tự để đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam

• Nộp hồ sơ: Trong thời hạn 10 ngày trước khi ban hành nội quy lao động, người lao động phải đến Sở Lao động Thương binh, xã hội nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Người sử dụng lao động cần phải nộp đầy đủ hồ sơ như liệt kê ở phần trên.
• Tiếp nhận hồ sơ: Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy xác nhận đã nhận nội quy lao động cho người sử dụng lao động. Trong thời hạn 07 ngày, nếu hồ sơ cần sửa đổi bổ sung (do có quy định trái với pháp luật), cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động tiến hành sửa đổi bổ sung và thực hiện đăng ký lại.
• Có hiệu lực: Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ (hoặc nhận được hồ sơ đăng ký lại), nếu không có yêu cầu sửa đổi bổ sung, hồ sơ sẽ mặc định được coi là hợp lệ và nội quy lao động sẽ bắt đầu có hiệu lực.

Cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ đăng ký nội quy lao động

• Sở Lao động Thương binh, xã hội nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh
• Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến Sở Lao động Thương binh, xã hội nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
• Căn cứ điều kiện cụ thể, Sở Lao động Thương binh, xã hội thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động.

Xử phạt khi công ty không đăng ký nội quy lao động

Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

• Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
• Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

Bên cạnh một số hành vi vi phạm hành chính nhà nước khác liên quan đến quản lý ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thủ tục đăng ký. Đây là cơ sở để đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo thực hiện nghĩa vụ và uy tín của người sử dụng lao động.

Dịch vụ của Công ty Luật Việt An về tư vấn soạn thảo nội quy lao động và đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam

• Tư vấn hỗ trợ khách hàng soạn thảo nội quy lao động hoặc trực tiếp soạn thảo nội quy lao động;
• Tư vấn, đại diện khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Đại diện cho khách hàng làm việc với cơ quan có thẩm quyền các vấn đề phát sinh liên quan.
• Tư vấn pháp luật lao động trong hoạt động của doanh nghiệp;
• Tư vấn, xử lý các mâu thuẫn, tranh chấp lao động phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp.

Mọi khó khăn, vướng mắc liên quan đến soạn thảo nội quy lao động, thủ tục đăng ký nội quy lao động tại Việt Nam, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty Luật Việt An để được tư vấn chi tiết!