Tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động đúng quy định 2026

Tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động đúng quy định 2026 là nhu cầu được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật lao động, hạn chế rủi ro tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động. Một hợp đồng lao động được xây dựng đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp với quy định hiện hành không chỉ là căn cứ xác lập quan hệ lao động mà còn giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, phòng ngừa các tranh chấp phát sinh trong quá trình làm việc. Trong bối cảnh các mô hình làm việc linh hoạt, làm việc từ xa, hợp đồng lao động điện tử và yêu cầu bảo mật thông tin ngày càng phổ biến, việc soạn thảo hợp đồng lao động cần được cập nhật theo các quy định mới nhất. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo hợp đồng lao động đúng quy định năm 2026 và những lưu ý pháp lý quan trọng doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Có những loại hợp đồng lao động nào?

Hợp đồng lao động khá đặc biệt so với các loại hợp đồng dân sự hoặc kinh tế khác ở chỗ pháp luật quy định cụ thể các loại hợp đồng lao động trên thực tế.

Theo Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì hợp đồng lao động được giao kết theo một trong các loại sau đây:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn:Hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

Lưu ý: Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn trường hợp hai bên ký kết hợp đồng lao động mới là hợp đồng lao động xác định thời hạn thì cũng chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Hợp đồng lao động gồm mấy phần?

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, một hợp đồng lao động đầy đủ thường bao gồm các phần cơ bản sau:

Phần thông tin các bên

• Thông tin người sử dụng lao động;
• Thông tin người lao động;
• Người đại diện ký kết hợp đồng.

Phần công việc

• Chức danh công việc;
• Mô tả công việc;
• Địa điểm làm việc;
• Thời giờ làm việc.

Phần lương và chế độ

• Mức lương;
• Phụ cấp;
• Thưởng;
• Chế độ bảo hiểm;
• Chế độ nghỉ ngơi.

Phần quyền và nghĩa vụ

• Quyền của người lao động;
• Nghĩa vụ của người lao động;
• Quyền của người sử dụng lao động;
• Nghĩa vụ của người sử dụng lao động.

Phần bảo mật và chấm dứt hợp đồng

• Bảo mật thông tin;
• Bảo mật bí mật kinh doanh;
• Điều kiện chấm dứt hợp đồng;
• Trách nhiệm sau khi chấm dứt hợp đồng.

Cách xây dựng điều khoản công việc trong hợp đồng lao động

Điều khoản công việc là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và giải quyết tranh chấp lao động.

Mô tả công việc

• Ghi rõ chức danh;
• Phạm vi công việc;
• Mục tiêu công việc;
• Báo cáo cho ai.

KPI và trách nhiệm

• Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc;
• Trách nhiệm chuyên môn;
• Trách nhiệm bảo mật;
• Trách nhiệm bồi thường khi gây thiệt hại theo quy định.

Địa điểm làm việc

• Địa điểm làm việc chính;
• Trường hợp làm việc tại nhiều địa điểm;
• Làm việc từ xa (nếu có).

Điều chuyển công việc

• Các trường hợp điều chuyển;
• Thời hạn điều chuyển;
• Chế độ lương khi điều chuyển.

Cách quy định tiền lương trong hợp đồng lao động

Lương cơ bản

• Mức lương theo chức danh;
• Nguyên tắc điều chỉnh lương.

Phụ cấp

• Phụ cấp trách nhiệm;
• Phụ cấp ăn trưa;
• Phụ cấp điện thoại;
• Phụ cấp đi lại;
• Các phụ cấp khác.

KPI

• Điều kiện hưởng;
• Cách xác định mức thưởng KPI.

Thưởng

• Thưởng tháng;
• Thưởng quý;
• Thưởng năm;
• Thưởng hiệu quả công việc.

OT (làm thêm giờ)

• Điều kiện làm thêm;
• Cách tính tiền lương làm thêm giờ;
• Quyền từ chối làm thêm trong một số trường hợp theo luật.

Phương thức trả lương

• Trả bằng tiền mặt;
• Trả qua tài khoản ngân hàng;
• Kỳ hạn trả lương.

Điều khoản bảo mật trong hợp đồng lao động

Các nội dung doanh nghiệp nên quy định liên quan đến thỏa thuận bảo mật thông tin với người lao động

• Phạm vi thông tin mật;
• Bí mật kinh doanh;
• Bí mật công nghệ;
• Thời hạn bảo mật;
• Trách nhiệm bồi thường khi vi phạm;
• Các trường hợp được phép tiết lộ thông tin.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng lao động nên soạn thế nào?

Doanh nghiệp nên quy định rõ:

• Các trường hợp chấm dứt hợp đồng;
• Thời hạn báo trước;
• Trách nhiệm bàn giao công việc;
• Hoàn trả tài sản công ty;
• Thanh toán quyền lợi sau khi nghỉ việc;
• Trách nhiệm bảo mật sau khi nghỉ việc.

Lưu ý khi soạn hợp đồng lao động cho từng vị trí

Hợp đồng lao động cho nhân viên văn phòng

• Đối với nhân viên văn phòng, hợp đồng lao động cần quy định rõ chức danh công việc, bộ phận làm việc, phạm vi nhiệm vụ, thời giờ làm việc và chế độ nghỉ ngơi.
• Do nhóm lao động này thường làm việc theo giờ hành chính nên cần quy định cụ thể về thời gian làm việc, làm thêm giờ, chế độ chấm công và đánh giá hiệu suất công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản về bảo mật thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng và tài liệu công việc.

Hợp đồng lao động cho quản lý, trưởng bộ phận

• Đối với các vị trí quản lý hoặc trưởng bộ phận, ngoài các điều khoản cơ bản, hợp đồng nên quy định rõ quyền hạn quản lý, phạm vi ra quyết định, trách nhiệm điều hành nhân sự và trách nhiệm đối với kết quả hoạt động của bộ phận phụ trách.
• Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản về bảo mật thông tin chiến lược, điều khoản không cạnh tranh sau khi nghỉ việc, cơ chế thưởng theo hiệu quả công việc và trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong trường hợp vi phạm nghĩa vụ quản lý.

Hợp đồng lao động cho nhân viên kinh doanh

• Nhân viên kinh doanh thường có thu nhập gắn với doanh số nên hợp đồng cần quy định cụ thể phương pháp xác định doanh số, chỉ tiêu KPI, mức hoa hồng, thời điểm chi trả hoa hồng và các trường hợp điều chỉnh hoặc không được hưởng hoa hồng.
• Ngoài ra, doanh nghiệp cần quy định rõ trách nhiệm quản lý khách hàng, bảo mật dữ liệu khách hàng, chính sách công tác, chi phí tiếp khách và cơ chế xử lý khi phát sinh tranh chấp liên quan đến khách hàng do nhân viên phụ trách.

Hợp đồng lao động cho lao động kỹ thuật

• Đối với lao động kỹ thuật, hợp đồng cần mô tả rõ yêu cầu chuyên môn, tiêu chuẩn nghề nghiệp, quy trình vận hành thiết bị và trách nhiệm bảo đảm an toàn lao động.
• Trong trường hợp người lao động được giao quản lý máy móc, thiết bị hoặc tài sản có giá trị lớn, doanh nghiệp nên quy định cụ thể trách nhiệm bảo quản, sử dụng và bồi thường khi gây thiệt hại theo quy định của pháp luật. Đồng thời, cần bổ sung các điều khoản về trang bị bảo hộ lao động và đào tạo an toàn lao động.

Hợp đồng lao động cho chuyên gia nước ngoài

• Khi ký hợp đồng với chuyên gia nước ngoài, doanh nghiệp cần bảo đảm người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam theo quy định pháp luật.
• Hợp đồng nên quy định rõ thời hạn làm việc, mức lương bằng đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ theo thỏa thuận, chế độ bảo hiểm, hỗ trợ chỗ ở, chi phí đi lại, chi phí giấy phép lao động và các quyền lợi khác dành cho chuyên gia nước ngoài.
• Ngoài ra, cần lưu ý các quy định liên quan đến thuế thu nhập cá nhân và nghĩa vụ báo cáo, quản lý lao động nước ngoài.

Hợp đồng lao động cho lao động thời vụ, ngắn hạn

Đối với lao động thời vụ hoặc lao động làm việc trong thời gian ngắn, hợp đồng cần xác định rõ thời hạn làm việc, công việc cụ thể phải thực hiện, mức lương, phương thức thanh toán và thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Do thời gian làm việc ngắn nên doanh nghiệp cần quy định chi tiết về trách nhiệm bàn giao công việc, tài sản và các nghĩa vụ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng để hạn chế tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc.

Mẫu điều khoản doanh nghiệp nên bổ sung trong hợp đồng lao động

Ngoài các nội dung bắt buộc theo luật, doanh nghiệp nên bổ sung:

• Điều khoản bảo mật;
• Điều khoản không cạnh tranh;
• Điều khoản quyền sở hữu dữ liệu và tài sản trí tuệ;
• Điều khoản đào tạo và hoàn trả chi phí đào tạo;
• Điều khoản xử lý vi phạm;…

Hợp đồng lao động điện tử và lưu trữ dữ liệu lao động

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract bảo đảm các điều kiện sau:

• Chữ ký số: Có phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số đúng quy định pháp luật.
• Bảo mật & Sự cố: Đảm bảo an toàn thông tin khách hàng; có phương án kỹ thuật duy trì và khắc phục sự cố nhanh chóng.
• Lưu trữ & Tra cứu: Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu hợp đồng dễ dàng.
• Định danh & Xác thực: Có chức năng xác thực đúng danh tính người lao động và người sử dụng lao động.
• Xác nhận sự đồng ý: Có biện pháp kỹ thuật ghi nhận các bên đã đồng ý với nội dung hợp đồng.
• Chứng thực & Gắn ID: Có chức năng chứng thực hợp đồng điện tử và kết nối gắn ID trên Nền tảng dùng chung.
• Chuyển đổi hình thức: Hỗ trợ chuyển đổi linh hoạt từ hợp đồng điện tử sang văn bản giấy và ngược lại.
• Tài khoản giao dịch: Cung cấp tài khoản tuân thủ Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Báo cáo lao động: Hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định dạng của Bộ Nội vụ.
• Thống kê & Quản lý: Có chức năng tổng hợp, thống kê dữ liệu phục vụ quản lý định kỳ hoặc đột xuất.
• Kết nối API: Liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn.
• An toàn thông tin: Tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin mạng.

Lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử

Theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên nhưng tối thiểu bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

Sự khác nhau giữa các loại hợp đồng lao động

Tiêu chí	HĐLĐ không xác định thời hạn	HĐLĐ xác định thời hạn
Thời hạn hợp đồng	Không xác định	Không quá 36 tháng
Thời điểm chấm dứt	Không xác định trước	Có xác định trước
Tính ổn định việc làm	Cao	Thấp hơn
Gia hạn hợp đồng	Không cần	Chỉ được ký thêm 01 lần trước khi chuyển sang HĐLĐ không xác định thời hạn (trừ trường hợp luật quy định khác)
Khả năng chấm dứt	Chặt chẽ hơn	Linh hoạt hơn

Xu hướng hợp đồng lao động doanh nghiệp cần lưu ý năm 2026

• Gia tăng sử dụng hợp đồng lao động điện tử;
• Quản lý lao động từ xa (remote working);
• Quy định chặt chẽ về bảo mật dữ liệu;
• Điều khoản sở hữu trí tuệ và dữ liệu doanh nghiệp;
• Tích hợp KPI và đánh giá hiệu suất trong hợp đồng;
• Tăng cường tuân thủ pháp luật về bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.

Khi nào doanh nghiệp nên rà soát lại hợp đồng lao động?

Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ khi:

• Có thay đổi pháp luật lao động;
• Thay đổi cơ cấu tổ chức;
• Thay đổi chính sách tiền lương;
• Chuyển đổi mô hình làm việc;
• Xảy ra tranh chấp lao động;
• Thực hiện kiểm tra, thanh tra lao động;
• Tối thiểu từ 01–02 năm rà soát một lần.

Câu hỏi liên quan

Doanh nghiệp có được hỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động không?

Các bên có thể thỏa thuận nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng. Nếu thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động thì hợp đồng phải ghi rõ thời gian thử việc, quyền và nghĩa vụ của các bên trong thời gian thử việc. Thời gian thử việc tối đa phụ thuộc vào tính chất và trình độ của công việc theo quy định của pháp luật.

Có bắt buộc phải ghi KPI trong hợp đồng lao động không?

Pháp luật hiện hành không bắt buộc hợp đồng lao động phải có điều khoản về KPI. Tuy nhiên, đối với các vị trí như kinh doanh, quản lý hoặc các công việc được đánh giá theo hiệu quả công việc, doanh nghiệp nên quy định rõ KPI hoặc cơ chế đánh giá hiệu suất để làm căn cứ xác định tiền thưởng, xét tăng lương, đánh giá mức độ hoàn thành công việc và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình lao động.

Doanh nghiệp có được bổ sung điều khoản không cạnh tranh trong hợp đồng lao động không?

Pháp luật lao động không cấm các bên thỏa thuận điều khoản không cạnh tranh. Đối với những vị trí có khả năng tiếp cận bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ hoặc thông tin quan trọng của doanh nghiệp, các bên có thể thỏa thuận bằng văn bản về phạm vi, thời hạn và trách nhiệm của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên, nội dung thỏa thuận phải hợp lý và không được trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật lao động.

Khi thay đổi mức lương hoặc chức danh công việc có phải ký lại hợp đồng lao động không?

Không nhất thiết phải ký lại toàn bộ hợp đồng lao động. Trường hợp chỉ thay đổi một số nội dung như mức lương, chức danh công việc, địa điểm làm việc hoặc các điều khoản khác thì các bên có thể ký phụ lục hợp đồng lao động để sửa đổi, bổ sung nội dung đã giao kết. Nếu có nhiều thay đổi quan trọng hoặc muốn thay thế toàn bộ nội dung cũ thì các bên có thể thỏa thuận ký hợp đồng lao động mới.

Nếu Quý khách hàng cần tư vấn pháp lý về lao động, rà soát, sửa đổi hoặc soạn thảo hợp đồng lao động theo yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.