Hướng dẫn soạn thảo thông báo hoạt động khuyến mại

Văn bản thông báo hoạt động khuyến mại là tài liệu quan trọng nhất của hồ sơ thông báo khuyến mại được thực hiện tại Sở Công thương nơi thương nhân thực hiện khuyến mại hàng hóa, dịch vụ. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ cung cấp chi tiết hướng dẫn soạn thảo thông báo hoạt động khuyến mại để đảm bảo hồ sơ thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại của quý khách đúng quy định và nội dung theo yêu cầu của pháp luật.

Căn cứ pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 81/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 17/2020/NĐ-CP.

Quy định về thông báo khuyến mại tại Việt Nam

Chủ thể có nghĩa vụ thông báo khuyến mại

• Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trực tiếp thực hiện khuyến mại hoặc thực hiện khuyến mại thông qua các thương nhân phân phối (bán buôn, bán lẻ, đại lý, nhượng quyền thương mại và các thương nhân phân phối khác theo quy định của pháp luật) có nghĩa vụ thông báo thực hiện khuyến mại với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Nghĩa vụ này không áp dụng đối với các thương nhân thực hiện khuyến mại là thương nhân kinh doanh dịch vụ khuyến mại thực hiện khuyến mại cho hàng hóa, dịch vụ của thương nhân khác theo thỏa thuận với thương nhân đó (hoạt động mang tính nghề nghiệp).
• Thương nhân có nghĩa vụ thực hiện thủ tục thông đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại (tại địa bàn nơi thực hiện khuyến mại) trước khi thực hiện chương trình khuyến mại trên thực tế.

Các hình thức khuyến mại phải thực hiện thông báo

Pháp luật có quy định hai thủ tục hành chính quản lý nhà nước trong hoạt động khuyến mại đó là thông báo và đăng ký khuyến mại. Tùy thuộc vào hình thức khuyến mại, giá trị khuyến mại mà thương nhân sẽ phải thực hiện các thủ tục thông báo, đăng ký hoặc không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào theo quy định của luật. Phần lớn các hình thức khuyến mại hiện hành được quản lý dưới hình thức thông báo khuyến mại.

Cụ thể, căn cứ vào Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại (tại địa bàn thực hiện khuyến mại) trước khi thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức sau đây:

• Tổ chức cho khách hàng tham gia các chương trình văn hóa, nghệ thuật, giải trí và các sự kiện khác vì mục đích khuyến mại;
• Đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền;
• Tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền;
• Bán hàng, cung ứng dịch vụ với giá thấp hơn giá bán hàng, cung ứng dịch vụ trước đó, được áp dụng trong thời gian khuyến mại đã thông báo (khuyến mại bằng hình thức giảm giá);
• Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm theo phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ;
• Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm theo phiếu dự thi cho khách hàng để chọn người trao thưởng theo thể lệ và giải thưởng đã công bố (hoặc các hình thức tổ chức thi và trao thưởng khác tương đương);
• Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên, theo đó việc tặng thưởng cho khách hàng căn cứ trên số lượng hoặc trị giá mua hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng thực hiện được thể hiện dưới hình thức thẻ khách hàng, phiếu ghi nhận sự mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các hình thức khác.

Ngoại lệ:

Mặc dù thực hiện một trong các hình thức khuyến mại trên nhưng nếu chương trình khuyến mại của thương nhận rơi vào một trong các trường hợp sau đây thì không cần thực hiện thủ tục thông báo khuyến mại:

• Thương nhân thực hiện các chương trình khuyến mại có tổng giá trị giải thưởng, quà tặng dưới 100 triệu đồng;
• Thương nhân chỉ thực hiện bán hàng và khuyến mại thông qua sàn giao dịch thương mại điện tử, website khuyến mại trực tuyến.

Thẩm quyền của Sở Công thương trong hoạt động thông báo khuyến mại

Sở Công thương, cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh/ thành phố, là nơi tiếp nhận hồ sơ thông báo hoạt động khuyến mại của thương nhân trên địa bàn tỉnh/ thành phố đó.

Hồ sơ thông báo hoạt động khuyến mại

Hồ sơ thông báo khuyến mại bao gồm Thông báo thực hiện khuyến mại theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP và các tài liệu khác theo yêu cầu của Sở Công thương nơi thực hiện thủ tục thông báo.

Hướng dẫn soạn thảo thông báo hoạt động khuyến mại

Bước 1: Xác định nội dung chương trình khuyến mại dự kiến thực hiện

Thương nhân thực hiện khuyến mại cần có sự thống nhất về thông tin chi tiết về giá bán, sản phẩm khuyến mại, sản phẩm dùng để khuyến mại, nội dung thực hiện với bộ phận kế toán, marketing, sale của công ty.

Bước 2: Xác định hình thức khuyến mại

Hình thức khuyến mại được lựa chọn không chỉ phù hợp với nhu cầu của thương nhân mà còn phải phù hợp dựa vào quy định của Luật thương mại năm 2005 và Nghị định 81/2018/NĐ-CP và các quy định có liên quan.

Bước 3: Hoàn thiện tờ khai thông báo theo mẫu

Điền các thông tin của chương trình khuyến mại vào Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP. Việc điền các thông tin phải đảm bảo chính xác, rõ ràng, dễ hiểu; đặc biệt phải nêu rõ phương thức, cách thức thực hiện chương trình khuyến mại.

Theo quy định của Nghị định 81/2018/NĐ-CP, mẫu Thông báo phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

• Nội dung thông báo thực hiện khuyến mại bao gồm:
• Tên thương nhân thực hiện khuyến mại;
• Tên chương trình khuyến mại;
• Địa bàn thực hiện khuyến mại (các tỉnh, thành phố nơi thương nhân thực hiện khuyến mại);
• Hình thức khuyến mại;
• Hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại;
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại (giải thưởng, quà tặng);
• Thời gian thực hiện khuyến mại;
• Khách hàng của chương trình khuyến mại (đối tượng hưởng khuyến mại);
• Cơ cấu giải thưởng và tổng giá trị giải thưởng của chương trình khuyến mại;
• Nội dung chi tiết chương trình khuyến mại.
• Trường hợp nhiều thương nhân cùng phối hợp thực hiện chương trình khuyến mại thì phải nêu rõ tên của các thương nhân cùng thực hiện, nội dung tham gia cụ thể và trách nhiệm cụ thể của từng thương nhân tham gia thực hiện trong chương trình.

Lưu ý:

Trong trường hợp nhiều thương nhân cùng phối hợp thực hiện chương trình khuyến mại, thì căn cứ theo khoản 5 Điều 17 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, nội dung thông báo phải nêu rõ tên các thương nhân cùng thực hiện, nội dung tham gia cụ thể và trách nhiệm cụ thể của từng thương nhân tham gia thực hiện chương trình khuyến mại trên cơ sở văn bản thỏa thuận/ hợp đồng giữa các thương nhân.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ thông báo

Ngoài tờ khai thông báo theo mẫu quy đinh, thương nhân cần đầy đủ các tài liệu có liên quan để nộp kèm Thông báo như danh mục hàng hóa/dịch vụ khuyến mại; danh mục hàng hóa/dịch vụ dùng để khuyến mại, danh sách thương nhân cùng thực hiện chương trình, giấy tờ chứng minh địa điểm thực hiện chương trình và những tài liệu có liên quan khác (nếu có).

Thời hạn, cách thức nộp hồ sơ thông báo khuyến mại

Thương nhân được có thể tiến hành nộp hồ sơ thông báo tới các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại thông qua:

• Đường bưu điện đến;
• Nộp trực tiếp tại trụ sở;
• Nộp qua thư điện tử kèm chữ ký điện tử hoặc kèm bản scan Thông báo thực hiện khuyến mại có chữ ký và đóng dấu của thương nhân đến địa chỉ thư điện tử đã được các Sở Công Thương công bố;
• Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến do Sở Công Thương cung cấp.

Thương nhân phải thực hiện thông báo khuyến mại đến Sở Công Thương tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại. Thời hạn này được căn cứ theo:

• Ngày nhận ghi trên vận đơn bưu điện hoặc các hình thức có giá trị tương đương trong trường hợp gửi qua đường bưu điện;
• Ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp nộp trực tiếp;
• Thời gian ghi nhận trên hệ thống thư điện tử hoặc căn cứ theo ngày ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Xử phạt hành vi không thông báo hoạt động khuyến mại

Theo quy định của Điều 33.2 Nghị định số 98/2020/NĐ-CP, hành vi không thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định khi thực hiện khuyến mại hoặc thông báo, đăng ký không đúng với thực tế; hoặc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng hoặc trì hoãn việc thực hiện các nội dung của chương trình khuyến mại đã thông báo, cam kết với khách hàng hoặc đã thông báo, đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Dịch vụ thông báo hoạt động khuyến mại của Công ty Luật Việt An

Hiện tại có nhiều thương nhân thực hiện chương trình khuyến mại, nhưng gặp nhiều trở ngại trong việc thực hiện thủ tục Thông báo hoạt động khuyến mại đến Sở Công Thương như bị thông bảo bổ sung nhiều lần, bị từ chối hồ sơ. Nguyên nhân là do thương nhân chưa từng hoặc không có nhiều kỹ năng để soạn thảo Thông báo hoạt động khuyến mại.

Với kinh nghiệm thực hiện thủ tục thường xuyên và am hiểu pháp luật sâu sắc, Công ty Luật Việt An sẵn sàng cung cấp các dịch vụ liên quan đến thông báo, đăng ký hoạt động khuyến mại cho thương nhân tại Việt Nam. Dịch vụ mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp quý khách tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức trong việc thực hiện các thủ tục hành chính nhằm đảm bảo tính hợp pháp, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên thực tế.

Công ty Luật Việt An luôn nỗ lực để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Nếu vẫn còn khó khăn trong việc soạn thảo hoặc thực hiện thủ tục Thông báo hoạt động khuyến mại. Quý khách vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.