Thủ tục thành lập công ty tại Canada

Canada, với môi trường kinh doanh năng động và chính sách hỗ trợ doanh nghiệp, luôn là điểm đến hấp dẫn cho những ai ấp ủ giấc mơ khởi nghiệp. Tuy nhiên, để biến một ý tưởng kinh doanh thành một thực thể pháp lý, việc nắm vững quy trình thành lập công ty là vô cùng quan trọng. Luật Việt An sẽ hướng dẫn các bước cơ bản để thành lập công ty tại Canada qua bài viết dưới đây. 

Lựa chọn cấp độ pháp lý của công ty tại Canada

Nhà đầu tư sẽ cần lựa chọn giữa việc đăng ký thành lập công ty ở cấp liên bang (quốc gia) hoặc ở cấp tỉnh/lãnh thổ. Nhà đầu tư cần xem xét quy mô kinh doanh để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp. Dưới đây là bảng so sánh giữa hai cấp độ pháp lý:

Đăng ký tên công ty để thành lập tại Canada

Sau khi quyết định về nơi đăng ký thành lập, bước tiếp theo là lựa chọn và đăng ký tên cho công ty của bạn. Tại Canada, bạn có hai lựa chọn chính: đăng ký một tên riêng cho công ty hoặc sử dụng một tên được đánh số.

Công ty có Tên Riêng 

Lựa chọn một tên riêng cho công ty cho phép bạn tạo dựng một bản sắc thương hiệu độc đáo và dễ nhận diện. Tuy nhiên bạn cần lưu ý về điều kiện để đặt tên như sau

• Chọn tên độc đáo và không gây nhầm lẫn: Tên bạn chọn phải khác biệt đáng kể so với tên của các công ty đã tồn tại để tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng và các bên liên quan. Tên cũng không được chứa các từ ngữ bị cấm hoặc có thể gây hiểu lầm về bản chất hoạt động kinh doanh của bạn. Tên công ty có tên riêng phải có một hậu tố pháp lý để chỉ rõ hình thức pháp lý của công ty, ví dụ: Inc. (viết tắt của Incorporated), Corp. (viết tắt của Corporation) và hậu tố này phải được thêm vào cuối tên công ty.
• Kiểm tra tính khả dụng và tuân thủ quy định đặt tên: Trước khi chính thức đăng ký, bạn cần tiến hành kiểm tra để đảm bảo tên bạn chọn chưa được sử dụng và tuân thủ các quy định về đặt tên do cơ quan quản lý liên bang hoặc tỉnh/lãnh thổ ban hành. 
• Lấy Báo cáo NUANS (NUANS Report): NUANS là viết tắt của Newly Upgraded Automated Name Search. Đây là một hệ thống toàn diện chứa thông tin về tên các công ty đã đăng ký và nhãn hiệu thương mại tại Canada. Báo cáo NUANS là một tài liệu chứng minh tên công ty khả dụng để đăng ký. Báo cáo NUANS thường là yêu cầu bắt buộc đối với việc đăng ký công ty ở cấp liên bang và ở nhiều tỉnh/lãnh thổ (với một số ngoại lệ như British Columbia – BC). Hãy kiểm tra kỹ yêu cầu cụ thể của nơi bạn dự định đăng ký. Báo cáo NUANS thường có giá trị trong vòng 90 ngày kể từ ngày phát hành. 

Công ty được Đánh số 

Tên công ty được đánh số tức là Công ty sẽ được cấp một số tự động theo cấu trúc nhất định, ví dụ: 1234567 Canada Inc.. Số này thường được tạo ra dựa trên số đăng ký duy nhất. Quá trình đăng ký công ty được đánh số thường diễn ra nhanh hơn và chi phí có thể thấp hơn so với việc đăng ký tên riêng do không cần trải qua quá trình kiểm tra và phê duyệt tên phức tạp do không cần Báo cáo NUANS.

Tuy nhiên, mặc dù tên pháp lý của công ty là một dãy số, bạn vẫn có thể đăng ký thêm một “tên thương mại” (hay còn gọi là “doing business as” – DBA) để giao dịch với khách hàng dưới một tên gọi dễ nhớ và phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh của bạn. Việc đăng ký tên thương mại thường được thực hiện sau khi công ty đã được thành lập.

Chuẩn bị hồ sơ để thành lập công ty tại Canada

Soạn thảo Điều lệ công ty

Nội dung chính bắt buộc cần có trong Điều lệ công ty bao gồm:

• Tên Công ty;
• Địa chỉ Đăng ký;
• Thông tin Giám đốc ban đầu;
• Cấu trúc Vốn Cổ phần;

Chỉ định Giám đốc

Sau khi đã soạn thảo Điều lệ Thành lập, bước tiếp theo là chỉ định những người sẽ đảm nhận vai trò giám đốc của công ty. 

• Số lượng giám đốc tối thiểu: Theo quy định, công ty phải có ít nhất một giám đốc. Số lượng giám đốc tối đa có thể được quy định trong Điều lệ Công ty hoặc các văn bản pháp lý khác.
• Kiểm tra thông tin cư trú của giám đốc: 
  • Liên bang và một số tỉnh/lãnh thổ: Yêu cầu ít nhất 25% số lượng giám đốc phải là cư dân Canada. Cư dân Canada là công dân Canada hoặc thường trú nhân của Canada. Nếu công ty có dưới 4 giám đốc, thì ít nhất 1 người trong số đó phải là cư dân Canada.
  • Một số tỉnh khác (ví dụ: British Columbia – BC, New Brunswick – NB, Nova Scotia – NS…): Có những tỉnh không yêu cầu giám đốc phải là cư dân Canada. 

Nộp hồ sơ thành lập công ty tại Canada

Danh mục tài liệu cần chuẩn bị

• Điều lệ Thành lập;

• Báo cáo NUANS (NUANS Report) lưu ý Báo cáo NUANS có thời hạn trong vòng 90 ngày;

• Các thông tin/biểu mẫu bổ sung: Tùy thuộc vào cơ quan đăng ký (liên bang hoặc tỉnh/lãnh thổ) có thể sẽ yêu cầu thêm các tài liệu khác.

Nộp hồ sơ tại Cơ quan có thẩm quyền

• Đăng ký Liên bang: Hồ sơ cần được nộp cho Corporations Canada. Thông thường, quy trình nộp hồ sơ được thực hiện qua cổng trực tuyến trên trang web của Corporations Canada. Bạn sẽ cần tạo một tài khoản và làm theo hướng dẫn trên hệ thống. Trong một số trường hợp, có thể có tùy chọn nộp hồ sơ qua đường bưu điện, nhưng hình thức trực tuyến thường được khuyến khích vì nhanh chóng và tiện lợi hơn. 
• Đăng ký Tỉnh/Lãnh thổ: Hồ sơ cần được nộp cho Cơ quan Đăng ký Doanh nghiệp (Business Registry) của tỉnh hoặc lãnh thổ nơi bạn muốn thành lập công ty. Tương tự như liên bang, nhiều tỉnh/lãnh thổ hiện nay cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến. Một số tỉnh/lãnh thổ vẫn có thể chấp nhận nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại văn phòng.
• Sau khi hồ sơ của bạn được chấp nhận, cơ quan đăng ký sẽ tiến hành xử lý và cấp Giấy chứng nhận Thành lập (Certificate of Incorporation). Giấy chứng nhận này sẽ được gửi qua email nếu bạn nộp hồ sơ trực tuyến hoặc qua đường bưu điện đến địa chỉ đăng ký của công ty.