Hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê không?

Hóa đơn là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, chính vì vậy mà các quy định của pháp luật về hóa đơn luôn nhận được sự chú ý từ những người chủ doanh nghiệp cũng như bộ phận kế toán và các cá nhân khác có liên quan. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An xin giải đáp thắc mắc của quý khách hàng về câu hỏi: Hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê không?

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa là:

“Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Hóa đơn điện tử được chia thành hai loại, đó là:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: đây là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế bao gồm một dãy số trên hóa đơn điện tử, do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa khi dựa trên thông tin của người bán trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử được tổ chức, cá nhân bán hàng hóa gửi cho người mua khi không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê không?

Theo quy định tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung hiện thị trên hóa đơn đã quy định rằng đối với các dịch vụ xuất hóa đơn theo kỳ phát sinh thì được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê này sẽ được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

Ngoài ra, khi xuất hóa đơn trong trường hợp này, cần phải ghi rõ nội dung :”kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng... năm”.

Như vậy, có thể khẳng định rằng, hóa đơn điện tử chỉ được xuất kèm bảng kê trong trường hợp xuất theo kỳ phát sinh (ngày/tuần/tháng) đối với một số loại hàng hóa đặc thù như:  như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểmvà không được xuất kèm bảng kê đối với các trường hợp khác.

Doanh nghiệp lưu ý để thực hiện đúng và tránh xảy ra sai sót khi sử dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử.

Quy định về bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử

Điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về hình thức và nội dung của bảng kê khi xuất kèm hóa đơn điện tử như sau:

Về nội dung: Bảng kê phải thể hiện chính xác và đầy đủ về tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trong trường hợp sử dụng Bảng kê để liệt kê  các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

• Trong trường hợp người nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, Bảng kê phải có thêm phân thể hiện “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
• Bảng kê phải thể hiện chính xác tổng cộng tiền thanh toán và phần tổng cộng tiền thanh toán này phải giống với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Về hình thức: Tên hàng hóa, dịch vụ bán ra trong Bảng kê phải được kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Trong Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm”.

Xử phạt hành chính khi vi phạm quy định về việc sử dụng bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử

Theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP, đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ thì sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Ngoài việc bị xử phạt tiền ra, người bán còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập hóa đơn theo quy định khi người mua có yêu cầu.

Như vậy, đối với trường hợp người bán vi phạm quy định về việc xuất kèm bảng kê với hóa đơn điện tử thì có thể sẽ bị xử phạt số tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng và phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả nếu người mua hàng hóa, dịch vụ có yêu cầu.

Nội dung cơ bản của hóa đơn điện tử gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Tên liên hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
• Số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có);
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơnđối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà sẽ có những nội dung được phép lược bỏ, không cần xuất hiện trên hóa đơn điện tử.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của Đại ký thuế – Công ty Luật Việt An nhằm giải đáp thắc mắc về việc :”Hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê không?”. Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn chi tiết hơn, xin vui lòng liên hệ chúng tôi.