Lưu ý khi đàm phán soạn thảo hợp đồng

Đã từ lâu pháp luật về hợp đồng chiếm một vị trí rất quan trọng trong hệ thống pháp luật Việt Nam, bởi vì, hầu hết các giao dịch trong xã hội, dù có mục đích kinh doanh hay nhằm đáp ứng các nhu cầu sinh hoạt thông thường, đều liên quan đến hợp đồng. Chính vì lẽ đó mà các chế định về hợp đồng và các vấn đề liên quan đến hợp đồng trong Bộ luật Dân sự năm 2015 chiếm một vị trí nòng cốt với hơn 300 điều trên tổng số 689 điều. Mục đích của pháp luật về hợp đồng là nhằm bảo vệ quyền tự do ý chí của các bên. Quyền tự do ý chí này chỉ bị hạn chế bởi một số ngoại lệ nhằm bảo vệ trật tự công hoặc nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của bên thứ ba.

Pháp luật điều chỉnh hợp đồng tại Việt Nam

Pháp luật về hợp đồng của Việt Nam hiện nay được quy định trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau như Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật kinh doanh bảo hiểm…, tuy nhiên, Bộ luật Dân sự được coi là luật gốc quy định các vấn đề chung về hợp đồng, là nền tảng cho pháp luật về hợp đồng, điều chỉnh các quan hệ hợp đồng được xác lập trên nguyên tắc bình đẳng, tự nguyện, tự thoả thuận và tự chịu trách nhiệm.

Các quy định về hợp đồng trong Bộ luật Dân sự được áp dụng chung cho tất cả các loại hợp đồng, không phân biệt hợp đồng dân sự hay hợp đồng kinh tế, hợp đồng có mục đích kinh doanh hay hợp đồng nhằm đáp ứng các nhu cầu sinh hoạt hàng ngày. Trên cơ sở các quy định chung về hợp đồng của Bộ luật Dân sự, tuỳ vào tính chất đặc thù của các mối quan hệ hoặc các giao dịch, các luật chuyên ngành có thể có những quy định riêng về hợp đồng để điều chỉnh các mối quan hệ trong lĩnh vưc đó, ví dụ như các quy định về hợp đồng mua bán hàng hoá trong Luật Thương mại, hợp đồng bảo hiểm trong Luật kinh doanh bảo hiểm … Các quy định về hợp đồng trong Bộ luật Dân sự được coi là các quy định chung còn các quy định về hợp đồng trong các luật chuyên ngành được coi là các quy định chuyên ngành và các quy định này được ưu tiên áp dụng.

Pháp luật hợp đồng của Việt Nam hiện nay, tuy có một số hạn chế nhất định đang được các nhà làm luật tiếp tục sửa đổi, bổ sung để bắt kịp với thực tiễn xã hội nhưng nhìn chung được xem là khá tiến bộ và phù hợp với xu hướng phát triển kinh tế – xã hội trong thời kỳ hiện nay. Sau nhiều lần sửa đổi, bổ sung các chế định về hợp đồng đã phần nào quán triệt, thể chế hoá các chủ trương, chính sách về phát triển kinh tế – xã hội của nhà nước, cụ thể hoá các quyền về kinh tế, dân sự của công dân được ghi nhận trong Hiến pháp 2013 và đáp ứng được các yêu cầu trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Các quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng đã thể hiện quan điểm tăng cường quyền tự do hợp đồng thông qua việc các bên được toàn quyền quyết định về đối tác tham gia ký kết hợp đồng, hình thức hợp đồng, nội dung của hợp đồng và trách nhiệm của các bên khi có vi phạm.

Bộ luật Dân sự quy định những vấn đề chung về hợp đồng như khái niệm hợp đồng, giao kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng, chấm dứt hợp đồng … còn các luật chuyên ngành thì chỉ quy định các vấn đề mang tính đặc thù của hợp đồng trong các lĩnh vực khác nhau. Trong phạm vi bải nghiên cứu này, tác giả chỉ đề cập đến các vấn đề liên quan đến lỗi thường gặp trong quá trình tham gia, đàm phán, ký kết hợp đồng của doanh nghiệp, nhất là trong một số loại hợp đồng thông dụng.

Một số lỗi thường xảy ra trong quá trình đàm phán, soạn thảo hợp đồng

Thứ nhất, lỗi về hình thức hợp đồng

Về nguyên tắc, các bên có quyền tự do quyết định hình thức của hợp đồng. Hình thức hợp đồng có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, trừ một số trường hợp pháp luật yêu cầu hợp đồng phải được thể hiện bằng hình thức nhất định nhằm đảm bảo trật tự công, ví dụ như hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải được thể hiện bằng văn bản và phải công chứng.

Doanh nghiệp cần biết rằng, để phù hợp với xu thế phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, pháp luật cũng ghi nhận hình thức của hợp đồng có thể được thể hiện thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu và hình thức này được coi là hợp đồng bằng văn bản.

Trong trường hợp pháp luật yêu cầu hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thì phải tuân theo các quy định đó. Ví dụ như Hợp đồng mua bán quyền sử dụng đất, bất động sản là nhà chung cư, mua bán câc phương tiện như ôtô, tàu thủy… đều phải được lập thành văn bản và phải có công chứng (trường hợp mua bán các phương tiện như ôtô, tàu thủy mà bên bán không xuất hóa đơn đỏ). Nhiều trường hợp mua bán quyền sử dụng đất, tài sản quy định phải có công chứng… nhưng không có công chứng thì khi giao dịch khác được thiết lập song song với giao dịch này thì giao dịch có công chứng theo quy định của pháp luật được bảo vệ.

Thứ hai, về ký kết hợp đồng và việc uỷ quyền ký kết hợp đồng

Bộ luật Dân sự xác định thời điểm có hiệu lực của hợp đồng trên cơ sở công nhận hiệu lực của cam kết, thoả thuận của các bên, không phụ thuộc vào hình thức của hợp đồng. Do đó, về mặt nguyên tắc, hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được trả lời chấp nhận giao kết của bên được đề nghị. Hợp đồng cũng xem như được giao kết khi hết thời hạn trả lời mà bên nhận đề nghị vẫn im lặng, nếu các bên có thoả thuận im lặng là sự trả lời chấp nhận giao kết. Trên cơ sở hình thức của hợp đồng, pháp luật cũng quy định cụ thể đối với từng trường hợp, ví dụ, đối với hợp đồng được giao kết bằng lời nói thì thời điểm giao kết hợp đồng là thời điểm các bên đã thoả thuận về nội dung của hợp đồng; đối với hợp đồng được giao kết bằng văn bản thì thời điểm giao kết hợp đồng là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản.

Về mặt nguyên tắc, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng được tính từ thời điểm giao kết, tuy nhiên doanh nghiệp cần biết rằng vẫn có các ngoại lệ đó là khi các bên có thoả thuận khác, ví dụ hợp đồng được các bên ký vào ngày 01/01/2022 nhưng các bên thoả thuận là hợp đồng được coi là ký kết vào ngày 01/02/2022 hoặc khi pháp luật có quy định khác, ví dụ theo pháp luật về đất đai thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng thế chấp là thời điểm đăng ký chứ không phải là thời điểm các bên ký hợp đồng và công chứng xác nhận. Trên thực tế nhiều doanh nghiệp không biết rõ quy định này và vì một lý do nào đó mà không đăng ký nên rủi ro pháp lý là rất lớn.

Vấn đề uỷ quyền ký kết hợp đồng không được Bộ luật Dân sự quy định cụ thể, tuy nhiên, vì hợp đồng là một dạng của giao dịch dân sự cho nên có thể áp dụng các quy định về việc uỷ quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Theo đó cá nhân, người đại diện theo pháp luật của pháp nhân có thể uỷ quyền cho người khác xác lập, thực hiện hợp đồng theo chế định người đại diện.

Thứ ba, về thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng dân sự

Theo quy định hiện hành, thời hiệu khởi kiện để yêu cầu toà án giải quyết tranh chấp hợp đồng là hai năm kể từ ngày quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, pháp nhân và các chủ thể khác bị xâm phạm. Ví dụ, A và B ký hợp đồng mua bán hàng hoá vào ngày 01/01/2020, sau đó có tranh chấp xảy ra, quyền lợi của A bị vi phạm vào ngày 01/03/2020. A chỉ có thể khởi kiện yêu cầu toà án giải quyết trong khoảng thời gian kể từ khi quyền lợi bị xâm phạm là từ ngày 01/03/2020 đến hết ngày 01/03/2022 (là 2 năm kể từ ngày quyền lợi của A bị vi phạm). Thực tế nhiều doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh thường không biết về quy định này đẫn đến việc hết thời hạn khởi kiện, khi nộp đơn ra Tòa án trả lại đơn kiện do hết thời hạn khởi kiện mới biết thì đã muộn.

Những lỗi thường gặp khi đàm phán, giao kết hợp đồng thương mại quốc tế

So với hợp đồng thương mại trong nước, việc đàm phán để giao kết hợp đồng thương mại quốc tế thực chất là đàm phán với các doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp Việt Nam thường mắc phải những vấn đề sau đây:

Lỗi do không biết ngoại ngữ

Đàm phán về hợp đồng thương mại quốc tế có thông qua nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nhật, tiếng Trung Quốc … tuỳ theo đối tác ký kết hợp đồng sử dụng loại ngôn ngữ nào.Vì vậy, để có thể đàm phán về hợp đồng thương mại quốc tế thành công, các doanh nghiệp Việt Nam phải có các chuyên gia về ngôn ngữ.

Ngày nay, trong xu thế toàn cầu hoá, tiếng Anh là ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp cũng như trong quá trình đàm phán hợp đồng. Vì vậy, việc sử dụng tốt tiếng Anh sẽ là thế mạnh của những doanh nghiệp muốn hoạt động và phát triển trong thương trường quốc tế nói chung và trong đàm phán về hợp đồng thương mại quốc tế nói riêng. Sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong đàm phán về hợp đồng thương mại quốc tế sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam không chỉ tự tin, chủ động, độc lập trong đàm phán mà còn tiết kiệm được chi phí (ví dụ chi phí thuê phiên dịch, chi phí dịch tài liệu liên quan đến hợp đồng,…), giữ được bí mật nghề nghiệp, tạo sự nể trọng từ phía đối tác,… và nhất là tránh được các lỗi trong nội dung hợp đồng do không biết ngoại ngữ nên không hiểu hết ý của đối tác.

Không biết sử dụng nghệ thuật đàm phán

Nghệ thuật đàm phán thể hiện ở sự chuẩn bị tốt các phương án đàm phán để dễ dàng đối phó với mọi yêu cầu của phía đối tác. Một sự chủ quan, bất cẩn sẽ đẩy doanh nghiệp vào thế bị động. Trong trường hợp như vậy sẽ khó có được những hợp đồng thương mại có lợi cho mình.

Nghệ thuật đàm phán với đối tác nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải có sự hiểu biết về phong tục, tập quán, thói quen của nước đối tác cũng như môi trường kinh doanh của nước họ. Sự hiểu biết về tập quán kinh doanh của nước đối tác sẽ tạo cho doanh nghiệp Việt Nam có thể dễ dàng chia sẻ nhiều vướng mắc trong đàm phán, từ đó tạo thuận lợi khi đàm phán về từng điều khoản cụ thể trong hợp đồng.

Nghệ thuật đàm phán cũng đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải vừa có sự cương quyết, vừa có sự nhân nhượng với bàn hàng nước ngoài khi đàm phán về từng điều khoản cụ thể trong hợp đồng.

Không am hiểu luật pháp của nước bạn hàng và luật pháp quốc tế

Để tiết kiệm thời gian, việc nghiên cứu trước pháp luật nước ngoài, đặc biệt là pháp luật của nước bạn hàng cũng như pháp luật hoặc tập quán quốc tế là hết sức cần thiết. Sự hiểu biết này sẽ giảm thiểu được những sự bất đồng ý kiến và tiết kiệm thời gian đàm phán.

Không biết về nghiệp vụ buôn bán quốc tế

Điều này đòi hỏi người đi đàm phán phải có kiến thức tốt, chuyên sâu về nghiệp vụ thương mại quốc tế. Nói cách khác, những nguời đi đàm phán để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế phải là các nhà chuyên nghiệp về lĩnh vực thương mại quốc tế cụ thể mà họ chuẩn bị đàm phán. Ví dụ, đàm phán để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế mà đối tượng mua bán là những thiết bị phức tạp như máy bay, cột thu phát sóng truyền hình,… sẽ hoàn toàn khác với mua bán gạo, than đá, sắt thép. Hợp đồng vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển cũng sẽ có những tiêu chí kỹ thuật khác so với hợp đồng chuyển giao công nghệ liên quan đến vận hành một nhà máy lọc dầu,…

Trên đây là một số nội dung tư vấn của Luật Việt An về những lưu ý khi đàm phán soạn thảo hợp đồng. Nhằm giảm thiểu tối đa những rủi ro pháp lý của hợp đồng, Quý khách có nhu cầu soạn thảo hợp đồng, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất