Soạn thảo hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế

Phân phối là kênh trung gian bán hàng từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng hay các đại lý thứ cấp. Hoạt động phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ của thương nhân trên thị trường đặc biệt là trong bối cảnh giao thương giữa các quốc gia phát triển như hiện nay. Tuy nhiên, bên cạnh việc lựa chọn nhà phân phối phù hợp thì việc xây dựng được một hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế phù hợp giữa hai bên hay không là một câu chuyện khác. Sau đây, công ty Luật Việt An xin đưa ra những tư vấn về việc soạn thảo hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế như sau.

Căn cứ pháp lý

• Công ước Liên hợp quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (Công ước Viên 1980);
• Bộ Luật Dân sự Việt Nam 2015;
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005 sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022;
• Luật Thương mại Việt Nam 2005.

Khái quát chung về hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế

Thế nào là hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế?

Hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế là sự thỏa thuận giữa người bán (nhà sản xuất) và người mua (nhà phân phối), trong đó người bán giao cho người mua quyền kinh doanh một loại hàng hóa nhất định trong một phạm vi lãnh thổ xác định. Như vậy, sau khi nhập hàng từ nhà sản xuất, nhà phân phối sẽ nhân danh chính mình bán lại hàng hóa đó trong phạm vi hợp đồng dài hạn được ký kết giữa nhà hân phối và nhà sản xuất. Lúc này nhà phân phối sẽ là chủ sở hữu của hàng hóa, chịu trách nhiệm về mọi rủi ro đối với hàng hóa đó.

Sự khác biệt giữa hợp đồng phân phối và hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Có thể thấy hợp đồng phân phối mang bản chất pháp lý của hợp đồng mua bán hàng hóa nhưng vẫn có một vài điểm khác biệt, cụ thể:

• Hợp đồng phân phối hàng hóa là một hợp đồng dài hạn và có tính chất là một hợp đồng khung, trên cơ sở đó các bên có thể ký kết những hợp đồng mua bán hàng hóa cụ thể
• Hợp đồng phân phối thường có tính chất độc quyền, theo đó nhà sản xuất sẽ trao quyền cho nhà phân phối độc quyền mua và bán hàng hóa của mình tại một lãnh thổ nhất định và không trao quyền này cho bất kỳ nhà phân phối nào khác và ngược lại, nhà phân phối cũng sẽ chỉ được bán hàng hóa trong phạm vi lãnh thổ xác định và cam kết chỉ mua hàng từ nhà sản xuất đó.

Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế

• Điều ước quốc tế. Ví dụ: Công ước Viên 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế, Công ước Varsovie 1929 về vận tải hàng không quốc tế,…
• Pháp luật quốc gia
• Tập quán thương mại quốc tế. Ví dụ: Incoterms 2020; URC 522,…
• Án lệ quốc tế.

Các điều khoản cần có trong hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế

Thông tin các bên

Đây là điều khoản cơ bản của hợp đồng, nhằm xác định chủ thể của hợp đồng. Do đó, các bên cần cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về tên, địa chỉ, trụ sở.

Điều khoản chỉ định nhà phân phối

• Nhà Cung cấp sẽ chỉ định Nhà Phân phối của mình để bán hàng hóa trong khu vực xác định trong suốt thời hạn của hợp đồng.
• Tại điều khoản này, hai bên sẽ thỏa thuận nhà phân phối là độc quyền hoặc không được quyền (nếu nhà phân phối là độc quyền thì hai bên cần tuân thủ quy định của Luật Cạnh tranh).

Điều khoản cung cấp hàng hóa

Điều khoản này sẽ mô tả chi tiết hàng hóa cũng như những yêu cầu đối với hàng hóa đó:

• Tên hàng hóa: Các bên cần thỏa thuận để ghi tên hàng hóa trong hợp đồng một cách chi tiết và rõ ràng nhất. Ví dụ: tên hàng hóa kèm mã HS;
• Số lượng hàng hóa: các bên thỏa thuận về số lượng hàng tối thiểu/tối đa, thống nhất về đơn vị tính, dung sai,… trong mỗi đơn hàng;
• Chất lượng hàng hóa: các bên cần quy định rõ về việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, hàng hóa nên được kiểm tra 2 lần trước và sau khi giao hàng;
• Các giấy kiểm định chất lượng hàng hóa cần phải được đảm bảo có giá trị ở cả nước Nhà Cung cấp và nước Nhà Phân phối.

Điều khoản về giá hàng hóa

Các bên thống nhất về đồng tiền tính giá, mức giá và phương thức tính giá.

• Hai bên chủ thể cần thống nhất về đơn vị đồng tiền tính giá, đối với hợp đồng phân phối hàng hóa quốc tế thông thường đơn vị là USD.
• Nhà Cung cấp phải cung cấp cho nhà Phân phối các báo giá hàng hóa theo từng thời điểm và nếu có sự thay đổi nào thì cần phải báo trước một khoảng thời gian hợp lý (thời gian hợp lý sẽ cho các bên tự thỏa thuận).

Điều khoản thanh toán

Một vài lưu ý mà các bên cần quan tâm khi soạn thảo điều khoản này gồm:

• Đồng tiền thanh toán: có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá. Nếu không trùng nhau thì cần phải tính tỷ giá quy đổi. Do tỷ giá quy đổi có thể thay đổi theo thời gian, các bên nên thỏa thuận sẽ dùng tỷ giá quy đổi tại thời điểm nào, ví dụ: tại thời điểm giao kết hợp đồng , tại thời điểm giao hàng,…
• Thời hạn thanh toán: các bên cần thống nhất rõ thời hạn thanh toán. Ví dụ: Tiền hàng phải được thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn của Nhà Cung cấp
• Phương thức thanh toán: có thể là chuyển khoản, tiền mặt, thanh toán sử dụng chứng từ như L/C, D/P hoặc D/A, nhờ thu, điện chuyển tiền T/T,…
• Chứng từ thanh toán: quy định rõ ràng về việc thanh toán thực hiện khi có xuất trình đủ giấy từ: hối phiếu, hóa đơn, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, chứng nhận số lượng, chất lượng hàng,…

Điều khoản giao hàng

• Các bên thỏa thuận cụ thể địa điểm nhận hàng, thời gian giao và nhận hàng
• Phương thức giao hàng: đường thủy, đường bộ, đường sắt hoặc đường hàng không
• Các bên có thể lựa điều khoản giao hàng theo một số tập quán quốc tế thông dụng trong INCOTERMS như FOB, CIF, DAP,…
• Có thể giao toàn bộ hàng hoặc một phần, 1 lần hoặc nhiều lần. Nếu dọc đường đi cần phải thay phương tiện vận chuyển, hai bên có thể quy định cho phép chuyển tải.
• Trường hợp hảng gần cảng đến mà giấy tờ lại chậm hơn hành trình của hàng hóa, các bên có thể quy định “vận đơn đến chậm được chấp nhận”.

Điều khoản về quyền sở hữu trí tuệ

Nhà cung cấp cho phép nhà phân phối được quyền sử dụng nhãn hiệu của mình trong các hoạt động quảng cáo, sản phẩm marketing tuy nhiên nhà phân phối không được phép:

• Thực hiện điều chỉnh đối với hàng hóa hoặc bao bì hàng hóa trừ phi là cần thiết do yêu cầu của pháp luật.
• Sử dụng nhãn hiệu theo cách có thể làm ảnh hưởng đến đặc điểm nhận dạng, hay giá trị thương hiệu của nhà cung cấp.
• Sự dụng nhãn hiệu như một phần tên kinh doanh hoặc tên doanh nghiệp của nhà phân phối,…

Điều khoản về phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

• Đối với phạt vi phạm, theo pháp luật Việt Nam, mức phạt vi phạm là không quá 8% phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. Ngoài ra, các bên chỉ được áp dụng phạt vi phạm khi có điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng.
• Bồi thường thiệt hại được áp dụng mà không cần có sự thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng. Tuy nhiên cần lưu ý mức phạt không được vượt quá mức tổn thất và lợi nhuận mất đi mà các bên dự liệu khi giao kết hợp đồng.

Điều khoản bất khả kháng – miễn trách cho hành vi vi phạm hợp đồng

Các bên cần quy định rõ về các trường hợp mà khi xảy ra làm cho Hợp đồng không thể thực hiện được, song không bên nào phải chịu trách nhiệm. Cụ thể:

Một trường hợp chỉ được coi là rơi vào hoàn cảnh bất khả kháng và được miễn trách khi có đủ đồng thời cả 3 yếu tố sau:

• Xảy ra ngoài tầm kiểm soát;
• Không thể lường trước được;
• Không thể khắc phục được.

Ví dụ: Vào năm 2020 khi đại dịch Covid có nhiều diễn biến phức tạp, đã có nhiều quốc gia ban hành chỉ thị “Giãn cách toàn xã hội” khiến nhiều doanh nghiệp không có nhân lực để sản xuất dẫn hàng hóa khiến nhiều hoạt động xuất nhập khẩu bị gián đoạn. Trong tình huống này Nhà Phân phối nếu không thể giao hàng hóa như trong hợp đồng quy định thì cũng có thể được miễn trách nếu chứng mình được đâu là trường hợp bất khả kháng xảy ra đối với họ.

Do hợp đồng phân phối sẽ có nhiều đợt giao hàng khác nhau nên các bên cũng cần quy định các sự kiện bất khả kháng này sẽ chỉ tạm ngưng lần giao hàng này còn những lần giao hàng sau tiếp theo đó có thay đổi gì không.

Điều khoản luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

• Các bên cần quy định trong hợp đồng luật áp dụng thực hiện hợp đồng và luật áp dụng để giải quyết tranh chấp. Trong trường hợp các bên không thỏa thuận thì khi tranh chấp phát sinh, cơ quan tài phán sẽ quyết định chọn luật;
• Đối với việc giải quyết tranh chấp, các bên quy định rõ trong hợp đồng về phương thức lựa chọn khi có tranh chấp xảy ra: phương thức thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án.
• Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ cần quay vòng vốn nhanh chóng cũng như muốn đảm bảo được uy tín, hình ảnh doanh nghiệp, Công ty Luật Việt An đề xuất quý khách ưu tiên lựa chọn những phương thức phi tài phán, cụ thể là thương lượng hoặc hòa giải để những tranh chấp có thể được giải quyết một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.

Nếu quý khách có nhu cầu  tư vấn soạn thảo hợp phân phối hàng hóa quốc tế, vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn cụ thể và chi tiết nhất!