Thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết sau đây, Luật Việt An sẽ trình bày cách thức thành lập văn phòng đại diện công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) nước ngoài tại Việt Nam.

Nội dung chính bài viết

Cơ sở pháp lý

Luật Thương mại năm 2005;
Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của công ty TNHH nước ngoài tại Việt Nam
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu;
Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH nước ngoài tại Việt Nam

Công ty TNHH nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

Công ty TNHH đó đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;

Công ty TNHH đó đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc công ty TNHH nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Yêu cầu đối với văn phòng đại diện công ty TNHH nước ngoài tại Việt Nam

Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH nước ngoài tại Việt Nam

STT	Tên tài liệu	Lưu ý
1	Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện	Theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT Do đại diện có thẩm quyền của công ty TNHH nước ngoài ký
2	Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty TNHH nước ngoài	Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3	Văn bản của công ty TNHH nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện	Bản dịch, có chứng thực
4	Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty TNHH nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty TNHH nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;	Bản dịch, có chứng thực
5	Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;	Bản dịch, có chứng thực
6	Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh công ty TNHH nước ngoài có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.	Bản dịch, có chứng thực các tài liệu
7	Văn bản ủy quyền cho Luật Việt An thực hiện thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện (trường hợp công ty không thể đi cùng để làm thủ tục)	Bản dịch, có chứng thực nếu ký và đóng dấu tại nước ngoài. Trường hợp ký tại Việt Nam phải được công chứng.

Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi công ty TNHH nước ngoài dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty trách nhiệm hữu hạn nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty TNHH nước ngoài tại Việt Nam theo mẫu trên.
Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty TNHH nước ngoài ký và đóng dấu hồ sơ.
Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép (Sở Công thương hoặc Ban quản lý) nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty TNHH nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc công ty TNHH nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định cụ thể tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép tiếp tục thực hiện:

Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty TNHH nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện

Thủ tục khắc dấu được thực hiện tại Phòng Quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội của Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính của Văn phòng đại diện.

Hồ sơ khắc dấu gồm:

Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao có chứng thực CMND/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thay mặt thực hiện thủ tục. Giấy ủy quyền phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc.

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty trách nhiệm hữu hạn nước ngoài tại Việt Nam

Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện

Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.

Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm đăng ký thuế cho nhân viên làm việc tại văn phòng phát sinh thu nhập chịu thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự

Văn phòng đại diện có thể thực hiện đăng ký mã số đơn vị đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

Quý khách hàng có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH nước ngoài tại Việt Nam xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!