Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Mã số mã vạch là một giải pháp nhằm tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý hàng hóa với một loại mã hiệu đặc biệt. Mã số mã vạch của hàng hoá bao gồm hai phần: mã số của hàng hoá và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc. Trong bài viết này, Luật Việt An hướng dẫn quý khách hàng thủ tục đăng ký Mã số mã vạch tại Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia – Việt Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam (GS1)

Doanh nghiệp có bắt buộc đăng ký mã số mã vạch sản phẩm không?

Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân;Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng:

• Loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều);
• Tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác);
• Chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID)
• Các công nghệ nhận dạng khác

Căn cứ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN:

• Tổ chức, cá nhân sử dụng mã số, mã vạch có tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” do tổ chức GS1 cấp cho GS1 Việt Nam: phải đăng ký sử dụng mã số, mã vạch.
• Tổ chức, cá nhân sử dụng mã số, mã vạch không theo chuẩn của tổ chức Mã số, Mã vạch quốc tế GS1: không phải đăng ký sử dụng mã số, mã vạch.

Như vậy, thủ tục đăng ký mã số mã vạch trên hàng hóa không phải yêu cầu bắt buộc, có nghĩa là doanh nghiệp có thể sử dụng mã số mã vạch hoặc không nhưng nếu những doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng mã vạch trên sản phẩm thì bắt buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Theo Điều 19c Nghị định 132/2008/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 74/2018/NĐ-CP, thủ tục đăng ký mã số mã vạch được tiến hành như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:

• Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 132/2008/NĐ-CP:
  
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Bước 2: Đăng ký tài khoản & kê khai thông tin

Trường hợp nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công trực tuyến, người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Sau khi kê khai thông tin tại bước 2, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia – Việt Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam (GS1). Kèm theo hồ sơ Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.

Cơ quan nộp: Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia – trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Địa chỉ: Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ công trực tuyến

• Trường hợp nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu.
• Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện phải nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu.

Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

Bước 4: Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia xử lý hồ sơ

Trường hợp hồ sơ đăng ký không đầy đủ theo quy định:

• Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia thông báo cho tổ chức, cá nhân để sửa đổi, bổ sung thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc các kênh thông tin của tổ chức, cá nhân đăng ký.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo, tổ chức, cá nhân sửa đổi, bổ sung hồ sơ đã đăng ký

Trường hợp hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân đóng các khoản phí theo quy định: Trong thời hạn 10 ngày, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản điện tử.

Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến nhưng đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản giấy: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân đóng các khoản phí theo quy định, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản giấy.

Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

Sau khi được cấp tiền tố mã doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khai báo, cập nhật và cung cấp thông tin liên quan về tổ chức, cá nhân sử dụng mã số, mã vạch vào cơ sở dữ liệu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quản lý tại địa chỉ http://vnpc.gs1.gov.vn, bao gồm tối thiểu các nội dung sau:

• GTIN;
• Tên sản phẩm, nhãn hiệu;
• Mô tả sản phẩm;
• Nhóm sản phẩm (các loại sản phẩm có tính chất giống nhau);
• Tên doanh nghiệp;
• Thị trường mục tiêu;
• Hình ảnh sản phẩm.

Ngoài ra, sau khi được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch, nếu tổ chức, cá nhân có nhu cầu xác nhận chất lượng mã số, mã vạch phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 15426-1 và ISO/IEC 15426-2 hoặc các tiêu chuẩn quốc gia tương ứng thì tổ chức, cá nhân thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Mức lệ phí đăng ký mã số mã vạch

Theo Khoản 4 Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC, khi nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch như sau:

Lưu ý duy trì phí hàng năm khi sử dụng mã số mã vạch

Khi nhận được Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm:

• Nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch cho năm đầu tiên theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC, (năm được cấp mã số mã vạch);
• Các năm tiếp theo, thời hạn nộp phí chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm.

Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí) như sau:

Lưu ý: Trường hợp tổ chức, cá nhân được nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30/6 nộp 50% (năm mươi phần trăm) mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch nêu trên.

Thông tin mã số mã vạch của các quốc gia trên thế giới

Cấu trúc mã số mã vạch các nước

Trên mỗi sản phẩm, nếu mọi người nhìn thấy các vạch đen trắng song song, xếp xen kẽ nhau và phía dưới có thêm số phía dưới thì đây chính là mã số mã vạch (MSMV).

Mỗi mã số mã vạch của hàng hóa sẽ bao gồm hai thành phần là mã số bao gồm các dãy số, sử dụng để phân định sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức và mã vạch để các thiết bị đọc (phần mềm quét mã) có thể tự động truy xuất được thông tin sản phẩm, đối tượng một cách nhanh chóng, chính xác.

Về mã số hàng hóa của các nước

Hiện nay, trong giao dịch thương mại tồn tại 2 hệ thống mã số (hay còn gọi là code number) về hàng hóa cơ bản là UPC được sử dụng tại thị trường Canada và Hoa Kỳ, còn một loại là mã số EAN được sử dụng rộng rãi ở hầu hết thị trường trên thế giới.

• Hệ thống UPC: là hệ thống mã số thuộc quyền quản lý của Hội Đồng Mã Thống Nhất Mỹ UCC, có mặt trên thị trường từ năm 1970 và giờ được sử dụng chủ yếu tại Canada và Hoa Kỳ.
• Hệ thống EAN: được thiết lập bởi các sáng lập viên của 12 nước Châu Âu và được sử dụng từ năm 1974, nhưng sau đó đã nhanh chóng phát triển và sử dụng hầu hết ở các nước trên thế giới. Hiện tại, trong hệ thống mã số EAN cho sản phẩm bán lẻ sẽ được chia thành 2 loại là EAN 13 và EAN 8.

Thường để có thể biết được hàng hóa của nước nào, được sản xuất ở quốc gia nào mọi người sẽ dựa vào 3 số đầu tiên trên mã số là mã quốc gia. Ví dụ, sản phẩm mang mã vạch Việt Nam có đầu số là 893, Trung Quốc là 690 – 699, Hoa Kỳ và Canada là 000 – 019,…

Về mã vạch sản phẩm các nước

• Mã vạch được ký hiệu bởi những sọc đen trắng song song xếp xen kẽ nhau, được đặt ngay phía trên mã số để các thiết bị, máy quét có thể đọc được thông tin phân định của mỗi sản phẩm, đối tượng được gắn mã.
• Mã vạch thể hiện mã số EAN sẽ được gọi là mã vạch EAN hoặc mã đa chiều rộng, bởi vì khoảng cách của mỗi module vạch đen trắng sẽ có chiều rộng tiêu chuẩn là 0.33mm. Đồng thời, loại mã vạch này thường sẽ có mức độ bão hòa cao hơn, nhưng độ tin cậy sẽ thấp hơn nên mỗi khi sử dụng mã doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng.

Một số câu hỏi liên quan

Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch là bao lâu?

Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch hết thời hạn hiệu lực phải tiến hành thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận.

Khi nào phải tiến hành thủ tục cấp lại của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch?

Cấp lại giấy chứng nhận trong trường hợp tổ chức, cá nhân có giấy chứng nhận còn hiệu lực nhưng bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân.

Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong trường hợp cấp lại ghi theo thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch đã được cấp.

Có được bán, chuyển nhượng mã số mã vạch không?

Theo Điều 19b Nghị định 132/2008/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 74/2018/NĐ-CP, tổ chức sử dụng mã số, mã vạch theo chuẩn của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1 và có tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” không bán, chuyển nhượng quyền sử dụng mã số, mã vạch cho tổ chức khác.

Khi không có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch, có cần nộp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch không?

Theo Điều 19b Nghị định 132/2008/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 74/2018/NĐ-CP, khi tổ chức không có nhu cầu sử dụng mã số, mã vạch hoặc chấm dứt hoạt động thì phải thông báo bằng văn bản và nộp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Dịch vụ tư vấn đăng ký mã số mã vạch của Công ty Luật Việt An

• Tư vấn các qui định của pháp luật liên quan đến hoạt động đăng ký và sử dụng mã số mã vạch;
• Tư vấn tính hiệu quả trong việc sử dụng mã số mã vạch;
• Soạn thảo hồ sơ, đại diện cho khách hàng thực hiện việc đăng ký mã doanh nghiệp tại Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia – Việt Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam (GS1);
• Hướng dẫn khách hàng cách tạo và quản lý mã mặt hàng để quản lý hàng hoá của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.

Qúy khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục về đăng ký mã số mã vạch, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!