Tư vấn thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài

Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế toàn cầu, ngày càng có nhiều doanh nghiệp nước ngoài chọn Việt Nam làm thị trường đầu tư. Văn phòng đại diện là một hình thức hiện diện thương mại của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam. Tuy nhiên, khi hoạt động tại đây, các văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thuế tại Việt Nam. Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài.

Văn phòng đại diện nước ngoài là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Luật Thương mại 2005 thì thương nhân nước ngoài có quyền thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Theo đó, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép (Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005). 

• Tuy nhiên, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại chứ không được thực hiện các hoạt động trực tiếp sinh lời tại Việt Nam; vì vậy, nghĩa vụ thuế của một văn phòng đại diện nước ngoài hẹp hơn so với một công ty. 
• Theo khoản 3 Điều 17 Luật Thương mại 2005 thì văn phòng đại diện có quyền tuyển dụng người lao động Việt Nam hoặc nước ngoài để làm việc tại văn phòng và đây cũng là căn cứ duy nhất làm phát sinh nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện nước ngoài.

Tư vấn thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Tại khoản 1 Điều 2 Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp 2008, được sửa đổi bổ sung năm 2014, năm 2020 quy định như sau: “Người nộp thuế thu nhập doanh nghiệp là tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có thu nhập chịu thuế theo quy định của Luật này”. 

Căn cứ Điều 17, Điều 18 Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện không được phép giao kết, thực hiện các hoạt động có sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Các hoạt động được thực hiện chỉ bao gồm các hoạt động xúc tiến thương mại như khuyến mại, quảng cáo, trưng bày, …

Do đó, văn phòng đại diện không phải là người nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thuế giá trị gia tăng

Tại Điều 4 Luật thuế Giá trị gia tăng 2008, được sửa đổi bổ sung năm 2013, 2014, 2016 quy định: “Người nộp thuế giá trị gia tăng là tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi là cơ sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi là người nhập khẩu).”

Như vậy, văn phòng đại diện không tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam nên không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên, văn phòng đại diện có thể phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng trong một số trường hợp:

• Mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp trong nước: Văn phòng đại diện phải trả thuế giá trị gia tăng đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ.
• Nhập khẩu hàng hóa: Văn phòng đại diện phải nộp thuế giá trị gia tăng khi nhập khẩu hàng hóa.

Thuế môn bài (lệ phí môn bài)

Tại khoản 6 Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 22/2020/NĐ-CP quy định:

“Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:

… 6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).”

Đồng thời, căn cứ theo Công văn 1279/TCT-CS năm 2017 của Tổng cục Thuế, có thể xác định hai trường hợp:

• Nếu văn phòng đại diện nước ngoài có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài;
• Nếu văn phòng đại diện nước ngoài không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa thì không phải nộp lệ phí môn bài. 

Mức thuế môn bài đối với văn phòng đại diện nước ngoài là 1.000.000 đồng/năm (Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP).

Thuế thu nhập cá nhân

Văn phòng đại diện tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện nên phải có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung qua các thời điểm, văn phòng đại diện phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi trả lương cho nhân viên.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện

Với những người lao động làm việc tại văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì thu nhập chịu thuế chính là tiền lương, tiền công được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, được sửa đổi bổ sung năm 2012, 2014, 2024. Nghĩa vụ kê khai, khấu trừ, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động làm việc tại văn phòng đại diện nước ngoài là trách nhiệm của chính văn phòng đại diện đó.

Trong quá trình quyết toán thuế, văn phòng đại diện có thể xem xét và liệt kê các khoản thu nhập cá nhân thuộc diện được miễn thuế, giảm thuế để làm hồ sơ xin miễn, giảm thuế. Theo quy định tại khoản 1 Điều 80 Luật Quản lý thuế năm 2019 thì:

“1. Hồ sơ miễn thuế, giảm thuế đối với trường hợp người nộp thuế tự xác định số tiền thuế được miễn, giảm bao gồm:

1. a) Tờ khai thuế;
2. b) Tài liệu liên quan đến việc xác định số tiền thuế được miễn, giảm.”

Đối tượng chịu thuế thu nhập cá nhân tại văn phòng đại diện nước ngoài

Theo Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, được sửa đổi bổ sung năm 2012, 2014, 2024, đối tượng chịu thuế tại văn phòng đại diện nước ngoài có thể là cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú, cụ thể:

Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:

• Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam;
• Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.
• Kỳ tính thuế: theo năm.

Cá nhân không cư trú:

• Là người không đáp ứng điều kiện trên
• Kỳ tính thuế: theo từng lần phát sinh thu nhập.

Theo đó, có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo một trong hai trường hợp sau:

• Có nơi ở đăng ký thường trú theo quy định của pháp luật về cư trú;
• Có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về nhà ở, với thời hạn của các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế.

Ngoài ra, quá trình quyết toán thuế cũng giúp các văn phòng đại diện có căn cứ để hoàn thuế nếu số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế thực chất phải nộp. Quyết toán thuế là một quá trình phức tạp và liên quan đến nhiều quy định pháp luật.

Đăng ký thuế thu nhập cá nhân cho người lao động tại tại văn phòng đại diện nước ngoài

Theo Điều 27 Nghị định 65/2013/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 91/2014/NĐ-CP, Nghị định 12/2015/NĐ-CP, việc đăng ký thuế thu nhập cá nhân như sau:

• Cá nhân có thu nhập chịu thuế thực hiện đăng ký thuế để được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho bản thân và cho mỗi người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.
• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế thực hiện đăng ký thuế để được cơ quan thuế cấp mã số thuế.

Đồng thời, căn cứ Công văn 1200/BTC-TCT, có thể hiểu: Văn phòng đại diện nước ngoài phải thực hiện đăng ký thuế để được cấp Mã số thuế nộp thay theo quy định. Văn phòng đại diện nước ngoài sử dụng mã số thuế nộp thay để khấu trừ, nộp thay thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân làm việc tại văn phòng đại diện nước ngoài hoặc khấu trừ, nộp thuế thay cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài (nếu có).

Trên đây là tư vấn thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài. Nếu Quý khách gặp khó khăn hoặc có nhu cầu tư vấn về quá trình quyết toán thuế và các quy định, thủ tục về thuế, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để biết thêm chi tiết.