Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một nguồn thu quan trọng của ngân sách nhà nước, là công cụ để điều chỉnh sự phân bổ hiệu quả của các nguồn lực trong nền kinh tế, thúc đẩy hoặc ngăn chặn sự phát triển của một số ngành hàng hoặc một số loại hàng hóa. Đây là công cụ để điều chỉnh, phân phối lại thu nhập xã hội, giúp giảm bớt khoảng cách giàu nghèo bằng cách áp dụng các loại thuế có tính chất tiến hoặc các loại miễn giảm thuế cho các đối tượng nộp thuế có thu nhập thấp hoặc gặp khó khăn. Khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì kế toán cần xác định các khoản chi phí được trừ nhằm đảm bảo tính đúng số thuế và quyền lợi của doanh nghiệp.

Định nghĩa chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là những khoản chi phí đáp ứng các điều kiện sau:

• Các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi có đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi có hóa đơn giá trị lớn hơn hoặc bằng 20 triệu đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng – không dùng tiền mặt.

Các chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí nguyên vật liệu

Đối với phần chi phí này, doanh nghiệp tự cân đối và xây dựng định mức hao hụt – sử dụng nguyên vật liệu. Định mức này thường được xây dựng và lên kế hoạch từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất và được lưu trữ, quản lý tại doanh nghiệp. Chi phí được trừ bao gồm các khoản chi mua nguyên vật liệu, hàng hóa trong phạm vi định mức mà doanh nghiệp đã xây dựng.

Chi phí lãi vay

• Đối tượng cho vay là cá nhân: Lãi suất vay không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đi vay. Đồng thời, khi trả lãi vay thì phải khấu trừ 5% thuế thu nhập cá nhân trên phần lãi chi trả của cá nhân đó.
• Đối tượng cho vay là doanh nghiệp – không phải là tổ chức tín dụng: Khi trả tiền lãi vay, doanh nghiệp phải yêu cầu bên cho vay xuất hóa đơn
• Điều kiện chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN:
• Hợp đồng vay
• Chứng từ thanh toán séc hoặc ủy nhiệm chi
• Đối tượng cho vay là ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng: Phải tuân thủ theo lãi suất công bố. Trường hợp này không yêu cầu bên đi vay phải thanh toán qua ngân hàng, có thể thanh toán bằng tiền mặt.
• Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác. Khi đó, khoản chi phí này được tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi phí khấu hao tài sản cố định

• Các khoản chi cho việc mua tài sản cố định phục vụ cho người lao động tham gia làm việc tại công ty như: nhà nghỉ, nhà ăn, nhà vệ sinh, cơ sở y tế, nội thất, nhà để xe, bể nước sạch,…
• Các khoản khấu hao tài sản cố định đứng tên công ty hoặc tài sản cố định thuê mua tài chính.
• Các phần trích khấu hao nằm trong khung mức quy định của Bộ Tài chính
• Đối với doanh nghiệp kinh doanh nhóm ngành như vận tải hành khách, khách sạn, du lịch: Phần trích khấu hao từ nguyên giá là xe ô tô phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì được tính toàn bộ vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
• Đối với doanh nghiệp ngoài 3 nhóm ngành kinh doanh như vận tải hành khách, khách sạn, du lịch: Chi phí hợp lý khi tính khấu hao ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống là phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá từ 1.6 tỷ đồng trở xuống và tài sản phải đứng tên doanh nghiệp .
• Khấu hao với công trình trên diện tích đất sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản khấu hao tài sản cố định khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh dưới 9 tháng do sản xuất theo mùa vụ: trong trường hợp nếu tài sản cố định đứng tên thuộc sở hữu của doanh nghiệp và đang sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên phải tạm dừng hoạt động do mùa vụ nhưng tài sản cố định này vẫn tiếp tục được sử dụng để phục vụ sản xuất thì trong quá trình tạm ngưng đó, các khoản trích khấu hao của tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Chi phí mua hàng không có hóa đơn

Chi mua hàng hóa, dịch vụ mua vào lập đính kèm bảng kê theo mẫu số 01/TNDN nhưng không lập kèm bảng kê chứng từ thanh toán cho người bán trong các trường hợp sau đây:

Điều kiện ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp:

Chi phí thuê nhà, thuê tài sản

• Chi phí thuê kho bãi, nhà xưởng, nhà kho phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải đăng ký với cơ quan nhà nước quản lý.
• Chi trả tiền thuê nhà, thuê tài sản cho cá nhân tổ chức có chứng từ và hóa đơn hợp lệ.
• Chi phí thuê nhà, thuê tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đối với trường hợp trong hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thay tiền thuế thuê tài sản cho cá nhân thì hồ sơ hợp lệ để được tính là chi phí được trừ, gồm:
• Hợp đồng cho thuê
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà, thuê tài sản
• Chứng từ nộp thuế thuê tài sản thay cho cá nhân
• Đối với chi phí sửa chữa trong quá trình thuê tài sản: Nếu trong hợp đồng có ghi rõ bên thuê phải có trách nhiệm sửa chữa trong thời gian thuê thì khoản chi phí này được tính là chi phí được trừ. Doanh nghiệp được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần nhưng thời gian phân bổ tối đa là 36 tháng.
• Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân: Trong hợp đồng có điều khoản thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN. Đồng thời, doanh nghiệp đứng ra nộp thuế thay chủ nhà thì doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp phần tiền phải trả cho thuê tài sản và phần thuế nộp thay cho chủ nhà. Doanh nghiệp phải đăng ký hồ sơ khai thuế thuê tài sản cho chủ nhà với cơ quan thuế tại nơi phát sinh địa điểm cho thuê.

Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động

• Các khoản chi phải được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng thỏa thuận lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
• Phải có chứng từ thanh toán lương kèm chữ ký của lao động.

Các khoản phụ cấp như cơm, đồng phục, điện thoại, tăng ca; chi phí công tác; chi phí đóng bảo hiểm tự nguyện

• Các khoản chi phụ cấp này được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp hoặc có hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp pháp.
• Các khoản chi phải có phiếu chi thanh toán tiền lương và bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động.
• Chi phí trích đóng bảo hiểm tự nguyện được tính khi lao động tham gia đầy đủ các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc và doanh nghiệp không còn nợ tiền bảo hiểm theo quy định của nhà nước.

Các khoản phúc lợi cho nhân viên

• Quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
• Hợp đồng dịch vụ, kinh tế, thanh lý hợp đồng,..
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ hợp pháp như hóa đơn dịch vụ công ty du lịch, hóa đơn ăn uống, hóa đơn đóng học phí,…
• Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa làm quà tặng hoặc tặng hàng khuyến mãi cho nhân viên thì phải lập hóa đơn GTGT.
• Tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Chi tiền thưởng cho sáng kiến, cải tiến, nghiên cứu khoa học

• Quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp về viêc chi thưởng cho sáng kiến, cải cách, nghiên cứu khoa học và có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải cách.
• Chi tài trợ nghiên cứu khoa học phải theo chương trinh của nhà nước.
• Biên bản xác nhận đầy đủ chữ ký giữa bên tài trợ, bên thưởng và bên nhận tài trợ, nhận thưởng.
• Nếu thưởng hoặc tài trợ bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán.
• Nếu thưởng hoặc tài trợ bằng tiền phải có chứng từ chi tiền.

Các khoản trích lập dự phòng

• Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: phải có hóa đơn chứng từ thanh toán hợp pháp hợp lệ mua hàng hóa, dịch vụ, xác định được hàng tồn khi thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
• Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi: phải có chứng từ gốc hoặc chứng minh được khách hàng nợ chưa trả như hơp đồng kinh tế, khế ước nhận nợ, bản đối chiếu công nợ,…
• Khoản dự phòng tổn thất đầu tư tài chính: phải là chứng khoán đã được niêm yết hoặc đã đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán trong nước mà doanh nghiệp đang đầu từ và giá trị chứng khoán thực tế trên thị trường thấp hơn giá trị mà doanh nghiệp đang đầu tư và ghi nhận trong sổ sách tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
• Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Phải có hợp đồng kinh tế, hợp đồng công trình xây dựng và thể hiện rõ điều khoản bảo hành, sửa chữa như trong hợp đồng đã cam kết giữa hai bên.
• Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: phải có quyết định, tờ trình của ban giám đốc, giám đốc công ty về khoản chi lập dự phòng.

Chi phí hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng

• Có hóa đơn chứng từ hợp pháp khi mua hàng hóa làm quà tặng. Nếu khoản chi mua hàng hóa có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT khi cho, biếu, tặng quà hoặc hàng khuyến mã cho khách hàng.
• Kê khai, tính nộp thuế GTGT như hóa đơn xuất bán cho khách hàng.
• Giá tính thuế GTGT đối với hàng cho, biếu, tặng được xác định theo giá bán cùng loại hoặc giá của hàng hóa tương đương.
• Khoản chi thực tế phải liên quan đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

Chi phí tiền điện nước thuê văn phòng công ty, địa điểm kinh doanh

• Có hợp đồng thuê địa điểm và trên hợp đồng có nêu rõ bên nào chi trả khoản tiền điện nước này.
• Có hóa đơn tiền điện nước.
• Có chứng từ thanh toán tiền điện nước. Trường hợp công ty thanh toán cho chủ cho thuê thì chứng từ thanh toán tiền điện nước phù hợp với số lượng điện nước thực tế tiêu thụ của công ty.

Quý khách hàng có bất kỳ khó khăn hoặc câu hỏi liên quan đến các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN năm 2025, vui lòng liên hệ Đại lý thuế Việt An để được luật sư tư vấn cụ thể nhất.