Điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Thành lập văn phòng đại diện là một trong những hình thức hiện diện thương mại phổ biến của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam nhằm khảo sát thị trường và tìm kiếm đối tác. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ trình bày những nội dung pháp lý liên quan đến điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
• Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.
• Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Số lượng Văn phòng đại diện

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều kiện về trụ sở của Văn phòng đại diện

• Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
• Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Điều kiện về tên Văn phòng đại diện

• Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Chế độ báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Các trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:

• Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Tài liệu này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Các tài liệu, trừ khi được quy định rõ ràng, phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

• Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.
• Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy phép thành lập

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành:

• Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện

Thủ tục khắc dấu được thực hiện tại Phòng Quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội của Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính của Văn phòng đại diện.

Hồ sơ khắc dấu gồm:

• Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao có chứng thực CMND/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thay mặt thực hiện thủ tục. Giấy ủy quyền phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc.

Bước 4: Đăng ký cấp mã số thuế cho Văn phòng đại diện thương nhân

Hồ sơ cấp mã số thuế cho văn phòng đại diện phải được nộp cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ xin cấp mã số thuế gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế
• Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thay mặt thực hiện thủ tục.

Thời hạn cấp mã số thuế: 05 – 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Ưu điểm của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam giúp các nhà đầu tư nước ngoài có một văn phòng hợp pháp tại Việt Nam, được tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến các hợp đồng mua bán với các đối tác kinh doanh địa phương, tìm kiếm và phát triển các sản phẩm, tìm kiếm cơ hội cho việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ…
• Những người lao động nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể sẽ được cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú 02 (hai) năm tương đương visa nhiều lần cho bản thân và các thành viên trong gia đình.
• Văn phòng đại diện có thể hỗ trợ nhiều công việc kinh doanh cho thương nhân nước ngoài nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh được các rủi ro phát sinh từ các thủ tục hành chính ở địa phương như không phải chịu thuế môn bài, không phải lập sổ kế toán hay phải thực hiện các thủ tục kiểm toán độc lập.

Nhược điểm của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không phát sinh lợi nhuận.
• Thời hạn giấy phép thành lập và hoạt động bị giới hạn trong 5 năm, có thể được cấp lại bằng thời hạn trước đó nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
• Không được giao kết hợp đồng, không được sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng đã được ký kết bởi thương nhân nước ngoài.
• Chỉ được chi tiêu trong phạm vi ngân sách từ thương nhân nước ngoài chuyển vào, không nhận thêm thu nhập từ bất kỳ nguồn nào khác.

Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!