Quy định về hóa đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp

Trong suốt quá trình hoạt động của mình, hóa đơn gia tăng hay còn gọi là hóa đơn VAT là một loại hóa đơn không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ có hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra, đây là yếu tố quan trọng để các doanh nghiệp thực hiện kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo tháng/theo quý. Mặc dù vậy, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ hoặc còn bỏ ngỏ những quy định của pháp luật liên quan tới hóa đơn giá trị gia tăng. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An xin giới thiệu tới Qúy khách hàng về quy định về hóa đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp.

Khái niệm về hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung cấpdịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Như vậy, những doanh nghiệp nào thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ thì sẽ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho những hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đó cung cấp.

Quy định đối với hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra

Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Thời điểm lập hóa đơn đối với các loại hàng hóa, dịch vụ là khác nhau. Cụ thể:

• Hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, không phân biệt đã hay chưa thu được tiền.
• Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm của mỗi lần giao hàng, bàn giao dịch vụ. Trong hóa đơn phải ghi rõ khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được giao tương ứng.

Ngoài ra, còn có một số những trường hợp cụ thể khác được quy định về thời điểm lập hóa đơn, bao gồm dịch vụ viễn thông, bất động sản và các lĩnh vực đặc thù khác.

Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.

Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra

• Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);
• Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
• Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;

Một số lưu ý đặc biệt khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng

• Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;
• Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở KHĐT và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.
• Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư (www.hapi.gov.vn) và vào website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn) để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.

Quy định đối với hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào

Để hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật thuế hiện hành doanh nghiệp cần phải lưu ý đặc biệt dối với hóa đơn giá trị tăng tăng đầu vào của doanh nghiệp. Hóa đơn giá trị gia tăng có thể được thanh toán bằng phương thức chuyển khoản hoặc tiền mặt, tuy nhiên đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên sẽ có quy định khác.

Đối với hóa đơn đầu vào có giá trị dưới 20 triệu

Hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu là hóa đơn giá trị gia tăng có tổng giá trị sau thuế nhỏ hơn 20 triệu. Đối với loại hóa đơn này, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng hai phương thức: tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.

Theo quy định tại khoản 5 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 và Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính, trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp có giá dưới 20 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu thanh toán bằng tiền mặt mà chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Như vậy, đối với trường hợp mua nhiều hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp mà xuất nhiều lần và tổng giá trị các hóa đơn trên 20 triệu thì cũng được coi như là  xuất hóa đơn trên 20 triệu và phải thực hiện thanh toán bằng cách chuyển khoản.

Đối với hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên

Điều kiện bắt buộc với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Một số lưu ý cụ thể:

• Hóa đơn được thanh toán làm nhiều lần: Khi thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.
• Đối với hóa đơn mua cùng trong một ngày: Trường hợp trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị tính thuế giá trị gia tăng. Do đó cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày cần rà soát tránh trường hợp số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng.
• Chuyển tiền qua ngân hàng: Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tài khoản chuyển khoản thanh toán phải được đăng ký theo mẫu 08 với cơ quan thuế theo qui định tại Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 173/2016/TT-BTC.
• Thời điểm thanh toán: Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.

Lưu ý khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với tài sản cố định

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng (chưa tính thuế giá trị gia tăng) thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ.

Nếu tài sản cố định là máy móc, thiết bị thuộc các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 12 Thông tư 219/2013/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung Thông tư 151/2014/TT-BTC thì không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (kể cả thuế giá trị gia tăng của hoạt động đi thuê những tài sản, máy móc, thiết bị này và thuế GTGT đầu vào khác liên quan đến tài sản, máy móc, thiết bị như bảo hành, sửa chữa) mà tính vào nguyên giá của tài sản cố định hoặc chi phí được trừ theo quy định.

Đối với hóa đơn thuê văn phòng, trụ sở

Nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ, nhà của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng. Do đó bên cho thuê phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Hiện nay, theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, trong trường hợp trong hợp đồng thuê các bao gồm điều khoản là doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp sẽ thực hiện nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà.

Đối với phần chi phí cho thuê, mặc dù không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nhưng doanh nghiệp vẫn có thể được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nếu như có đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định.

Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán

Đối với hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ vẫn được khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở doanh nghiệp.

Xử lý tình huống khi bị mất hóa đơn đầu vào

Trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì phải lập biên bản ghi nhận sự việc giữa bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ với doanh nghiệp, đồng thời lập thông báo mất hóa đơn với cơ quan thuế.

Sau đó, doanh nghiệp sao chụp lại hóa đơn và bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải ký xác nhận và đóng dấu (nếu có) để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Cách tra cứu thông tin hóa đơn của đối tác

Do quy định về hóa đơn điện tử đã được áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp từ ngày 1/7/2022 theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, nên việc tra cứu hóa đơn hiện nay trở nên dễ dàng hơn cho các doanh nghiệp. Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra việc phát hành hóa đơn của bạn hàng, doanh nghiệp đối tác là kiểm tra tại trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Trong mọi trường hợp doanh nghiệp không được mua bán hoá đơn, nếu vi phạm tuỳ theo mức độ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Với những lưu ý nhỏ về quy định về hóa đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp nhưng rất cần thiết sẽ giúp ích rất nhiều trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp kinh doanh. Luật Việt An luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và giải đáp các thắc mắc từ phía doanh nghiệp.