Thủ tục cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội

Đối với bất kỳ quốc gia nào, bảo hiểm xã hội (BHXH) luôn là trụ cột quan trọng nhất của hệ thống an sinh xã hội. Chính sách BHXH được ban hành và thực thi nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, người sử dụng lao động. Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ được ban hành ngày 04/01/2021 quy định về việc đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu phải thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị để có thể giao dịch với cơ quan BHXH. Vậy để hoàn thiện thủ tục cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội gồm có các bước nào?

Cơ sở pháp lý

• Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 sửa đổi, bổ sung năm 2015, 2018, 2019.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp.
• Quyết định số 922/VBHN-BHXH ngày 05/04/2023 quy định về việc ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì?

Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là một dãy số duy nhất được cấp cho các đơn vị, tổ chức tham gia bảo hiểm xã hội để quản lý việc nộp và chi tiền đóng BHXH giữa đơn vị tham gia và cơ quan BHXH. Cụ thể:

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định:

“1. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.”

Ngoài ra tại Điều 5 Nghị định 122/2020/NĐ-CP quy định:

“3. Mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh, văn phòng đại diện được sử dụng làm mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội”.

Như vậy, mã đơn vị bảo hiểm xã hội cũng là mã số thuế của doanh nghiệp đó. Mỗi đơn vị chỉ được cấp 1 mã số đơn vị duy nhất và sử dụng cho đến khi đơn vị đó dừng hoạt động. Hiện nay mã đơn vị BHXH được tạo, gửi và nhận tự động bởi hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, hệ thống thông tin đăng ký thuế và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (quy định tại khoản 3 Điều 8 Nghị định này).

Quy định về thời gian nộp hồ sơ cấp mã đơn vị BHXH

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH hay thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật. Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 99 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định:

“1. Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

1. a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội”.

Như vậy, trong thời hạn 30 ngày kể từ khi giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng các đơn vị phải nộp hồ sơ để được cấp mã đơn vị BHXH. Sau khi được cấp mã BHXH đơn vị mới có thể thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH và thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH.

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH

Sau khi đăng ký tham gia BHXH lần đầu và được cơ quan BHXH thông qua đơn vị sẽ được cấp mã đơn vị BHXH. Như vậy, thủ tục cấp mã đơn vị BHXH chính là thủ tục để đăng ký tham gia BHXH lần đầu của đơn vị, doanh nghiệp đó.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký cấp mã đơn vị BHXH

Căn cứ vào Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/04/2017 quy định về hồ sơ tham gia BHXH lần đầu của đơn vị gồm các giấy tờ sau:

Đối với đơn vị sử dụng lao động, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH)
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN. BHTNLĐ, BNN (Mẫu D2-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH)

Đối với người lao động, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bao gồm:

• 1 tờ khai tham gia và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH).
• Trường hợp người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn cần mang theo giấy tờ chứng minh.

Đối với người lao động nước ngoài, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bao gồm:

• 1 tờ khai tham gia và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH).
• Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc ký mới ở nước sở tại.
• Có giấy phép hành nghề tại Việt Nam.

Lưu ý: Ngoài các giấy tờ nêu trên đơn vị cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau để làm căn cứ điền thông tin:

• Hợp đồng lao động.
• Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, CMND/CCCD của người lao động.

Theo Quyết định số 772/QĐ-BHXH ngày 15/06/2018 hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, nếu hồ sơ không yêu cầu nộp bản chính thì người/ doanh nghiệp làm đơn có thể sử dụng bản photocopy và đối chiếu với bản chính.

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH trực tiếp

Đơn vị thực hiện xin cấp mã đơn vị BHXH đồng thời đăng ký tham gia BHXH cho các lao động. Thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH gồm các bước như sau:

• Bước 1: Đơn vị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tham gia BHXH lần đầu theo quy định.
• Bước 2: Đơn vị nộp tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT cho cơ quan BHXH huyện/quận nơi đơn vị, doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
• Bước 3: Nhận kết quả báo về qua địa chỉ Email đăng ký về việc được cấp mã đơn vị BHXH. Trong khoảng thời gian từ 1-7 ngày làm việc cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị.

Sau khi đã xác nhận đăng ký thành công mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ khai báo tăng, giảm lao động. Mã đơn vị này sẽ được sử dụng trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị khi làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH qua mạng

Hiện nay, bảo hiểm xã hội đã triển khai hình thức đăng ký mã đơn vị qua mạng nhằm tối ưu, đơn giản hóa thủ tục cho các đơn vị thông qua các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang website: http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để tiến hành đăng ký.

Bước 2: Tại góc phải màn hình, bạn nhấp chọn “Đăng ký”.

Sau đó, người làm đơn cắm thiết bị chữ ký số (USB Token) vào máy tính có cài đặt Java. Tiếp theo, nhấp chọn “Đăng ký” để tiến hành đăng ký.

Bước 3: Cập nhật các thông tin theo yêu cầu bao gồm:

• Mã số thuế: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp
• Tên đơn vị: Nhập đầy đủ tên đơn vị đăng ký
• Địa chỉ
• Email
• Điện thoại
• Tỉnh/ Thành phố
• Cơ quan BHXH quản lý
• Tên liên hệ
• Điện thoại liên hệ
• Chọn chữ ký số

Sau khi nhập đủ, chọn “Đăng ký” màu xanh bên dưới. Các mục có dấu * là các mục bắt buộc phải nhập thông tin.

Sau đó màn hình sẽ hiện thông báo “Đăng ký thông tin tài khoản thành công” nếu người nhập đã nhập đủ thông tin. Hệ thống sẽ gửi thông tin xác nhận vào email mà đơn vị đã khai báo trước đó.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp không có chữ ký số thì chọn không có chữ ký số.

Bước 4: Kiểm tra email đăng ký

Tài khoản và mật khẩu truy cập sẽ được gửi vào email đăng ký. Sau khi nhận được thông tin tài khoản, bạn tiến hành đăng nhập trên cổng thông tin BHXH Việt Nam để có thể tra cứu, nộp hồ sơ,… .

Như vậy khi thực hiện đăng ký mã đơn vị theo cách này, đơn vị có thể giảm thiểu được các công tác giấy tờ khi làm hồ sơ. Đồng thời cũng tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện. Thời gian trả kết quả nhanh chỉ từ 3-5 ngày. Tuy nhiên để thực hiện được thủ tục đăng ký cấp mã đơn vị BHXH qua mạng, doanh nghiệp phải làm chữ ký số và cài đặt Java vào máy tính sử dụng.

Hướng dẫn cách tra cứu mã đơn vị BHXH

Để tra cứu mã đơn vị bảo hiểm xã hội, hiện nay quý doanh nghiệp có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Tra cứu mã đơn vị BHXH qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

• Truy cập trang web Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam – gov.vn. Sau đó, chọn chức năng “Tra cứu trực tuyến” và chọn mục “tra cứu đơn vị tham gia BHXH”.
• Nhập các thông tin gồm tỉnh thành, cơ quan BHXH và mã số thuế doanh nghiệp của đơn vị, tổ chức cần tra cứu. Bạn sẽ thấy được “mã đơn vị bảo hiểm xã hội” của đối tượng tra cứu.

Cách 2: Tra cứu mã đơn vị BHXH qua cơ quan BHXH.

• Liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi đơn vị, tổ chức đăng ký tham gia BHXH để yêu cầu tra cứu mã đơn vị BHXH.
• Lưu ý: cần mang theo giấy tờ chứng minh nhân thân hoặc giấy tờ ủy quyền của người có quyền hạn.

Quý khách hàng có nhu cầu đăng ký cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được chúng tôi hỗ trợ tốt nhất!