5 điều cần lưu ý khi mở công ty TNHH hoặc cổ phần

Khởi nghiệp và thành lập doanh nghiệp là bước đi quan trọng đối với bất kỳ ai mong muốn phát triển sự nghiệp kinh doanh. Trong số các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần là hai mô hình phổ biến nhất nhờ những ưu điểm về pháp lý, vốn và cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, để việc thành lập công ty diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, quý khách cần nắm rõ một số điểm mấu chốt trước khi bắt đầu. Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ 5 điều cần lưu ý khi mở công ty TNHH hoặc cổ phần, từ lựa chọn loại hình phù hợp đến các thủ tục pháp lý quan trọng. 5 lưu ý bao gồm:

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào phù hợp nhất để khởi nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mục tiêu kinh doanh, vốn đầu tư, trách nhiệm pháp lý, quy trình thành lập, lĩnh vực đầu tư. Nên tùy vào từng trường hợp khác nhau mà loại hình doanh nghiệp phù hợp.

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Ưu điểm

• Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân nên cần phân biệt rõ giữa tài sản của doanh nghiệp và tài sản của các thành viên công ty.
• Khi một thành viên muốn chuyển nhượng phần vốn góp, các thành viên còn lại trong công ty có quyền ưu tiên mua lại phần vốn này.

Nhược điểm

• Do việc các thành viên công ty chỉ chịu trách nhiệm trong phần vốn góp cảu mình vào doanh nghiệp nên điều này sẽ chuyển rủi ro sang cho doanh nghiệp.
• Việc huy động vốn của loại hình này khá hạn chế do không được phát hành cổ phiếu.

Công ty TNHH một thành viên

Ưu điểm

• Các thành viên công ty chỉ phải chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.
• Số lượng thành viên không nhiều nên dễ dàng trong việc quản lí, kiểm soát.

Nhược điểm

• Không được phát hành cổ phiếu nên khả năng huy động vốn không cao.
• Các quy định pháp luật điều chỉnh chặt chẽ.

Công ty Cổ phần

Ưu điểm

• Có tư cách pháp nhân vì vậy các cổ đông chỉ phải chịu trách nhiệm trong phạm vi phần vốn góp của mình vào công ty, điều này giúp hạn chế rủi ro cho các cổ đông khi góp vốn khi đầu tư vào công ty.
• Có quyền phát hành chứng khoán nên khả năng huy động vốn là rất lớn vì vậy công ty dễ dàng trong việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh…
• Không giới hạn số lượng thành viên tối đa vì vậy phạm vi các đối tượng được tham gia vào công ty cổ phần rất rộng.

Nhược điểm

• Do Công ty cổ phần không giới hạn số lượng thành viên vì vậy việc tổ chức, quản lí điều hành công ty phức tạp hơn nhiều so với các loại hình doanh nghiệp khác.
• Loại hình này chịu sự kiểm soát chặt chẽ của pháp luật.
• Quyền của những người điều hành bị hạn chế trong một số trường hợp phải được sự thông qua của Hội đồng cổ đông.

Xác định ngành nghề kinh doanh chính xác

Việc xác định ngành nghề kinh doanh chính xác là 1 trong 5 điều cần lưu ý khi mở công ty TNHH hoặc cổ phần.

• Căn cứ theo Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định thì Doanh nghiệp không bị hạn chế số lượng, quy mô, ngành nghề đăng ký kinh doanh, nhưng phải xác định được ngành, nghề kinh doanh chính
  • Tuy nhiên trên thực tế, khi thành lập công ty, mọi người thường có xu hướng đăng ký nhiều mã ngành để tránh tình trạng phải làm thủ tục bổ sung ngành nghề trong quá trình hoạt động. Nếu đăng ký một cách vô tội vạ có thể gây ra khó khăn không cần thiết, mất thời gian và công sức khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh.
  • Ví dụ: Một doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành dịch vụ bảo vệ (không phải ngành nghề chính) với vốn điều lệ là 10 tỷ đồng. Tuy nhiên, đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, yêu cầu vốn pháp định tối thiểu là 1 triệu đô la Mỹ (tương đương khoảng 23 tỷ đồng). Do không đáp ứng được yêu cầu về vốn pháp định, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp chắc chắn sẽ bị từ chối. Điều này khiến doanh nghiệp phải tốn thêm thời gian để chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ, gây chậm trễ không cần thiết trong quá trình thành lập.
• Trước khi tiến hành soạn thảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, tổ chức có thể tham khảo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để lập danh sách các ngành, nghề dự kiến đăng ký kinh doanh. Ngoài việc ghi rõ tên ngành, nghề, doanh nghiệp cần lưu ý ghi chính xác mã ngành cấp bốn tương ứng.
  • Trong trường hợp muốn thể hiện chi tiết hơn về nội dung hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn một ngành cấp bốn cụ thể, sau đó mô tả rõ hoạt động kinh doanh chi tiết ngay bên dưới. Tuy nhiên, nội dung chi tiết này phải đảm bảo phù hợp với phạm vi của ngành cấp bốn đã lựa chọn. Ví dụ: Tên ngành: Sản xuất giường, tủ, bàn ghế (Chi tiết: Sản xuất giường, tủ, bàn ghế bằng gỗ); Mã ngành: 3100
  • Ngoài ra, đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác thì ngành, nghề kinh doanh được ghi theo ngành, nghề quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đó. Ví dụ: Tên ngành: Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất (Chi tiết: Dịch vụ môi giới bất động sản; Tư vấn bất động sản; Quản lý bất động sản; Sàn giao dịch bất động sản; (Căn cứ: Điều 55, Điều 61, Điều 67 Luật Kinh doanh bất động sản 2023)); Mã ngành: 6820

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác

Căn bản hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH hoặc công ty cổ phần sẽ giống nhau. Tuy nhiên, mỗi 1 loại hình sẽ có 1 số những đặc trưng và lưu ý khác biệt.

Khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của thông tin. Đặc biệt, cần chú ý đến Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền.

Đối với công ty TNHH:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản chính thức để đăng ký thành lập công ty.
• Điều lệ công ty: Quy định các điều khoản về hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên.
• Danh sách thành viên: Phải đầy đủ thông tin cá nhân của các thành viên (nếu là công ty TNHH 2 thành viên trở lên).
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp;
• Bản sao chứng minh thư/căn cước công dân/hộ chiếu của thành viên/người đại diện, trừ trường hợp cổ đông cá nhân đã có số định danh cá nhân.
• Giấy tờ chứng minh vốn điều lệ: Nếu vốn điều lệ được góp bằng tài sản, cần có chứng cứ hợp lệ.
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An

Đối với công ty cổ phần:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Tương tự như công ty TNHH.
• Điều lệ công ty: Quy định các điều khoản về hoạt động, quyền và nghĩa vụ của cổ đông.
• Danh sách cổ đông sáng lập: Phải đầy đủ thông tin cá nhân của các cổ đông sáng lập.
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp;
• Bản sao chứng minh thư/căn cước công dân/hộ chiếu của cổ đông: Để xác minh danh tính của các cổ đông, trừ trường hợp cổ đông cá nhân đã có số định danh cá nhân.
• Giấy tờ chứng minh vốn điều lệ: Nếu vốn điều lệ được góp bằng tài sản, cần có chứng cứ hợp lệ.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định thành lập công ty cổ phần: Văn bản chính thức thể hiện quyết định thành lập công ty.
• Bản sao có công chứng của các tài liệu liên quan (nếu có): VD: Quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của các tổ chức góp vốn.

Lưu ý chung:

• Bản sao phải được công chứng: Tất cả các bản sao giấy tờ tùy thân phải được công chứng.
• Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ: Sai sót trong hồ sơ có thể dẫn đến việc từ chối đăng ký.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi nộp: Tránh việc phải bổ sung thêm giấy tờ sau khi nộp hồ sơ.
• Nộp hồ sơ đúng địa chỉ: Nộp hồ sơ tại Sở Tài Chính (Sở KH&ĐT cũ) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Nộp hồ sơ qua mạng (nếu có): Một số tỉnh, thành phố cho phép nộp hồ sơ trực tuyến.

Hiểu rõ quy định về vốn

Hiện nay, pháp luật không có quy định về số vốn điều lệ tối thiểu khi thành lập doanh nghiệp, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp đăng ký ngành nghề có điều kiện thì phải đảm bảo vốn điều lệ, vốn pháp định hay vốn ký quỹ của ngành nghề đó. Ví dụ: Công ty du lịch thì phải ký quỹ tại ngân hàng từ 250.000.000 đồng

Lưu ý: Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày thành lập, quý khách phải góp đủ số vốn đã đăng ký hoặc phải tiến hành thủ tục giảm vốn điều lệ. Tuy vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều không góp đủ số vốn cam kết trong thời hạn 90 ngày, dẫn đến khả năng có thể bị xử phạt trong trường hợp có cơ quan chức năng kiểm tra đột xuất.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần xác định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp – người có thẩm quyền thay mặt công ty thực hiện các công việc như: ký kết văn bản, hợp đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có thể đảm nhiệm các chức danh như: Giám đốc/Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH), hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).

Hiện nay, pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu mà người đại diện theo pháp luật phải sở hữu trong doanh nghiệp. Theo đó:

• Một cá nhân có thể là người đại diện theo pháp luật cho nhiều công ty;
• Người đại diện theo pháp luật có thể góp vốn hoặc chỉ được thuê để đảm nhiệm vị trí này, không bắt buộc phải là cổ đông hoặc thành viên góp vốn.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về 5 điều cần lưu ý khi mở công ty TNHH hoặc cổ phần. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn pháp lý xung quanh đến doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.