Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải thay đổi một số thông tin như địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, thay đổi người đại diện theo pháp luật…để đảm bảo cho định hướng sản xuất, kinh doanh của mình. Bước đầu tiên để thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là chuẩn bị hồ sơ thay đổi. Tùy thuộc vào nội dung thay đổi mà hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ khác nhau.

Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể phải thực hiện thay đổi kinh doanh khi có sự thay đổi về các nội dung sau:

Doanh nghiệp bao gồm doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn nước ngoài. Doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tương tự nhau, gồm các thông tin thay đổi sau:

• Thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp;
• Thay đổi tên doanh nghiệp;
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Thay đổi thành viên/cổ đông của công ty;
• Thay đổi chủ sở hữu, chủ doanh nghiệp;
• Thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp;
• Thay đổi ngành nghề kinh doanh;
• Thay đổi nội dung đăng ký thuế…

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh cá thể

Hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh

• Thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh được thực hiện theo thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh do chủ hộ kinh doanh ký mẫu Phụ lục III-2 ban hành kèm theo Thông tư số 02/2023/TT-BKHĐT.
  
• Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi chủ hộ kinh doanh

• Thông báo thay đổi chủ hộ kinh doanh do chủ hộ kinh doanh cũ và chủ hộ kinh doanh mới ký hoặc do chủ hộ kinh doanh mới ký trong trường hợp thay đổi chủ hộ kinh doanh do thừa kế mẫu Phụ lục III-3 ban hành kèm theo Thông tư số 02/2023/TT-BKHĐT.
  
• Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc mua bán trong trường hợp bán hộ kinh doanh; hợp đồng tặng cho đối với trường hợp tặng cho hộ kinh doanh; bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thay đổi chủ hộ kinh doanh do thừa kế;
• Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thay đổi chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;
• Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh cá thể

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh do chủ hộ kinh doanh ký mẫu Phụ lục III-2 ban hành kèm theo Thông tư số 02/2023/TT-BKHĐT.
• Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh.

Đối doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

• Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính được thực hiện theo thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc đổi tên doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi tên công ty

• Thông báo tên công ty được thực hiện theo thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
  
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi tên công ty.
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty một thành viên về việc thay đổi tên công ty.
• Điều lệ công ty theo thông tin tên công ty mới (để lưu).

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật mẫu Phụ lục II-2 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
  
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới;
• Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;
• Hoặc Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.

Hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty

• Thông báo tăng vốn điều lệ công ty được thực hiện theo Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi tăng vốn điều lệ công ty.
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, chủ sở hữu đối với công ty một thành viên về việc tăng vốn điều lệ công ty.
• Điều lệ công ty theo thông tin vốn điều lệ mới (để lưu).

Hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty

• Trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi vốn điều lệ.
• Báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ trong trường hợp giảm vốn điều lệ theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Điều lệ công ty theo thông tin vốn điều lệ mới (để lưu).

Hồ sơ thay đổi ngành nghề công ty

• Thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh được thực hiện theo thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
• Biên bản họp về việc thay đổi, bổ sung ngành, nghề kinh doanh của công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
• Quyết định về việc thay đổi, bổ sung ngành, nghề kinh doanh của công ty
• Điều lệ công ty theo thông tin ngành nghề kinh doanh mới (để lưu).

Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, Văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Hồ sơ thay đổi chi nhánh, Văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh rất đơn giản, bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Trường hợp thay đổi người đứng đầu chi nhánh, Văn phòng đại diện cần chuẩn bị bản công chứng CCCD/ Hộ chiếu người đứng đầu mới;
• Văn bản ủy quyền và Công chứng CCCD/ Hộ chiếu của người được ủy quyền.

Lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Lưu ý khi thay đổi tên công ty

• Tên mới của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.
• Doanh nghiệp thay đổi tên cần chú ý các dấu hiệu nhận diện thương hiệu doanh nghiệp.
• Nếu công ty thực hiện chuyển đổi loại hình doanh nghiệp về cơ bản vẫn giữ được tên cũ.

Lưu ý khi đổi tên hộ kinh doanh

• Tên riêng của hộ kinh doanh không được trùng với tên của hộ kinh doanh đã đăng ký.
• Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
• Không được sử dụng các cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” để đặt tên hộ kinh doanh.

Lưu ý khi thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp

• Địa chỉ của trụ sở chính phải được xác định cụ thể, rõ ràng để tiện liên lạc.
• Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt tại chung cư có chức năng để ở. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp không cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh thay đổi đối với doanh nghiệp đặt tại căn hộ nhà chung cư, nhà tập thể dạng chung cư.

Lưu ý khi bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh mới

• Đối với các ngành nghề cũ chưa áp mã ngành nghề phải thực hiện mã hóa ngành nghề cho các ngành nghề cũ theo mã ngành cấp 4.
• Đối với các ngành nghề bổ sung mới cũng cần áp mã ngành nghề theo mã ngành cấp 4 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
• Đối với ngành nghề chưa có mã ngành nhưng có văn bản chuyên ngành ghi nhận ngành nghề thì áp mã ngành tương tự và trích dẫn chi tiết theo quy định của văn bản pháp luật liên quan.
• Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, trước khi kinh doanh phải đáp ứng điều kiện, cấp giấy phép kinh doanh nếu có.

Lưu ý khi thay đổi tăng vốn điều lệ công ty

• Doanh nghiệp được phép tăng vốn theo nhu cầu và phải thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tăng vốn.
• Khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp là tổ chức phải góp vốn tăng bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản công ty. Đối với cá nhân góp vốn thì có thể lựa chọn hình thức góp vốn bằng chuyển khoản hoặc nộp tiền mặt.
• Khi tăng vốn có thể sẽ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế môn bài bổ sung theo quy định.

Lưu ý khi thay đổi giảm vốn điều lệ công ty

• Doanh nghiệp chỉ được giảm vốn khi đã hoạt động từ 02 năm trở lên, phải đáp ứng điều kiện và chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm đang sở hữu.
• Doanh nghiệp giảm vốn điều lệ cần lưu ý ngành nghề yêu cầu vốn pháp định.
• Trong quá trình làm thủ tục giảm vốn, cơ quan nhà nước có thể yêu cầu doanh nghiệp chứng minh về việc đã góp đủ vốn.

Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

• Một công ty có thể có một hoặc nhiều đại diện theo pháp luật.
• Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp.
• Cá nhân từng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản thì cũng không được làm người đại diện pháp luật mới cho công ty.
• Người đại diện là người đi thuê công ty cần lưu giữ Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm với người đại diện mới.
• Nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp…

Một số câu hỏi liên quan

Thời gian thay đổi đăng ký kinh doanh là bao lâu?

Thời gian thay đổi tính từ ngày hồ sơ thay đổi được nộp và chấp nhận hợp lệ là 03 ngày làm việc.

Thay đổi giấy phép kinh doanh có thể làm online được không?

Hiện nay việc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng là bắt buộc, không còn nhận hồ sơ trực tiếp. Trừ trường hợp đối với các doanh nghiệp thành lập đã lâu rất lâu nhưng chưa gộp mã số thuế thì phải nộp trực tiếp trên Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt địa chỉ trụ sở chính.

Trường hợp thay đổi địa chỉ có cần nộp kèm kết quả chốt thuế do cơ quan thuế cấp?

Khi thay đổi trụ sở khác dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế trước. Trong hồ sơ thay đổi địa chỉ không phải nộp kèm kết quả mẫu 09 của cơ quan thuế.

Công ty cổ phần thay đổi vốn điều lệ hồ sơ phải nộp kèm danh sách cổ đông không?

Đối với công ty cổ phần, khi thay đổi vốn điều lệ không phải nộp kèm Danh sách cổ đông.

Trường hợp chỉ thay đổi thông tin đăng ký thuế có cần nộp kèm Biên bản và quyết định trong hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh?

Khi thay công ty chỉ thay đổi thông tin đăng ký thuế, hồ sơ thay đổi chỉ gồm Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền. Hồ sơ thay đổi không phải nộp kèm Biên bản họp và quyết định thay đổi.

Trường hợp Đại hội đồng cổ đông ủy quyền cho Hội đồng quản trị thay đổi vốn điều lệ, hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh phải nộp những gì?

Trường hợp Đại hội đồng cổ đông thông qua việc chào bán cổ phần để tăng vốn điều lệ, đồng thời giao Hội đồng quản trị thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ hồ sơ đăng ký tăng vốn điều lệ phải có các giấy tờ như đã hướng dẫn nêu trên và kèm theo Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc chào bán cổ phần để tăng vốn điều lệ, trong đó nêu rõ số lượng cổ phần chào bán và giao Hội đồng quản trị thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt bán cổ phần; Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc đăng ký tăng vốn điều lệ công ty sau khi kết thúc mỗi đợt bán cổ phần.

Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh của Công ty luật Việt An

• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi tên công ty.
• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi địa chỉ trụ sở.
• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi vốn điều lệ.
• Tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi ngành nghề đăng ký kinh doanh.
• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để chuyển nhượng vốn, thay đổi tỷ lệ sở hữu vốn trong công ty.
• Tư vấn các thủ tục sau thay đổi ;
• Tư vấn đăng ký tài khoản của doanh nghiệp với Sở Kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Hướng dẫn khách hàng viết hóa đơn, thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành.
• Xác nhận nghĩa vụ thuế khi thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh….
• Tư vấn các vấn đề pháp lý phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Việt An về hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh. Quý khách có bất kỳ vướng mắc nào hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ kịp thời.