Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hiện nay do nhu cầu tiếp cận thị trường càng mở rộng, các công ty, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện trên nhiều địa bàn khác nhau. Thành lập văn phòng đại diện là hoạt động nhằm mục đích thành lập đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp tại một địa điểm khác với trụ sở để thực hiện hoạt động giao dịch nhưng không phát sinh hoạt động kinh doanh thông qua việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và hoàn thiện các điều kiện pháp lý liên quan, cơ sở vật chất, nhân sự. Để thành lập văn phòng đại diện, bên cạnh việc thực hiện theo đúng thủ tục được quy định thì công ty, doanh nghiệp cần lưu ý về hồ sơ thành lập. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

Hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam

Các loại hình văn phòng đại diện tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Căn cứ theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện công ty nước ngoài (văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài) tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam nhằm mục đích tìm hiểu thị trường, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại được pháp luật Việt Nam cho phép để thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh cho công ty nước ngoài.

Văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Văn phòng đại diện (VPĐD) công ty Việt Nam chính là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;
• Văn phòng đại diện công ty không được phép thực hiện chức năng kinh doanh (tức các hoạt động sinh lời, có phát sinh doanh thu) của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ tập trung khai thác các quy định về hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung 2025.

Chức năng văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh  vì mục đích sinh lời, phát sinh doanh thu. Thông thường, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể thực hiện một số chức năng như sau:

• Thực hiện chức năng thông tin liên lạc, cung cấp thông tin;
• Thực hiện chức năng xúc tiến thương mại:
  • Hỗ trợ tiếp cận thị trường, đối tác mới, thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp;
  • Nghiên cứu, thăm dò thị trường, quảng bá thương hiệu để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hóa, cung ứng và tiêu dùng dịch vụ thương mại;
  • Xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân;
• Thực hiện chức năng hỗ trợ: Báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;

Ngoài ra, đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thực hiện hoạt động như sau:

• Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;
• Thực hiện chức năng xúc tiến thương mại:
  • Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân;
  • Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thực hiện chức năng hỗ trợ: Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện.

Có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện trong cùng 1 tỉnh được không?

Văn phòng đại diện có chức năng chính là đại diện cho quyền lợi của doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động liên lạc, giao dịch, nghiên cứu thị trường và không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi. Căn cứ theo quy định tại khoản 1, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, “Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính”. Như vậy, doanh nghiệp có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện trong cùng 1 tỉnh. Tuy nhiên cần lưu ý thực hiện theo đúng thủ tục quy định.

Mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty Việt Nam

Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khách hàng cần chuẩn bị những tài liệu sau để Luật Việt An hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Theo Mẫu số 17, Phụ lục I ban hành theo Thông tư 68/2025/TT-BTC);
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh (Bản sao chứng thực) của:
  • Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
  • Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên do Chủ tịch hội đồng ký (Bản sao chứng thực);
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
• Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (Bản sao chứng thực);
• Giấy phép hoặc văn bản chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trường hợp doanh nghiệp là tổ chức tín dụng thuộc loại hình công ty trách nhiệm hoặc công ty cổ phần, khi đăng ký văn phòng đại diện ở trong nước (Bản sao chứng thực);
• Các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện (Bản sao chứng thực);
  • Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu;
  • Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật);
• CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ (Bản sao chứng thực).

Lưu ý: Trường hợp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Tại Quyết định 2354/QĐ-BTC ngày 3/7/2025, Bộ Tài chính công bố chi tiết thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh (đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh) (Mã hồ sơ TTHC: 2.002069) và căn cứ theo quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tiến hành chuẩn bị hồ sơ với các tài liệu theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo phương thức nộp trực tuyến tới Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện;
• Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Việc nộp qua mạng thông tin điện tử được thực hiện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia theo địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
• Người uỷ quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Bên cạnh việc nộp hồ sơ, doanh nghiệp đồng thời nộp lệ phí đăng ký kinh doanh và lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

• Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ.
• Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, công bố thông tin văn phòng đại diện;
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp;
• Trường hợp từ chối phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Khắc dấu cho văn phòng đại diện

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, văn phòng đại diện thực hiện khắc dấu.

Thủ tục về thuế

• Nếu doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng lao động và lương cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện thì doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân tập trung tại doanh nghiệp.
• Trường hợp văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì văn phòng đại diện phải đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn phòng đại diện.

Treo biển cho văn phòng đại diện

Biển hiệu của văn phòng đại diện cần đầy đủ những thông tin sau:

• Tên của văn phòng đại diện;
• Địa chỉ của văn phòng đại diện;
• Cơ quan chủ quản của văn phòng đại diện.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!