Mẫu hồ sơ đề nghị không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Mẫu hồ sơ đề nghị không thuộc diện cấp giấy phép lao động năm 2026 là cơ sở pháp lý bắt buộc để các doanh nghiệp, tổ chức hợp thức hóa việc sử dụng lao động nước ngoài mà không cần thực hiện thủ tục xin cấp phép thông thường. Việc nắm rõ các quy định pháp luật mới nhất về các trường hợp được miễn giấy phép lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí mà còn tránh được những rủi ro xử phạt hành chính đáng tiếc. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết để doanh nghiệp cập nhật đúng và đủ về mẫu hồ sơ đề nghị không thuộc diện cấp giấy phép lao động năm 2026.

Mẫu hồ sơ đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là gì?

Mẫu hồ sơ đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hiện nay được quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Mẫu hồ sơ đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (thường được gọi là hồ sơ xin miễn giấy phép lao động) là tập hợp các tài liệu pháp lý doanh nghiệp nộp cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp) để chứng minh người lao động nước ngoài đáp ứng đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam mà không cần giấy phép thông thường.

Mẫu số 01 đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động dùng khi nào?

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp lập Mẫu số 01 để đề nghị miễn thủ tục cấp phép cho các nhóm đối tượng phổ biến sau:

• Di chuyển nội bộ: Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam, thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết WTO.
• Nhóm quản trị, đầu tư (có điều kiện vốn):
  • Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Làm việc ngắn hạn: Chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm (đây là điểm mở rộng quan trọng của Nghị định 219 so với giới hạn cũ là dưới 30 ngày/lần).
• Diện hôn nhân: Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.
• Chuyên gia lĩnh vực ưu tiên: Người được các Bộ, ngành hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia.
• Các trường hợp đặc thù khác: Thực tập sinh có thỏa thuận với doanh nghiệp Việt Nam, người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại, tình nguyện viên thực hiện điều ước quốc tế.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm những gì?

Theo Điều 8  Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được quy định như sau:

• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
• Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
• 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Cách điền Mẫu số 01 đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Hướng dẫn điền Mẫu số 01:

• Mục (1) – Cơ quan tiếp nhận: Ghi rõ tên cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (ví dụ: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp).
• Mục (2) và (10) – Loại hình tổ chức: Cần ghi cụ thể đơn vị thuộc khu vực nào: Khu vực nhà nước; doanh nghiệp (bao gồm doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp ngoài nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài); đơn vị sự nghiệp ngoài nhà nước; khu vực nước ngoài; nhà thầu; hoặc tổ chức/cơ quan khác.
• Mục (3), (11) và (12) – Địa chỉ: Phải ghi chi tiết và theo đúng thứ tự: số nhà, đường phố; thôn, làng, ấp, bản, buôn, bon, phum, sóc, tổ dân phố, khu phố, khối phố, khóm, tiểu khu; xã/phường/đặc khu; tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Hướng dẫn điền thông tin chuyên môn và công việc:

• Mục (4) – Mã ngành kinh tế: Ghi theo mã ngành kinh tế cấp 1 được quy định tại Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ngày 06/7/2018 ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Mục (5) – Ngành nghề kinh doanh: Ghi dựa theo danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Mục (6) – Vị trí công việc: Chỉ được ghi cụ thể 1 trong 4 vị trí: Nhà quản lý; Giám đốc điều hành; chuyên gia; lao động kỹ thuật.
• Mục (7) – Chức danh/Tên công việc: Ghi cụ thể tên công việc hoặc nghề nghiệp dự kiến làm theo mã nghề cấp 3 trong Phụ lục I của Quyết định số 34/2020/QĐ-TTg ngày 26/11/2020 của Thủ tướng Chính phủ.
• Mục (8) – Hình thức làm việc: Ghi cụ thể hình thức làm việc đối chiếu theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Nghị định.
• Mục (9) – Trình độ chuyên môn: Ghi cụ thể học vị hoặc trình độ của người lao động (nếu có) như: Tiến sĩ, Thạc sĩ, Đại học, hoặc các trình độ khác.

Thông tin doanh nghiệp cần kê khai trong Mẫu số 01

• Tên người sử dụng lao động
• Loại hình người sử dụng lao động
• Mã số định danh người sử dụng lao động (nếu có)
• Tổng số người lao động đang làm việc cho người sử dụng lao động: … người.
• Trong đó, số người lao động nước ngoài đang làm việc là: … người
• Địa chỉ
• Điện thoại
• Email (nếu có)
• Giấy phép kinh doanh/thành lập/hoạt động số
• Cơ quan cấp; Có giá trị đến ngày
• Lĩnh vực kinh doanh/hoạt động chính
• Trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện (nếu có):
• Giấy phép kinh doanh/hoạt động số
• Lĩnh vực kinh doanh/hoạt động
• Cơ quan cấp; Thời hạn cấp
• Người nộp hồ sơ để liên hệ khi cần thiết (số điện thoại, email)

Thông tin người lao động nước ngoài cần kê khai trong Mẫu số 01

Nhóm thông tin cá nhân cơ bản

Đây là các thông tin dùng để định danh và phải khớp tuyệt đối với Hộ chiếu của người lao động:

• Họ và tên: Ghi đầy đủ (thường yêu cầu viết CHỮ IN HOA).
• Ngày, tháng, năm sinh: Định dạng chuẩn (DD/MM/YYYY).
• Giới tính: Nam/Nữ.
• Quốc tịch: Ghi chính xác quốc tịch hiện tại đang sử dụng để nhập cảnh.
• Thông tin Hộ chiếu:
  • Số hộ chiếu.
  • Ngày cấp và Cơ quan cấp.
  • Thời hạn hộ chiếu (giá trị đến ngày nào).

Nhóm thông tin về chuyên môn và công việc tại Việt Nam

Nhóm thông tin này phải thống nhất với công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu trường hợp đó yêu cầu phải giải trình nhu cầu trước) và các văn bản chứng minh chuyên môn đính kèm:

• Trình độ chuyên môn: Ghi rõ bằng cấp hoặc chứng chỉ chuyên môn cao nhất (Ví dụ: Cử nhân, Thạc sĩ, Kỹ sư…).
• Vị trí công việc: Phải thuộc một trong các nhóm theo quy định (Nhà quản lý / Giám đốc điều hành / Chuyên gia / Lao động kỹ thuật).
• Chức danh công việc: Chức danh thực tế làm việc tại đơn vị (Ví dụ: Trưởng phòng nghiệp vụ, Cố vấn dự án,…).
• Địa điểm làm việc: Ghi rõ tên doanh nghiệp/tổ chức và địa chỉ chi tiết nơi người lao động sẽ trực tiếp làm việc hàng ngày. Nếu làm việc tại nhiều địa điểm, cần liệt kê đầy đủ.
• Thời gian làm việc dự kiến: Ghi rõ từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm … (Lưu ý: Thời hạn xác nhận tối đa không quá 02 năm và phải phù hợp với thời hạn hợp đồng, thư cử sang làm việc hoặc thỏa thuận liên quan).

Nhóm thông tin về căn cứ miễn Giấy phép lao động

Đây là phần trọng tâm của tờ khai để cơ quan Nhà nước xem xét phê duyệt:

• Lý do không thuộc diện cấp Giấy phép lao động: Trình bày rõ ràng căn cứ pháp lý.
  • Ví dụ: Căn cứ theo Khoản… Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điểm… Khoản… Điều 7 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP (hoặc Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
• Tài liệu chứng minh kèm theo: Liệt kê các giấy tờ nộp kèm để chứng minh lý do trên (Ví dụ: Quyết định thuyên chuyển nội bộ, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện tỷ lệ góp vốn, Giấy chứng nhận kết hôn…).

Giấy tờ chứng minh người nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Điều 154 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần cung cấp một trong các loại giấy tờ sau để chứng minh:

• Đối với chủ sở hữu, thành viên góp vốn, Chủ tịch/Thành viên HĐQT: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc văn bản có giá trị pháp lý tương đương ghi nhận rõ tên người nước ngoài và vốn góp.
• Đối với diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp (đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam): Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam và tài liệu chứng minh người lao động đã được tuyển dụng làm việc tại công ty nước ngoài ít nhất 12 tháng liên tục.
• Đối với người kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam: Giấy chứng nhận kết hôn hoặc trích lục ghi chú kết hôn, kèm theo giấy tờ tùy thân của người vợ/chồng là công dân Việt Nam.
• Đối với diện thực hiện các cam kết dịch vụ (WTO, AFAS…): Hợp đồng ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, hoặc văn bản của nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài cử người sang Việt Nam đàm phán cung cấp dịch vụ.
• Đối với luật sư, tình nguyện viên, nhà giáo, người vào thực hiện dự án ODA: Thẻ luật sư/Giấy phép hành nghề do Bộ Tư pháp cấp, văn bản xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao, giấy phép hoạt động giáo dục hoặc văn bản phê duyệt dự án của cơ quan Nhà nước.

Để đảm bảo hồ sơ hợp lệ khi nộp lên cơ quan quản lý lao động, các giấy tờ chứng minh nêu trên phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hình thức:

• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp: Phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại). Đồng thời, tài liệu này phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức Việt Nam cấp: Nộp bản sao có chứng thực pháp lý hoặc nộp bản gốc/bản chính để cán bộ tiếp nhận trực tiếp đối chiếu.

Mẫu hồ sơ cho người nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp

Mẫu hồ sơ cho người nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp bao gồm:

Mẫu hồ sơ cho chủ sở hữu, thành viên góp vốn, thành viên HĐQT

Mẫu hồ sơ cho chuyên gia, nhà quản lý làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày

Bộ hồ sơ này được gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (hoặc Ban Quản lý các khu công nghiệp/khu chế xuất nơi người lao động dự kiến làm việc):

Trường hợp không phải xin giấy xác nhận nhưng phải thông báo

Theo khoản 4 điều 9 Nghị định 219/2925/NĐ-CP quy định các trường hợp không phải xin giấy xác nhận nhưng phải thông báo bao gồm:

• Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn.
• Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần.
• Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận.
• Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
• Người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp sau:
  • Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm.

So sánh trường hợp phải xin Giấy xác nhận miễn GPLĐ vs trường hợp chỉ cần Thông báo

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ không thuộc diện cấp giấy phép lao động

• Không hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (như bằng cấp, văn bản cử sang làm việc, giấy phép kinh doanh của công ty mẹ) bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự nhưng doanh nghiệp lại bỏ qua bước này.
• Sai sót trong dịch thuật và công chứng: Bản dịch sang tiếng Việt không chuẩn xác về thuật ngữ chuyên ngành pháp lý, sai thông tin so với bản gốc, hoặc bản dịch không được công chứng/chứng thực đúng thẩm quyền.
• Không khớp thông tin cá nhân: Họ tên (thứ tự tên), ngày sinh, số hộ chiếu trên mẫu đơn đề nghị ghi sai lệch so với mặt hộ chiếu hiện hành của người nước ngoài.
• Lệch chức danh công việc: Vị trí, chức danh hoặc hình thức làm việc ghi trong Quyết định cử sang làm việc/Hợp đồng lao động không thống nhất với nội dung trong Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động đã được cấp trước đó.
• Bỏ qua bước xin Chấp thuận nhu cầu: Nhiều đơn vị nhầm lẫn rằng được “miễn giấy phép lao động” là được miễn thủ tục báo cáo giải trình. Thực tế, trừ một số diện đặc thù (như kết hôn, chủ sở hữu vốn lớn), phần lớn các trường hợp vẫn phải xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động trước khi nộp hồ sơ xin xác nhận miễn.
• Vi phạm thời hạn nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ trễ hơn quy định (bắt buộc phải nộp trước ít nhất 10 ngày làm việc tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc).

Câu hỏi thường gặp về mẫu hồ sơ đề nghị không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Doanh nghiệp phải gửi báo cáo trước bao nhiêu ngày khi có chuyên gia nước ngoài vào làm việc ngắn hạn dưới 30 ngày?

Doanh nghiệp phải gửi thông báo đến cơ quan quản lý lao động (Sở LĐ-TB&XH hoặc Ban Quản lý KCN) trước ít nhất 03 ngày kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Các thông tin nào của người lao động nước ngoài bắt buộc phải trùng khớp tuyệt đối với Hộ chiếu khi điền mẫu hồ sơ đề nghị không thuộc diện cấp giấy phép lao động?

Nhóm thông tin định danh cá nhân bắt buộc phải khớp hoàn toàn bao gồm: Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, Quốc tịch, Số hộ chiếu và Thời hạn hộ chiếu.

Giấy tờ chứng minh năng lực của chuyên gia do nước ngoài cấp có bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự khi làm hồ sơ năm 2026 không?

Có. Về nguyên tắc, các tài liệu do cơ quan/tổ chức nước ngoài cấp bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật ra tiếng Việt và chứng thực (trừ các trường hợp được miễn theo Điều ước quốc tế). (Lưu ý: Riêng với thủ tục chỉ “Thông báo” ngắn hạn, cơ quan Nhà nước có thể không yêu cầu nộp kèm bản này tại bước báo cáo, nhưng văn bản đã hợp pháp hóa lãnh sự bắt buộc phải có trong tệp hồ sơ lưu trữ nội bộ của đơn vị).

Nếu tổng thời gian làm việc cộng dồn trong năm của chuyên gia nước ngoài vượt quá 90 ngày thì doanh nghiệp có còn được áp dụng diện thông báo miễn giấy phép lao động không?

Không được áp dụng diện thông báo/miễn GPLĐ. Khi tổng thời gian làm việc cộng dồn trong 01 năm vượt quá 90 ngày, nhân sự đó không còn đủ điều kiện hưởng cơ chế miễn trừ ngắn hạn. Đơn vị bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động thông thường.

Quý khách hàng có nhu cầu xin cấp mới, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động hoặc tư vấn thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài tại Hà Nội, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ!