Thủ tục sau thành lập công ty tại Kenya

Việc nhận được Giấy chứng nhận thành lập công ty tại Kenya là một cột mốc quan trọng – sự ra đời chính thức về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để công ty có thể hoạt động có hiệu quả và phát triển trên thị trường Kenya, việc thực hiện các thủ tục sau giai đoạn thành lập lại có tầm quan trọng không kém, thậm chí còn mang tính quyết định đối với sự thành công lâu dài. Luật Việt An xin hướng dẫn quý khách hàng một số thủ tục sau thành lập công ty tại Kenya qua bài viết dưới đây.

Thủ tục đăng ký mã số thuế sau thành lập công ty tại Kenya

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận thành lập (Certificate of Incorporation) từ Cơ quan Đăng ký Kinh doanh Kenya, một trong những thủ tục sau thành lập quan trọng là tiến hành đăng ký Mã số nhận dạng người nộp thuế riêng cho công ty của bạn, thường được gọi là Company KRA PIN (Kenya Revenue Authority Personal Identification Number).

Mã số thuế này do Cơ quan Thuế Kenya (Kenya Revenue Authority – KRA) cấp. Tương tự như mã số thuế cá nhân (KRA PIN) mà các giám đốc và cổ đông cần có. Các nghĩa vụ thuế này bao gồm nhưng không giới hạn:

• Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm dựa trên lợi nhuận của công ty.
• Đăng ký và kê khai Thuế giá trị gia tăng (VAT) nếu doanh thu của công ty vượt ngưỡng quy định.
• Thực hiện khấu trừ thuế tại nguồn (Withholding Tax) đối với các khoản thanh toán nhất định (ví dụ: tiền thuê nhà, phí dịch vụ chuyên nghiệp) và nộp cho KRA.
• Đăng ký và đóng góp các khoản bảo hiểm xã hội và các loại thuế khác liên quan đến người lao động (PAYE – Pay As You Earn).
• Thực hiện các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu.

Hiện nay, thủ tục đăng ký Mã số thuế công ty được thực hiện qua cổng thông tin iTax của KRA. Cổng iTax là nền tảng điện tử chính thức của Cơ quan Thuế Kenya có đường dẫn sau đây: https://itax.kra.go.ke/KRA-Portal/ cho phép người nộp thuế thực hiện nhiều dịch vụ thuế trực tuyến, bao gồm cả việc đăng ký mã số thuế mới, kê khai thuế và thanh toán thuế..

Thủ tục đăng ký Quỹ an sinh xã hội sau thành lập công ty tại Kenya

Việc đăng ký với NSSF là bắt buộc theo luật định đối với tất cả các nhà sử dụng lao động tại Kenya có thuê mướn nhân viên. Đạo luật NSSF quy định rõ ràng trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc đăng ký doanh nghiệp của mình và tất cả nhân viên của mình với quỹ này. Việc tuân thủ quy định này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn góp phần vào hệ thống an sinh xã hội chung của quốc gia và đảm bảo quyền lợi cơ bản cho người lao động của chính doanh nghiệp.

Sau khi đăng ký thành công, nhà sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện đóng góp hàng tháng cho NSSF theo mức được quy định bởi pháp luật. Khoản đóng góp này bao gồm hai phần:

• Phần đóng góp của người sử dụng lao động: Khoản mà công ty đóng góp trực tiếp từ nguồn quỹ của mình.
• Phần đóng góp của người lao động: Khoản mà công ty có trách nhiệm khấu trừ từ tiền lương hàng tháng của nhân viên trước khi chi trả và nộp cùng với phần đóng góp của người sử dụng lao động cho NSSF.

Quy trình đăng ký với NSSF bạn có thể tham khảo qua trang chủ https://www.nssf.or.ke/ Tuy nhiên thủ tục thường yêu cầu nhà sử dụng lao động điền vào các mẫu đơn đăng ký do NSSF cung cấp và nộp kèm theo các tài liệu hỗ trợ như Giấy chứng nhận thành lập công ty, KRA PIN của công ty và thông tin chi tiết về các nhân viên được tuyển dụng.

Một số nghĩa vụ sau thành lập công ty tại Kenya

Nộp Hồ sơ Kê khai Thường niên

Sau khi công ty của bạn đã được thành lập và đi vào hoạt động tại Kenya, một trong những nghĩa vụ tuân thủ pháp lý định kỳ bắt buộc là việc nộp Hồ sơ Kê khai Thường niên (Annual Returns) cho Cơ quan Đăng ký Kinh doanh (Business Registration Service – BRS), đơn vị quản lý việc đăng ký công ty tại Kenya. Đây là một bản báo cáo tổng hợp các thông tin cập nhật về tình trạng và cơ cấu của công ty trong năm tài chính vừa qua. Việc nộp Kê khai Thường niên là bắt buộc theo quy định của Đạo luật Công ty Kenya. Hồ sơ Kê khai Thường niên phải được nộp hàng năm. Thời hạn cụ thể để nộp sau một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày công ty được thành lập hoặc kể từ ngày nộp Kê khai Thường niên của năm trước. Thông thường, các công ty TNHH Tư nhân tại Kenya có thời hạn 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính (hoặc ngày kỷ niệm thành lập nếu không có năm tài chính rõ ràng) để nộp báo cáo này.

Hồ sơ Kê khai Thường niên yêu cầu cung cấp các thông tin chi tiết và cập nhật về công ty, bao gồm:

• Thông tin cơ bản của công ty: Tên, số đăng ký, địa chỉ văn phòng đăng ký.
• Chi tiết về các giám đốc: Tên đầy đủ, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, nghề nghiệp và các thông tin liên quan khác của tất cả các giám đốc hiện tại.
• Chi tiết về thư ký công ty (nếu có): Thông tin tương tự như đối với giám đốc.
• Thông tin về cổ đông và cơ cấu vốn cổ phần: Danh sách các cổ đông hiện tại, số lượng cổ phần mỗi người nắm giữ, loại cổ phần và tổng vốn cổ phần đã phát hành.
• Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (Beneficial Owners): Cập nhật thông tin về những cá nhân cuối cùng có quyền kiểm soát đáng kể đối với công ty.
• Tình trạng hoạt động của công ty: Xác nhận công ty có đang hoạt động hay không.

Hiện nay, việc nộp Hồ sơ Kê khai Thường niên cho các công ty tại Kenya chủ yếu được thực hiện trực tuyến thông qua cổng thông tin của Cơ quan Đăng ký Kinh doanh tích hợp với cổng eCitizen).

Một số loại thuế phải kê khai sau thành lập doanh nghiệp