Soạn thảo hợp đồng đại diện thương mại quốc tế

Ngày nay, việc đẩy mạnh phát triển thương mại quốc tế đang là xu hướng tất yếu của tất cả các nước trên thế giới. Điều này khiến cho các hợp đồng đại diện thương mại quốc tế ngày càng phổ biến và được sử dụng rộng rãi. Vậy phải soạn thảo hợp đồng như thế nào? Để giải đáp thắc mắc của quý khách hàng, công ty Luật Việt An đưa ra bài viết về soạn thảo hợp đồng đại diện thương mại quốc tế dưới đây.

Khái quát về hợp đồng đại diện thương mại quốc tế

Hợp đồng thương mại quốc tế là gì?

Ở nhiều quốc gia, pháp luật hay các văn bản pháp lý đã điều chỉnh, xác định tính quốc tế của Hợp đồng thương mại quốc tế là dựa trên địa điểm hoạt động thương mại (Place of Business) của thương nhân. Theo đó, Hợp đồng thương mại quốc tế là hợp đồng thương mại được thỏa thuận bởi các bên có trụ sở thương mại nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau.

Như vậy có thể đưa ra khái niệm chung cho tất cả các Hợp đồng thương mại quốc tế như sau:

Hợp đồng thương mại quốc tế là hợp đồng được thỏa thuận giữa các thương nhân có trụ sở thương mại (địa điểm kinh doanh) nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ trong kinh doanh thương mại quốc tế.

Hợp đồng đại diện thương mại quốc tế là gì?

Hợp đồng đại diện thương mại quốc tế là sự thỏa thuận giữa các bên theo đó bên đại diện nhận ủy nhiệm của bên giao đại diện để thực hiện các hoạt động thương mại quốc tế với danh nghĩa, theo sự chỉ dẫn của bên giao đại diện và được hưởng thù lao về việc làm đại diện.

Hình thức hợp đồng đại diện thương mại quốc tế

Hình thức của hợp đồng đại diện thương mại sẽ được thể hiện bằng các hình thức sau:

• Hợp đồng bằng hình thức miệng.
• Hợp đồng bằng hình thức viết.
• Hợp đồng bằng hình thức chứng thực xác nhận.
• Hợp đồng bằng các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, đối với hợp đồng đại diện thương mại quốc tế, pháp luật Việt Nam quy định hình thức bắt buộc là dưới dạng văn bản hoặc các hình thức khác có giá trị tương đương như:

• Bản fax;
• Điện tín, điện toán;
• Tài liệu mềm (như email…).

Các điều khoản cơ bản cần có trong hợp đồng đại diện thương mại quốc tế

Thông tin các bên

Đây là điều khoản cơ bản của hợp đồng, nhằm xác định chủ thể của hợp đồng. Do đó, các bên cần cung cấp chính xác và cụ thể các thông tin sau:

• Tên (tên công ty);
• Hình thức pháp lý của công ty;
• Quốc tịch và sổ đăng ký kinh doanh (nếu có);
• Địa chỉ (địa điểm kinh doanh của Bên giao đại diện, số điện thoại, số fax, email);
• Thông tin đại diện (tên họ, chức vụ, địa chỉ, thẩm quyền đại diện).

Điều khoản về quyền và nghĩa vụ của đại diện và bên giao đại diện

Điều khoản này quy định về quyền và nghĩa vụ của đại diện trong hợp đồng. Các điều khoản bao gồm tập trung cho lợi ích của Bên giao đại diện và hành động có trách nhiệm và thiện chí; quyền nhận thanh toán dưới tên hay nhân danh Bên giao đại diện phải có ủy quyền trước bằng văn bản của Bên giao đại diện; tuân thủ chặt chẽ các điều khoản hợp đồng mà Bên giao đại diện đưa ra; thông tin cho Bên giao đại diện về các hoạt động của Đại diện.

Bên giao đại diện phải thực hiện các điều khoản sau: phải trả thù lao cho Đại diện theo các quy định; phải thông báo không chậm trễ cho Đại diện chấp thuận, từ chối hay việc không thực hiện bất kỳ chào hàng/đặt hàng nào mà Đại diện chuyển tới; không được từ chối các đơn chào hàng/đặt hàng do Đại diện chuyển đến trừ một số trường hợp nhất định; thông báo cho Đại diện về bất kỳ thay đổi nào; cung cấp miễn phí cho Đại diện tất cả các thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện hợp đồng; thông tin cho Đại diện về bất kỳ liên lạc nào với hoặc tới khách hàng trong khu vực.

Điều khoản vi phạm hợp đồng

Hợp đồng bị coi là có vi phạm nếu một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng, ví dụ như việc từ chối không có căn cứ của Bên giao đại diện đối với các đơn chào hàng đặt hàng. Các bên cần cùng thống nhất những trường hợp sẽ bị coi là vi phạm hợp đồng dẫn đến phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hay chấm dứt hợp đồng.

Nếu một điều khoản bất kỳ bị một tòa án hay cơ quan có thẩm quyền tuyên bố vô hiệu hay không thể thực hiện toàn bộ hay một phần. Các Bên phải có thỏa thuận về việc thực hiện tất cả các nỗ lực hợp lý để thay thế các điều khoản bị vô hiệu bằng các điều khoản có hiệu lực theo luật áp dụng và gần nhất với mục đích ban đầu của hai bên.

Điều khoản về giới hạn khu vực

• Đại diện không được tìm kiếm các đơn đặt hàng (hoặc đàm phán và ký kết hợp đồng) ngoài khu vực lãnh thổ nêu trong hợp đồng này trừ khi có sự chấp thuận rõ ràng của Bên giao đại diện.
• Đại diện phải thông báo cho Bên giao đại diện về bất cứ đơn đặt hàng nào ngoài khu vực. Những thông báo như vậy sẽ không mang lại quyền được trả hoa hồng cho Đại diện.

Điều khoản về thương hiệu, quyền sở hữu và quyền độc quyền

Hợp đồng quy định điều khoản về thương hiệu và quyền sở hữu như sau:

• Bên giao đại diện phải cấp cho Đại diện quyền sử dụng thương hiệu, tên thương mại hay tài sản trí tuệ liên quan đến sản phẩm (hay dịch vụ).
• Đại diện phải sử dụng thương hiệu, tên thương mại hay tài sản trí tuệ của Bên giao đại diện liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ) theo cách thức quy định bởi Bên giao đại diện.
• Bất cứ việc sử dụng thương hiệu, tên thương mại hay tài sản trí tuệ nào của Bên giao đại diện trên các giấy tờ của Đại diện, trên các phương tiện quảng cáo hay trên các phương tiện/tài liệu khác gửi đến các bên thứ ba hay trên Internet đều phải có sự chấp thuận trước của Bên giao đại diện.
• Đại diện phải thông báo cho đến giao đại diện về bất cứ sự xâm phạm làm tổn hại thương hiệu, tên thương mại hay ký hiệu hay bất cứ tài sản trí tuệ nào khác của Bên giao đại diện mà Đại diện biết.
• Bên giao đại diện phải đảm bảo với Đại diện rằng sản phẩm cũng như thương hiệu, tên thương mại hay các ký hiệu khác của Bên giao đại diện không xâm phạm bất cứ quyền sở hữu trí tuệ khác nào của bất kỳ bên thứ ba nào trong khu vực.
• Bên giao đại diện đảm bảo Đại diện không phải chịu bất kỳ và tất cả chi phí, mất mát, thiệt hại và trách nhiệm có thể phát sinh do hành vi vi phạm thương hiệu phát sinh từ việc Đại diện sử dụng thương hiệu, tên thương mại hay bất kỳ ký hiệu nào khác của Bên giao đại diện.

Về quyền độc quyền thì bên giao đại diện cấp quyền độc quyền cho Đại diện. Điều này có nghĩa là Bên giao đại diện không chỉ định các Đại diện khác trong khu vực (và trong các kênh xúc tiến) trong thời hạn của hợp đồng này.

Điều khoản về thủ tục giải quyết tranh chấp

Điều khoản này quy định về việc giải quyết tranh chấp trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa hai bên. Các điều khoản bao gồm quy trình giải quyết tranh chấp, thời hạn giải quyết, các biện pháp giải quyết tranh chấp.

Nếu một tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này, các bên phải cố gắng giải quyết trên tinh thần hòa giải. Các bên phải cân nhắc chỉ định một chủ thể trung gian hỗ trợ việc giải quyết tranh chấp. Không bên nào được phép khởi kiện ra tòa án hay trọng tài trừ khi có thông báo cho bên kia bằng văn bản trước ít nhất 30 ngày.

Bất kỳ tranh chấp, mâu thuẫn hay khiếu nại nào phát sinh từ hoặc có liên quan đến hợp đồng (bao gồm cả việc ký kết, giải thích, thực hiện, vì phạm, chấm dứt hay vô hiệu) phải được giải quyết cuối cùng theo quy tắc tố tụng của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) bởi một Hội đồng Trọng tài.

Thời hạn hợp đồng, chấm dứt hợp đồng và hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng quy định thời gian hợp đồng, chấm dứt hợp đồng và hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng như sau:

• Hợp đồng có hiệu lực vào ngày cả hai bên ký vào hợp đồng (hoặc vào ngày của chữ ký cuối cùng nếu các Bên ký vào những ngày khác nhau) và sẽ tiếp tục trong một thời hạn không xác định. Mỗi bên đều có quyền chấm dứt hợp đồng này vào bất cứ thời điểm vào bằng cách đưa ra thông báo bằng văn bản cho bên kia trước ít nhất
• Hợp đồng quy đinh rõ trong trường hợp Đại diện là cá nhân, hợp đồng này sẽ tự động kết thúc nếu Đại diện này chết.
• Các Bên có thể tại bất kỳ thời điểm nào chấm dứt ngay hợp đồng này bằng cách thông báo bằng văn bản cho bên kia
• Kết thúc hợp đồng, Bên gia đại diện phải thanh toán cho Đại diện tất cả và bất kỳ khoản hoa hồng nào mà Đại diện có quyền hưởng.
• Kết thúc hợp đồng, Đại diện phải trả lại cho Bên giao đại diện các phương tiện quảng cáo và các tài liệu khác được cung cấp miễn phí cho Đại diện cũng như bất kỳ sản phẩm và mẫu nào bên này đang giữ.

Điều khoản về luật áp dụng

Hợp đồng cần quy định pháp luật quốc tế hay pháp luật quốc gia nào sẽ áp dụng cho hợp đồng này.

Nếu Đại diện có cơ sở kinh doanh và/hoặc thực hiện các hoạt động của mình trong Liên minh châu Âu, các quy định bắt buộc của Chỉ thị EC ngày 18 tháng 12 năm 1986 cũng sẽ được áp dụng.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về soạn thảo hợp đồng đại diện thương mại quốc tế xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.