Sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty cổ phần

Một trong những công cụ pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo sự linh hoạt và thích ứng đó chính là việc sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty. Điều lệ được ví như “bộ khung pháp lý” riêng của mỗi công ty, quy định rõ tổ chức, quản trị và hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, việc sửa đổi, bổ sung điều lệ không chỉ là nhu cầu tất yếu trong quá trình phát triển, mà còn đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ về trình tự, thủ tục theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty cổ phần theo quy định mới nhất.

Các trường hợp cần sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty cổ phần

• Thay đổi cơ cấu tổ chức và quản lý công ty: Điều chỉnh mô hình quản trị, quyền hạn của Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban Giám đốc, Ban Kiểm soát.
• Thay đổi vốn điều lệ và cơ cấu cổ đông: Tăng/giảm vốn điều lệ, phát hành thêm cổ phần, mua lại cổ phần, thay đổi loại cổ phần.
• Điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của cổ đông: Thay đổi tỷ lệ sở hữu cổ phần, quyền biểu quyết, quy định về chuyển nhượng cổ phần.
• Thay đổi quy định về họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) và Hội đồng quản trị: Điều chỉnh hình thức họp, tỷ lệ biểu quyết, thủ tục triệu tập.
• Điều chỉnh quy định nội bộ khác của công ty: Phân chia lợi nhuận, chi trả cổ tức, nghĩa vụ của cổ đông lớn, hoạt động kinh doanh.
• Cập nhật theo yêu cầu pháp luật: Khi có thay đổi từ Luật Doanh nghiệp hoặc yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Quy trình sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty cổ phần

Bước 1: Chuẩn bị nội dung sửa đổi, bổ sung

• Xác định các điều khoản cần sửa đổi hoặc bổ sung (ví dụ: vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức, quyền cổ đông).
• Hội đồng quản trị hoặc nhóm được ủy quyền soạn thảo dự thảo điều lệ mới.

Bước 2: Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 Đại hội đồng cổ đông Gửi thông báo đến cổ đông ít nhất 21 ngày trước ngày họp (trừ khi điều lệ công ty quy định khác). Nội dung bao gồm thời gian, địa điểm, và dự thảo sửa đổi.

Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết về sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty cổ phần bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội dồng cổ đông nếu như Điều lệ công ty không có quy định khác (khoản 2 Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2014).

Để nghị quyết trên được thông qua thì phải đạt được tỷ lệ nhất định mà số cổ đông dự họp biếu quyết tán thành. Cụ thể, theo quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định thì nghị quyết trên được thông qua khi được số cổ đông đại diện cho ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, tùy vào từng công ty mà tỷ lệ cụ thể sẽ được quy định tại Điều lệ công ty.

Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ sửa đổi

• Chuẩn bị các tài liệu: Quyết định của ĐHĐCĐ, biên bản họp, bản điều lệ đã sửa đổi (có chữ ký của người đại diện theo pháp luật).
• Kiểm tra tính hợp lệ của nội dung sửa đổi để đảm bảo không trái quy định pháp luật.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi với cơ quan nhà nước (các trường hợp cần thực hiện)

• Nộp hồ sơ tại Sở Tài chính nơi công ty đặt trụ sở chính (trực tiếp hoặc qua cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia).
• Hồ sơ bao gồm: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, quyết định và biên bản họp ĐHĐCĐ, bản điều lệ sửa đổi.
• Thời hạn xử lý: 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 5: Công bố thông tin và lưu trữ

• Công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy xác nhận theo Khoản 1 Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Lưu trữ biên bản họp, quyết định và bản điều lệ mới tại công ty để phục vụ quản lý và kiểm tra.

Mẫu biên bản họp về việc sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty cổ phần

Một số lưu ý về hồ sơ nội bộ của công ty cổ phần

Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu cần thiết

• Dự thảo điều lệ sửa đổi, bổ sung.
• Thông báo họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ).
• Biên bản họp và quyết định của ĐHĐCĐ về việc thông qua sửa đổi.
• Nội dung tài liệu phải thống nhất, không mâu thuẫn giữa các văn bản. Đảm bảo chữ ký của người có thẩm quyền (Chủ tịch HĐQT, người đại diện theo pháp luật).

Lưu trữ hồ sơ đầy đủ và khoa học

• Biên bản họp ĐHĐCĐ, quyết định thông qua sửa đổi.

• Danh sách cổ đông tham dự và kết quả biểu quyết.
• Bản điều lệ cũ và bản điều lệ mới đã được sửa đổi.
• Lưu trữ cả bản giấy và bản điện tử (nếu có) tại trụ sở chính của công ty.
• Thời gian lưu trữ: Tối thiểu 10 năm hoặc lâu hơn theo quy định pháp luật và điều lệ công ty (Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020).

Phân công trách nhiệm rõ ràng trong nội bộ

• HĐQT: Chuẩn bị nội dung sửa đổi và tổ chức họp.
• Ban thư ký/thư ký công ty: Soạn thảo, lưu trữ và theo dõi tiến trình.
• Phòng pháp chế (nếu có): Kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ.

Đảm bảo tính minh bạch và công khai nội bộ

Cung cấp tài liệu họp (dự thảo, báo cáo) trước khi họp và thông báo kết quả sau khi họp. Nếu có cổ đông không tham dự, cần gửi biên bản họp và quyết định để họ nắm thông tin, tránh tranh chấp sau này.

Kiểm tra tính pháp lý trước khi nộp hồ sơ

Đảm bảo các điều khoản sửa đổi không vi phạm Luật Doanh nghiệp hoặc các quy định liên quan. Tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý (nếu cần) để tránh rủi ro bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối hồ sơ

Theo dõi và cập nhật sau khi hoàn tất

• Lưu trữ giấy xác nhận thay đổi từ Sở Tài chính cùng hồ sơ nội bộ.
• Cập nhật điều lệ mới vào hệ thống quản lý nội bộ (website công ty, phần mềm quản trị).
• Thông báo cho các phòng ban liên quan để điều chỉnh hoạt động theo điều lệ mới.

Lưu ý về quy trình thực hiện sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ đảm bảo tính hợp lệ cuộc họp ĐHĐCĐ

Căn cứ theo khoản 1 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Nếu điều lệ công ty không quy định trường hợp phân phối các quỹ và chia cổ tức thì nghị quyết về việc sửa đổi điều lệ liên quan đến phân phối các quỹ và chia cổ tức không thuộc trường hợp phải áp dụng tỉ lệ tối thiểu 65% mà áp dụng các khoản còn lại của Điều 148 (khoản 2).
• Trường hợp nếu điều lệ công ty có quy định về trường hợp sửa đổi điều lệ, mà việc biểu quyết thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định (theo khoản 4 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020).
• Còn khoản 6 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 áp dụng đối với trường hợp việc điều chỉnh làm ảnh hưởng đến cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi mà không điều chỉnh cho cổ đông sở hữu cổ phần phổ thông.
• Nếu công ty chỉ có cổ đông sở hữu cổ phần phổ thông thì không cần quan tâm khoản này.
• Nếu công ty có cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi, việc chỉnh làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của họ thì phải áp dụng theo tỉ lệ tại khoản 6 Điều này.

Ngoài ra, Căn cứ theo khoản 2 Điều 30, Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định điều lệ công ty không phải là nội dung trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nên khi sửa đổi công ty không cần phải thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Không thông báo nhưng phải làm thủ tục theo Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Vì Điều lệ Công ty là thành phần trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Việc sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty cổ phần là một bước quan trọng nhằm đảm bảo doanh nghiệp vận hành linh hoạt, phù hợp với quy định pháp luật và thực tiễn kinh doanh. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình, hồ sơ và biểu quyết theo quy định để tránh tranh chấp nội bộ. Việc cập nhật điều lệ kịp thời giúp nâng cao hiệu quả quản trị và bảo vệ quyền lợi của cổ đông. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết về thủ tục này, hãy liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ!