Trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng hoàn thiện và cơ chế thanh tra, kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước được siết chặt trong năm 2026, việc thiết lập một quan hệ lao động hợp pháp là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn đang đối mặt với các rủi ro pháp lý nặng nề do sự thiếu am hiểu hoặc chủ quan trong quá trình thiết lập hồ sơ nhân sự. Qua bài viết sau, Luật Việt An sẽ phân tích chi tiết các lỗi thường gặp khi ký kết hợp đồng lao động 2026, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp cách phòng tránh rủi ro, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và sử dụng lao động theo đúng quy định pháp luật.
Giao kết hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là gì?
Căn cứ theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Giao kết hợp đồng lao động
Quá trình giao kết hợp đồng lao động chính là việc hai bên tiến hành đàm phán, thương lượng và đi đến thống nhất các điều khoản để xác lập quan hệ lao động.
Cũng theo quy định tại điều 13 Luật này, dù các bên thỏa thuận bằng bất kỳ tên gọi nào khác (ví dụ: “Hợp đồng dịch vụ”, “Hợp đồng cộng tác viên”), nhưng nếu nội dung thể hiện có việc làm trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động.
Các nguyên tắc khi ký kết hợp đồng lao động
Để một bản hợp đồng phát sinh hiệu lực pháp luật và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho cả hai bên, căn cứ theo Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, quá trình giao kết phải tuân thủ tuyệt đối 02 nguyên tắc cốt lõi sau:
- Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực: Không bên nào được quyền ép buộc, lừa dối hay đe dọa bên kia trong quá trình thương lượng, giao kết hợp đồng lao động
- Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội: Các bên có quyền tự do trao đổi, thoả thuận nội dung của hợp đồng lao động nhưng phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Ví dụ:
- Cấm người lao động nữ mang thai trong 02 năm đầu làm việc;
- Yêu cầu người lao động phải đặt cọc tiền để đảm bảo thực hiện hợp đồng.
Các lỗi thường gặp khi ký kết hợp đồng lao động 2026
Ký sai loại hợp đồng lao động
Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hiện nay chỉ còn 02 loại hợp đồng lao động được pháp luật công nhận là:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn (thời hạn không quá 36 tháng).
Hiện nay, pháp luật lao động đã loại bỏ loại “hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng” khiến nhiều doanh nghiệp chưa cập nhật kịp thời, dẫn đến việc vẫn ký các loại hợp đồng mùa vụ sai quy định. Điều này dẫn đến rủi ro bị cơ quan chức năng buộc chuyển đổi loại hợp đồng và xử phạt vi phạm hành chính.
Không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc
Một hợp đồng lao động hợp pháp phải chứa đựng đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
Hiện nay, lỗi phổ biến của các doanh nghiệp là sử dụng các “biểu mẫu tải trên mạng nhưng thiếu các thông tin quan trọng như: mô tả chi tiết công việc, địa điểm làm việc chính xác, chế độ nâng bậc, nâng lương, hoặc quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi mập mờ.
Không tham gia BHXH đúng quy định
Việc lách luật bằng cách ký hợp đồng thử việc kéo dài, hoặc chẻ nhỏ hợp đồng để trốn tránh nghĩa vụ đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động là vi phạm nghiêm trọng và xâm phạm trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.
Theo quy định pháp luật hiện hành, hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên đã thuộc đối tượng tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Người ký hợp đồng không đúng thẩm quyền
Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định rất chặt chẽ về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động.
Đối với người sử dụng lao động, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp mới có quyền ký kết.
Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp để Trưởng phòng Nhân sự hoặc Giám đốc chi nhánh ký hợp đồng lao động mà không có văn bản ủy quyền hợp lệ từ Người đại diện theo pháp luật.
Hậu quả là hợp đồng lao động này có thể bị tuyên vô hiệu toàn bộ do vi phạm thẩm quyền giao kết.
Ký hợp đồng lao động bằng miệng không đúng trường hợp
Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, quy định hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu điện tử có giá trị như văn bản.
Tuy nhiên, hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng nhưng không bao gồm một số trường hợp đặc biệt như:
- Hợp đồng lao động ký với một nhóm người lao động
- Hợp đồng lao động ký với người chưa đủ 15 tuổi
- Hợp đồng lao động đối với người lao động là người giúp việc gia đình
Nhưng hiện nay, không ít doanh nghiệp thường mắc lỗi thỏa thuận bằng miệng đối với các công việc mà pháp luật bắt buộc phải lập thành văn bản đối như đã nêu trên.
Thỏa thuận phạt tiền người lao động trái luật
Căn cứ Điều 17 và khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019, pháp luật nghiêm cấm người sử dụng lao động áp dụng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động.
Rất nhiều doanh nghiệp đưa vào nội quy hoặc hợp đồng lao động các điều khoản như: “Đi muộn phạt 100.000 VNĐ”, “Làm hỏng thiết bị phạt trừ 50% lương tháng”. Đây là hành vi vi phạm điều cấm của luật và sẽ bị cơ quan Nhà nước xử phạt nặng.
Giữ bản chính giấy tờ của người lao động
Theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
Dù với lý do để “ràng buộc trách nhiệm”, “tránh nhân sự tự ý nghỉ việc ngang”, hành vi giữ Căn cước công dân hay Bằng đại học gốc của người lao động đều là hành vi trái pháp luật.
Ký liên tiếp hợp đồng xác định thời hạn trái quy định
Khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 quy định, khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì trong thời hạn 30 ngày, hai bên phải ký kết hợp đồng mới.
Nếu tiếp tục ký kết loại hợp đồng xác định thời hạn trong thời hạn 30 ngày trên thì các bên cũng chỉ được ký thêm tối đa 01 lần. Sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
Doanh nghiệp thường mắc lỗi ký đến lần thứ 3, thứ 4 hợp đồng xác định thời hạn để dễ dàng sa thải nhân sự khi cần thiết, đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng. Tuy nhiên, quy định trên không áp dụng đối với trường hợp như sau:
- Người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước
- Người lao động cao tuổi
- Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
- Người lao động là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ mà hết hạn hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp bị xử lý thế nào khi ký hợp đồng lao động sai quy định?
Khi vi phạm các quy định về giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các chế tài hành chính và dân sự, cụ thể:
- Xử phạt vi phạm hành chính: Các hành vi vi phạm quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, tuỳ theo từng hành vi và mức độ cụ thể.
- Hậu quả pháp lý đối với hợp đồng: Hợp đồng có thể bị Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tuyên bố vô hiệu toàn bộ hoặc vô hiệu từng phần.
- Bồi thường thiệt hại: Doanh nghiệp phải bồi thường thiệt hại cho người lao động nếu hành vi sai phạm gây ảnh hưởng đến quyền lợi chính đáng. Ví dụ: không đóng BHXH khiến người lao động không được hưởng chế độ thai sản, ốm đau.
Cách giao kết hợp đồng lao động đúng quy định
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, quy trình giao kết cần được thực hiện chặt chẽ qua các bước sau:
- Xác định đúng tư cách chủ thể:
- Kiểm tra Căn cước công dân, năng lực hành vi dân sự của người lao động. Đối với người dưới 18 tuổi, cần tuân thủ quy định riêng tại Chương XI Bộ luật Lao động.
- Đảm bảo người đại diện ký kết của doanh nghiệp là đúng thẩm quyền.
- Đàm phán và thỏa thuận minh bạch: Trao đổi rõ ràng về công việc, mức lương, điều kiện an toàn vệ sinh lao động, bảo hiểm.
- Lựa chọn hình thức hợp đồng: Bắt buộc ký kết bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử có chữ ký số hợp pháp.
- Cung cấp thông tin trước khi ký kết theo Điều 16 Bộ luật Lao động 2019
- Doanh nghiệp phải cung cấp trung thực thông tin về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn lao động.
- Người lao động phải cung cấp trung thực về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn.
- Ký kết và lưu trữ: Hai bên cùng ký tên, đóng dấu (nếu có). Hợp đồng phải được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở pháp lý.
Những điều khoản bắt buộc trong hợp đồng lao động
Căn cứ Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, việc soạn thảo hợp đồng lao động chuẩn chỉnh phải bao gồm các nhóm điều khoản sau. Dưới đây là bảng phân tích chi tiết:
| Nhóm điều khoản | Nội dung chi tiết cần ghi nhận trong hợp đồng | Rủi ro nếu bỏ qua hoặc ghi sai |
| Thông tin chủ thể | – Tên, địa chỉ doanh nghiệp;
– Họ tên, chức danh người đại diện hợp pháp; – Họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, số CCCD của người lao động. |
Hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu do sai chủ thể, không xác định được đối tượng thụ hưởng và thực hiện nghĩa vụ. |
| Nội dung công việc và địa điểm | – Mô tả rõ chức danh, nhiệm vụ cụ thể.
– Địa chỉ làm việc chính xác (Ghi rõ số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành phố). |
Khó khăn trong việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc hoặc điều chuyển công tác sau này. |
| Thời hạn hợp đồng | – Loại hợp đồng ( xác định thời hạn/ không xác định thời hạn).
– Ngày bắt đầu và ngày kết thúc (nếu có). |
Tranh chấp khi hết hạn hợp đồng, bị chuyển đổi đương nhiên thành hợp đồng không xác định thời hạn trái ý muốn doanh nghiệp. |
| Lương và chế độ | – Mức lương theo công việc/chức danh (không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng)
– Hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp. |
Phạt hành chính, tranh chấp về tiền lương, không có cơ sở tính đóng Bảo hiểm xã hội chính xác. |
| Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi | – Số giờ làm việc/ngày, số ngày/tuần.
– Quy định về ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ phép năm, … |
Vi phạm quy định về làm thêm giờ, bị xử phạt vi phạm hành chính và bồi thường cho người lao động |
| Trang bị bảo hộ và BHXH | – Đồ bảo hộ lao động quy định cho vị trí.
– Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN của từng bên. |
– Tai nạn lao động doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm toàn bộ.
– Bị truy thu và tính lãi chậm đóng bảo hiểm. |
Hợp đồng lao động vô hiệu trong trường hợp nào?
Điều 49 Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp hợp đồng lao động bị tuyên bố vô hiệu:
- Vô hiệu toàn bộ, trong trường hợp sau:
- Toàn bộ nội dung của hợp đồng trái pháp luật;
- Người ký kết không đúng thẩm quyền
- Công việc hai bên thỏa thuận là công việc mà pháp luật cấm (ví dụ: buôn bán hàng cấm, tổ chức đánh bạc, mại dâm).
- Vô hiệu từng phần, nếu có một hoặc một số nội dung trong hợp đồng trái pháp luật nhưng không làm ảnh hưởng đến các phần còn lại của hợp đồng. Ví dụ: Thỏa thuận lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, hoặc điều khoản quy định người lao động không được lập gia đình trong 3 năm đầu làm việc. Khi đó, phần nội dung trái luật sẽ bị hủy bỏ, các quyền lợi của người lao động được giải quyết theo quy định của pháp luật hiện hành và thỏa ước lao động tập thể.
Khi một hợp đồng bị tuyên vô hiệu, quyền lợi của người lao động sẽ được xử lý theo quy định pháp luật, doanh nghiệp có trách nhiệm ký kết lại hợp đồng, bồi thường các khoản chênh lệch và khôi phục các quyền lợi hợp pháp bị xâm phạm.
Doanh nghiệp thường sai ở đâu khi tuyển dụng lao động?
Giai đoạn tuyển dụng là bước đệm trước khi tiến hành giao kết, nhưng nhiều doanh nghiệp đã bộc lộ sai lầm ngay từ khâu này:
Vi phạm quy định về thời gian thử việc:
Căn cứ Điều 25 Bộ luật Lao động, thời gian thử việc tối đa được phân loại dựa trên trình độ chuyên môn như sau:
- Không quá 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp;
- Không quá 60 ngày với chức danh cần trình độ cao đẳng trở lên;
- Không quá 30 ngày với trình độ trung cấp.
Doanh nghiệp thường ép người lao động thử việc vượt quá thời gian quy định để tiết kiệm chi phí lương và bảo hiểm.
Phân biệt đối xử trong tuyển dụng:
Đưa ra các tiêu chí tuyển dụng mang tính phân biệt đối xử về giới tính, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, nguồn gốc xuất thân… Đây là hành vi bị nghiêm cấm theo khoản 1 Điều 8 Bộ luật Lao động 2019.
Không thông báo kết quả thử việc:
Theo Điều 27 Bộ luật Lao động 219, khi kết thúc thời gian thử việc, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo kết quả cho người lao động. Nếu đạt yêu cầu thì phải ký kết hợp đồng lao động ngay.
Việc tiếp tục sử dụng lao động mà không thông báo kết quả, không ký hợp đồng chính thức là hành vi vi phạm.
Dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động của Luật Việt An
Việc tự mình soạn thảo và rà soát hệ thống hợp đồng lao động, nội quy lao động đòi hỏi kiến thức pháp lý chuyên sâu và kinh nghiệm thực tiễn.
Để phòng tránh triệt để các lỗi thường gặp khi ký kết hợp đồng lao động 2026, hạn chế tối đa các khoản phạt vi phạm hành chính và tranh chấp nội bộ, Luật Việt An cung cấp dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động chuyên nghiệp, bao gồm:
- Rà soát, đánh giá và chuẩn hóa hệ thống Hợp đồng lao động, Hợp đồng đào tạo, Hợp đồng bảo mật thông tin (NDA).
- Tư vấn xây dựng Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể và đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Đại diện đàm phán, giải quyết các tranh chấp lao động, xử lý kỷ luật sa thải nhân sự.
- Cập nhật các quy định mới nhất về BHXH, giấy phép lao động cho người nước ngoài, và các nghị định hướng dẫn mới nhất trong năm 2026.
Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc hệ thống pháp lý Việt Nam, Luật Việt An cam kết mang lại giải pháp pháp lý an toàn, tối ưu chi phí và bảo vệ quyền lợi tối đa cho Quý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp:
Hợp đồng thử việc có bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người làm việc theo hợp đồng thử việc không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, trong thời gian thử việc, mức lương tối thiểu doanh nghiệp phải trả ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó.
Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động cần báo trước bao nhiêu ngày?
Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước:
- Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.
- Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng có thời hạn từ 12 – 36 tháng.
- Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng.
Tuy nhiên, đối với một số trường hợp như: bị ngược đãi, quấy rối tình dục, không được trả lương đúng hạn… theo khoản 2 Điều luật này thì người lao động không cần phải tuân thủ thời hạn báo trước nói trên.
Doanh nghiệp có được quyền điều chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng không?
Căn cứ Điều 29 Bộ luật Lao động 2019, khi gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp được quyền tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác nhưng không được quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm (trừ trường hợp người lao động đồng ý). Trong trường hợp này, phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc và mức lương công việc mới không được thấp hơn 85% mức lương công việc cũ.
Trên đây là những tư vấn của Công ty Luật Việt An về các lỗi thường gặp trong giao kết hợp đồng lao động. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn pháp luật lao động, sử dụng dịch vụ soạn thảo hợp đồng lao động, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ hiệu quả nhất.
