Thẩm quyền đăng ký nội quy lao động

Nội quy lao động là nội dung bắt buộc cần có trong đơn vị sử dụng lao động có từ 10 người trở lên và phải đăng ký cho cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, nhiều khách hàng còn thắc mắc ai có quyền đăng ký nội quy lao động. Bài viết dưới đây Luật Việt An sẽ giải đáp thẩm quyền đăng ký nội quy lao động.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động năm 2019.
• Luật Doanh nghiệp năm 2020.
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.
• Quyết định số 338/QĐ- LĐTBXH về việc công bố các thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ trong lĩnh vực lao động, tiền lương thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất.

Trường hợp nào bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động

Căn cứ Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định:

• Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Như vậy, đối với người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan có thẩm quyền, nếu không sẽ chịu xử phạt vi phạm theo quy định.

Thẩm quyền đăng ký nội quy lao động

Căn cứ theo quy định của pháp luật thì đăng ký nội quy lao động do người sử dụng lao động thực hiện với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Đối với người sử dụng lao động là cá nhân thì cá nhân đó có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động.

Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp thì thẩm quyền đăng ký sẽ được xác định như sau:

• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động với người lao động. Căn cứ Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
• Người được tổ chức, doanh nghiệp ủy quyền cho đăng ký nội quy lao động.
• Bên cạnh đó, tại điểm k Khoản 2 Điều 63 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc có quyền và nghĩa vụ tuyển dụng lao động. Như vậy, cũng có thể hiểu Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc có nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp.

Hình thức của nội quy lao động

Căn cứ Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: “Mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động, trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.”

Như vậy, hình thức của một bản nội quy lao động trong tổ chức, doanh nghiệp phải được thể hiện bằng văn bản đặc biệt với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Đối với hình thức lời nói hay các hình thức không phải văn bản chỉ có thể được sử dụng khi tổ chức, doanh nghiệp có ít hơn 10 người lao động.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Căn cứ Điều 120 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các tài liệu sau:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Số lượng hồ sơ đăng ký nội quy lao động: 01 bộ hồ sơ

Hình thức nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Người có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp như sau:

• Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);
• Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.

Bước 2: Cơ quan chuyên môn về lao động xem xét, tiếp nhận hồ sơ

• Thời hạn: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
• Nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.
• Lưu ý: người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Hiệu lực của nội quy lao động

• Nội quy lao động phải đăng ký: có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội (được ủy quyền) nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
• Nội quy lao động không phải đăng ký (trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động): hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Xử phạt công ty không đăng ký nội quy lao động

Căn cứ Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định về hành vi vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất như sau: phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

• Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
• Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;
• Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

Ngoài ra tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Như vậy, khi công ty thuộc diện phải đăng ký nội quy lao động mà không thực hiện đăng ký sẽ chịu phạt hành chính lên đến 10.000.000 đồng. Để tránh bị phạt cũng như đảm bảo quyền lợi cho người lao động và công ty, bảo đảm sự tuân thủ pháp luật, công ty sử dụng 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động.

Trên đây là thông tin về thẩm quyền của các chủ thể trong việc đăng ký nội quy lao động. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn thủ tục, làm nội quy lao động, tranh chấp trong lĩnh vực lao động vui lòng liên hệ công ty Luật Việt An để được hỗ trợ hiệu quả nhất.