Khi nào công ty phải đăng ký nội quy lao động?

Việc ban hành nội quy lao động trong công ty nhằm duy trì được trật tự và điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Ngoài ban hành, công ty phải đăng ký nội quy lao động cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự tuân thủ pháp luật. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ giải đáp thắc mắc của quý khách hàng về vấn đề khi nào công ty phải đăng ký nội quy lao động?

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động năm 2019;
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;
• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.

Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất.

Khi nào công ty phải đăng ký nội quy lao động?

Căn cứ Khoản 1 Điều 118 và Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định:

• Mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động, trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
• Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Như vậy, công ty bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Công ty đăng ký những nội dung gì trong nội quy lao động?

Căn cứ Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Đối với những không ty phải đăng ký nội quy lao động thì căn cứ Khoản 2 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;
• Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
• An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục;
• Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;
• Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Quy trình đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp

• Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
• Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Hình thức nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp

• Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);
• Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

Xử phạt công ty không đăng ký nội quy lao động

Căn cứ Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022 NĐ-CP quy định về hành vi vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất như sau: phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

• Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
• Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;
• Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

Như vậy, khi công ty thuộc diện phải đăng ký nội quy lao động mà không thực hiện đăng ký sẽ chịu phạt hành chính lên đến 10.000.000 đồng. Để tránh bị phạt cũng như đảm bảo quyền lợi cho người lao động và công ty, bảo đảm sự tuân thủ pháp luật, công ty sử dụng 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn thủ tục đăng ký nội quy quy lao động, soạn thảo nội quy lao động, tranh chấp trong lĩnh vực lao động vui lòng liên hệ công ty Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.