Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty như thế nào?

Trong hành trình phát triển đầy năng động của mỗi doanh nghiệp, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không chỉ là một bước ngoặt chiến lược mà còn là cơ hội để tái định vị thương hiệu và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Vậy Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty như thế nào? Dù xuất phát từ nhu cầu mở rộng quy mô, chuyển đổi thị trường hay chỉ để tìm một không gian phù hợp hơn, quá trình này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về pháp luật và quy trình hành chính. Trong bài viết sau, Luật Việt An sẽ trình bày những thông tin pháp lý quan trọng cũng như các lưu ý cần thiết để thực hiện việc thay đổi địa chỉ trụ sở hiệu quả.

Điều kiện địa chỉ công ty

Địa chỉ của công ty hay còn được gọi là địa chỉ trụ sở chính của công ty. Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

• Không được đặt trụ sở tại chung cư, đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác.
• Tại địa chỉ đăng ký, công ty phải treo biển, trên biển công ty ghi rõ các thông tin: tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ xác định.
• Địa chỉ công ty không được phép đặt tại chung cư, nhà tập thể được xây với mục đích để ở theo quy định tại Điều 2, Điều 3 Luật Nhà ở 2023.
• Với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như dịch vụ lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh), ngoài việc đáp ứng về việc địa chỉ công ty phải được xác định rõ ràng, không đặt tại nhà chung cư, tập thể thì còn phải đáp ứng về các điều kiện khác như quy mô, diện tích, khoảng cách,…theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty

Địa chỉ trụ sở chính của công ty là nội dung chủ yếu trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vì vậy khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở tức là thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty trong các trường hợp sau:

• Chủ động thay đổi: đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Thay đổi địa chỉ công ty theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài: Người đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gửi đề nghị đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực.

Khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, có thể xảy ra hai trường hợp sau:

• Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế;
• Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế;

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty như thế nào? Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp xảy ra khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ từ nơi đã đăng ký sang một địa chỉ mới trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh.

Với trường hợp này, việc thay đổi chỉ ảnh hưởng đến thông tin đăng ký thuế mà không tác động đến cơ quan quản lý thuế, do đó doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp mà không phải làm thủ tục tại cơ quan thuế.

Thành phần hồ sơ

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Quyết định của chủ sở hữu công ty/Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
• Biên bản họp (đối với công ty cổ phần hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST, ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC);
• Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc các giấy tờ tương đương (nếu thông tin trên giấy tờ này có thay đổi);
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thực hiện thủ tục.

Trình tự thực hiện

Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng:

• Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp cập nhật và thông báo cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh:

• Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền.
• Nhận được Giấy biên nhận qua mạng thông tin điện tử.
• Nhận kết quả (như trên).

Thủ tục khi thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Theo Điều 47 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật.

Đồng thời theo Khoản 2 Điều 10 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, người nộp thuế đăng ký thuế khi có thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác nhưng cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương làm thay đổi cơ quan thuế quản lý cần tiến hành thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Như vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính thì doanh nghiệp cần thực hiện nộp hồ sơ chuyển thuế từ cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố cũ tới cơ quan quản lý thuế mới tại quận/huyện/thành phố mới. Sau đó mới tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thành phần hồ sơ

Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 86/2024/TT-BTC, hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan thuế bao gồm:

• Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:
• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
• Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu địa chỉ trên các giấy tờ này có thay đổi).
• Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:
• Văn bản đăng ký chuyển địa điểm (mẫu số 30/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC).
• Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu địa chỉ trên các giấy tờ này có thay đổi).

Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế chuyển đi

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp (nơi chuyển đi).

Bước 2: Cơ quan thuế chuyển đi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Cơ quan thuế xử lý hồ sơ trong:

• 05 ngày làm việc (đối với hồ sơ cần kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp, tính từ ngày ký quyết định xử phạt hoặc kết luận kiểm tra).
• 07 ngày làm việc (đối với hồ sơ không cần kiểm tra tại trụ sở, tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ).

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế chuyển đến

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận Thông báo mẫu 09-MST từ cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Bước 4: Cơ quan thuế chuyển đến giải quyết hồ sơ

Cơ quan thuế nơi chuyển đến cập nhật thông tin vào Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế và ban hành Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế mới trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bước 5: Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ, trình tự, thủ tục tiến hành đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tương tự như đã phân tích ở phần trước.

Dịch vụ của Luật Việt An về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

• Tư vấn pháp luật về hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
• Soạn thảo văn bản, giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty;
• Đại diện, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
• Tư vấn các thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp sau thay đổi trụ sở công ty;
• Hướng dẫn khách hàng viết hóa đơn, thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành.

Trên đây là tư vấn để trả lời cho câu hỏi Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty như thế nào? Mọi vướng mắc trong quá trình thay đổi trụ sở công ty, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết.