Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty như thế nào?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khác nhau mà doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty. Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ với Phòng đăng ký kinh doanh. Vậy khi tiến hành thủ tục này, công ty cần lưu ý những vấn đề gì? Sau đây, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin pháp lý về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;
• Quyết định 885/QĐ-BKHĐT năm 2021 công bố thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ, hủy bỏ, hủy công khai trong lĩnh vực thành lập và hoạt động của doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Điều kiện địa chỉ công ty

Địa chỉ của công ty hay còn được gọi là địa chỉ trụ sở chính của công ty. Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

• Không được đặt trụ sở tại chung cư, đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác.
• Tại địa chỉ đăng ký, công ty phải treo biển, trên biển công ty ghi rõ các thông tin: tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ xác định.
• Địa chỉ công ty không được phép đặt tại nhà tập thể, chung cư theo quy định tại Điều 6 Luật Nhà ở 2014.
• Với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như dịch vụ lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh), ngoài việc đáp ứng về việc địa chỉ công ty phải được xác định rõ ràng, không đặt tại nhà chung cư, tập thể thì còn phải đáp ứng về các điều kiện khác như quy mô, diện tích, khoảng cách,…theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty

Địa chỉ trụ sở chính của công ty là nội dung chủ yếu trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vì vậy khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở tức là thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty trong các trường hợp sau:

• Chủ động thay đổi: đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Thay đổi địa chỉ công ty theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài: Người đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gửi đề nghị đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực.

Khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, có thể xảy ra hai trường hợp sau:

• Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế;
• Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế;

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp là trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ khỏi nơi đã đăng ký tới một địa chỉ mới trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh.

Trường hợp thay đổi này làm thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế nên doanh nghiệp chỉ cần tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế.

Thủ tục này được thực hiện theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP và hướng dẫn thủ tục cụ thể tại Quyết định 885/QĐ-BKHĐT. Cụ thể:

Thành phần hồ sơ

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu tại Phụ lục II.1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Bản sao bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài (nếu có).
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thực hiện thủ tục

Trình tự thực hiện

Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng:

• Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệ.
• Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp cập nhật và thông báo cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh:

• Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền.
• Nhận được Giấy biên nhận qua mạng thông tin điện tử.
• Nhận kết quả (như trên).

Thủ tục khi thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Theo Điều 47 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật.

Đồng thời theo Khoản 2 Điều 10 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, người nộp thuế đăng ký thuế khi có thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác nhưng cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương làm thay đổi cơ quan thuế quản lý cần tiến hành thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Như vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính thì doanh nghiệp cần thực hiện nộp hồ sơ chuyển thuế từ cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố cũ tới cơ quan quản lý thuế mới tại quận/huyện/thành phố mới. Sau đó mới tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế

Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan thuế cũ (nơi chuyển đi) bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MSTban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Công văn đề nghị chốt thuế chuyển địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, tỉnh, thành phố.
• Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
• Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
• Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.
• Giấy ủy quyền nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác.

Thủ tục thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế chuyển tới.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế chuyển tới.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn chậm nhất không quá 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế công bố biên bản, kết luận kiểm tra (đối với hồ sơ thuộc diện phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế), 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ của người nộp thuế (đối với hồ sơ thuộc diện không phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế), cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ, trình tự, thủ tục tiến hành đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tương tự như đã phân tích ở phần trước.

Dịch vụ của Luật Việt An về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

• Tư vấn pháp luật về hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
• Soạn thảo văn bản, giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty;
• Đại diện, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
• Tư vấn các thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp sau thay đổi trụ sở công ty;
• Hướng dẫn khách hàng viết hóa đơn, thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành.

Trên đây là tư vấn về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Mọi vướng mắc trong quá trình thay đổi trụ sở công ty, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết.