Tư vấn soạn thảo hợp đồng đại lý thương mại

Khi một thương nhân có nhu cầu trở thành đại lý mua/bán hàng hóa hoặc đại lý ủy quyền cung ứng một dịch vụ nào đó, họ tìm đến thương nhân khác có khả năng cung cấp nguồn hàng hóa/tiền để mua hàng hoặc dịch vụ mà họ mong muốn để ký kết hợp đồng đại lý thương mại. Hợp đồng này được hiểu là sự thỏa thuận của các bên, theo đó bên giao đại lý (bên cung cấp hàng hóa/tiền/dịch vụ) và bên đại lý (bên nhận hàng hóa/tiền/dịch vụ) thỏa thuận việc bên đại lý nhân danh chính mình mua, bán hàng hóa cho bên giao đại lý hoặc cung ứng dịch vụ của bên giao đại lý cho khác hàng để hưởng thù lao.

Hình thức của hợp đồng đại lý thương mại: Hợp đồng được giao kết bằng văn bản hoặc các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Như vậy, hợp đồng đại lý không được giao kết bằng lời nói.

Theo Luật Thương mại 2005, có các hình thức đại lý như sau:

• Đại lý bao tiêu: bên đại lý thực hiện mua, bán trọn vẹn một khối lượng hàng hóa hoặc cung ứng một dịch vụ cho bên giao đại lý.
• Đại lý độc quyền: trong một khu vực địa lý, bên giao đại lý chỉ giao cho một đại lý mua, bán một hoặc một số mặt hàng hoặc một hoặc một số dịch vụ nhất định.
• Tổng đại lý mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ: bên đại lý tổ chức một hệ thống đại lý trực thuộc để thực hiện việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho bên giao đại lý.

Tổng đại lý đại diện cho hệ thống đại lý trực thuộc. Các đại lý trực thuộc hoạt động dưới sự quản lý của tổng đại lý và với danh nghĩa của tổng đại lý.

Tùy thuộc vào hình thức đại lý mà hợp đồng đại lý thương mại giữa các bên giao kết có một số điểm khác biệt về điều khoản quy định, tuy nhiên, nhìn chung, các hợp đồng đại lý đều cần có các thông tin cơ bản sau đây:

• Thông tin của các bên giao kết hợp đồng: bên giao đại lý và bên đại lý (tên người đại diện, địa chỉ trụ sở, số giấy phép kinh doanh…)
• Loại hàng hóa, số lượng hàng hóa mà bên giao đại lý cung cấp cho bên đại lý/ Số tiền bên giao đại lý chuyển cho bên đại lý để mua hàng hóa (cụ thể loại hàng hóa, số lượng)/ Dịch vụ mà bên giao đại lý cung ứng cho bên đại lý.
• Giá cả: Trong mục này, ngoài giá cả của hàng hóa hoặc dịch vụ, hai bên có thể thỏa thuận về mức thù lao mà bên đại lý được hưởng:
  • Trường hợp bên giao đại lý ấn định giá mua, bán hàng hóa hoặc giá cung ứng dịch vụ cho khách hàng thì bên đại lý được hưởng hoa hồng tính theo phần trăm trên mức giá đã ấn định.
  • Trường hợp bên giao đại lý không ấn định giá mua, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng mà chỉ ấn định giá giao cho bên đại lý thì bên đại lý được hưởng chênh lệch giá. Mức chênh lệch này được tính giữa giá mà đại lý mua, bán hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng với giá giao của bên giao đại lý.
  • Trường hợp các bên không thỏa thuận về mức thù lao thì thù lao được tính như sau:
    • Mức thù lao thực tế mà các bên đã được trả trước đó;
    • Nếu không áp dụng được trường hợp nêu trên thì mức thù lao đại lý là mức thù lao trung bình được áp dụng cùng loại hàng hóa, dịch vụ mà bên giao đại lý trả cho các đại lý khác;
    • Nếu không áp dụng được cả hai trường hợp trên thì mức thù lao được tính bằng mức thù lao thông thường áp dụng cho cùng loại hàng hóa, dịch vụ trên thị trường.
• Về quyền, nghĩa vụ của các bên giao kết hợp đồng:
  • Quyền của bên giao đại lý: Ấn định giá mua, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng và giá giao cho bên đại lý; Yêu cầu bên đại lý thực hiện các biện pháp bảo đảm theo quy định của pháp luật; Yêu cầu bên đại lý thanh toán tiền hoặc giao hàng theo giao kết của hợp đồng.
  • Nghĩa vụ cua bên giao đại lý: Cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho bên đại lý thực hiện hợp đồng; Chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ cung ứng cho bên đại lý; Trả thù lao và các chi phí hợp lý khác cho bên đại lý; Trả lại tài sản bảo đảm cho bên đại lý khi kết thúc hợp đồng; Liên đới chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm pháp luật của bên đại lý nếu hành vi vi phạm pháp luật đó có một phần lỗi của mình.
  • Quyền của bên đại lý: Giao kết hợp đồng đại lý với nhiều bên giao đại lý (trừ trường hợp pháp luật quy định loại hàng hóa/dịch vụ cụ thể chỉ được phép giao kết với một bên giao đại lý); Yêu cầu bên đại giao đại lý cung cấp hướng dẫn, cung cấp thông tin và tạo điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng; Yêu cầu bên giao đại lý giao hàng hoặc giao tiền như đã giao kết, nhận lại tài sản bảo đảm khi hợp đồng kết thúc.
  • Nghĩa vụ của bên đại lý: Mua, bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng theo giá hàng hóa, giá cung ứng dịch vụ do bên giao đại lý ấn định; Thực hiện đúng các thỏa thuận về giao nhận tiền, hàng với bên giao đại lý; Thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự theo quy định của pháp luật; Thanh toán cho bên giao đại lý tiền bán hàng đối với đại lý bán; giao hàng mua đối với đại lý mua; tiền cung ứng dịch vụ đối với đại lý cung ứng dịch vụ; Bảo quản hàng hoá sau khi nhận đối với đại lý bán hoặc trước khi giao đối với đại lý mua; liên đới chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa của đại lý mua bán hàng hóa, chất lượng dịch vụ của đại lý cung ứng dịch vụ trong trường hợp có lỗi do mình gây ra; Chịu sự kiểm tra, giám sát của bên giao đại lý và báo cáo tình hình hoạt động đại lý với bên giao đại lý.
• Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng
• Các chính sách hổ trợ, bảo hành (nếu có)
• Mức bồi thường thiệt hại: trong trường hợp có hư hỏng, mất mát về hàng hóa; chậm giao hàng; vi phạm hợp đồng gây ra thiệt hại cho bên còn lại.
• Xử lý khi phát sinh tranh chấp
• Các điều khoản khác do các bên thỏa thuận nhưng không trái với quy định của pháp luật.

Lưu ý:

• Hai bên giao kết hợp đồng đều phải là thương nhân.
• Đối với hình thức đại lý bao tiêu, bên đại lý còn có quyền quyết định giá bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
• Một hình thức khác của việc một bên thương nhân giao hàng hóa để bán, tiền để mua hàng hóa hoặc dịch vụ để cung ứng cho một bên thương nhân khác mua, bán hàng hóa hoặc cung cấp cho khách hàng đó là ủy thác thương mại. Tuy nhiên, phạm vi hoạt động của đại lý thương mại rộng hơn so với ủy thác thương mại vì có thể được thực hiện trên nhiều lĩnh vực của hoạt động thương mại.
• Đối với hình thức đại lý độc quyền, bên giao đại lý không được phép giao kết với một đại lý khác trong cùng một khu vực địa lý, tuy nhiên, pháp luật không cấm bên giao đại lý trực tiếp mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho các nhà phân phối, bán lẻ khác. Đây là điều các bên cần cân nhắc trước khi xác lập hợp đồng.